--- title: "Comment envoyer des fichiers avec devis et factures ?" url: "https://go.incwo.com/knowledge-base/comment-envoyer-des-fichiers-avec-devis-et-factures/" type: "help-article" category: "Notes et documents" modified: "2024-09-09T10:52:36" --- # Comment envoyer des fichiers avec devis et factures ? Vous souhaitez ajouter des fichiers sur un devis ou une facture pour l’envoyer à votre client ? Vous voulez compléter avec des documents techniques ou de sécurité, ou bien un compte-rendu d’intervention ? incwo vous permet d’**intégrer des fichiers joints à votre message** d’envoi de devis ou facture. Pour déposer des fichiers et les partager ainsi avec vos contacts, la première étape est d’installer l’app “**Documentation commerciale”**. Cette app vous permettra ensuite d’envoyer des fichiers depuis un devis ou une facture. ## Installer l'app "Documentation Commerciale" Pour ajouter des fichiers et les joindre à l’envoi des documents commerciaux, de types devis, factures ou bon de commande fournisseur l’app “Documentation Commerciale” est nécessaire. Pour installer l’app : - Rendez-vous sur l’appStore représenté par une pièce de puzzle. - Recherchez l’app en tapant son nom - Cliquez sur son nom pour ouvrir l’app. Rendez-vous ensuite dans l’onglet **« Installation »** de l’app, puis cliquez sur **« Installer »**. Une fois l’app installée, vous pourrez envoyer des fichiers pour accompagner vos devis ou factures. Pour cela, il vous faudra **déposer et marquer les fichiers “partager avec le tiers”.** Vous pouvez déposer et partager des fichiers qui auront : - une exploitation unique dans le cadre d’une vente ou d’un achat - un usage permanent dans la cadre de toute vente ou achat d’un produit ou service ## Déposer un fichier à usage unique Lorsqu’il s’agit d’un document spécifique à votre contact, vous pouvez le déposer sur une pièce commerciale et lui adresser simultanément à votre devis ou facture. Il peut s’agir par exemple d’une documentation telle que : - Contrat client - Fiche d’audit - Compte-rendu de mission - Justificatif d’intervention - Mandat SEPA à compléter et signer - etc. Pour que vos fichiers soient alors proposés, lors de l’envoi de votre document commercial, ceux-ci doivent d’abord être déposés : sur l’objet, puis ensuite marqués “Partager avec le tiers”. Pour cela sur un devis, une facture ou un bon de commande fournisseur : - **Déposer le document dans l’onglet “fichiers”.** Consultez la documentation dédiée pour **[insérer votre ou vos fichiers](https://go.incwo.com/knowledge-base/comment-inserer-un-fichier-dans-incwo/).** - **Cochez** la case “**partager avec le tiers**” après téléchargement du fichier Ce fichier dispose alors de la configuration nécessaire pour être transmis à votre client en même temps que l’envoi du document commercial. ![Partager le fichier sur devis](https://go.incwo.com/wp-content/uploads/2021/07/Capture-decran-2024-09-04-a-16.26.19-2048x625.png) ## Télécharger un document à adresser systématiquement Pour les produits qui nécessitent d’adresser une documentation technique ou de sécurité : l’envoi de ce type de contenu s’automatise. Comment ? Dans ce cas spécifique, le fichier est à déposer sur la fiche du produit. Pour cela : - Rendez-vous sur une fiche article de votre catalogue - Déposez le document dans l’onglet “**fichiers”.** - Cochez la case “**partager avec le tiers**“ ![partage de document](https://go.incwo.com/wp-content/uploads/2021/07/Capture-decran-2024-09-04-a-16.13.12-2048x767.png) Ensuite, dès qu’un utilisateur du logiciel ajoute l’article sur un devis ou une facture, les fichiers à joindre, lors de l’envoi, s’affichent. Un bloc **“joindre des fichiers”** présente automatiquement la liste des fichiers du produit marqués “partager avec le tiers”. Ils sont automatiquement cochés dans ce bloc, **prêts à être envoyés avec le devis.** Ainsi, dès que cette case est cochée : tout document commercial, technique, de sécurité, ou des photos produits sont proposés lors de l’envoi par mail, en même temps que le devis ou la facture. Aussi : - Pour conserver l’envoi du fichier et transmettre le fichier : laissez la case cochée. - Pour ne pas transmettre le document dans un cas particulier : décochez la case. ![Joindre des fichiers](https://go.incwo.com/wp-content/uploads/2021/07/Capture-decran-2024-09-04-a-16.12.50-2048x722.png) ## Envoyer les fichiers joints du devis ou de la facture Dans un second temps, vous pouvez transmettre ces fichiers à votre contact en même temps que votre devis ou facture. Pour cela, cliquez sur le lien **“Envoyer par** **mail”** présent dans le bloc de raccourcis du devis ou de la facture, à gauche. Dans la première étape de la préparation de l’envoi du mail, pour chaque document client la liste, les fichiers associés, s’affiche. Pour confirmer leur prise en compte lors de l’envoi : 1. Dans le champ “Documents” : sélectionnez les pièces commerciales à envoyer (vous pouvez joindre plusieurs factures ou devis simultanément). 2. Dans le champ “Fichiers à joindre au mail” : cochez la case “**Documents PDF et fichiers attachés**“pour transmettre le PDF du devis ou de la facture, ainsi que les fichiers-joints 3. Complétez les autres éléments nécessaires 4. Validez en cliquant sur “**Continuer**“. Sur la seconde étape, le champ “**Archive**“, vous permet d’indiquer que vous souhaitez envoyer l’ensemble de vos pièces-jointes dans un **fichier ZIP compressé**. Cette option est recommandée lorsque vous envoyez des fichiers volumineux et/ou nombreux. Sur cette étape, complétez enfin votre message ou utilisez un [**modèle de document.**](https://go.incwo.com/knowledge-base/comment-creer-des-modeles-de-documents/) Envoyez alors, votre message à votre contact. ![Envoi par mail avec fichier joint](https://go.incwo.com/wp-content/uploads/2021/07/Capture-decran-2024-09-04-a-16.33.33-2048x1004.png)