Dans la gestion d’entreprise, le traitement des factures d’achats se révèle être un aspect souvent négligé. Pourtant, pour de nombreuses entreprises, cette tâche peut rapidement devenir une source de stress et de perte de temps. Il existe cependant une solution prometteuse : l’automatisation du traitement des factures fournisseurs. En utilisant la technologie pour rationaliser et simplifier ce processus, les entreprises peuvent gagner en efficacité et en productivité.
Dans cet article, nous explorerons l’importance de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs et comment elle peut transformer votre façon de gérer les finances de votre entreprise. Alors, préparez-vous à découvrir comment cette approche novatrice vous permettra de gagner en efficacité et de vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
Les inconvénients du traitement manuel des factures d’achats
Tout d’abord, la saisie manuelle des factures demande un investissement considérable en termes de temps et de ressources. La collecte, la saisie et la vérification des données sont en effet des tâches chronophages à faible valeur ajoutée pour l’entreprise.
En outre, le traitement manuel des factures d’achats augmente le risque d’erreurs et d’omissions. Les saisies manuelles sont sujettes à des erreurs humaines, qu’il s’agisse de fautes de frappe, ou de simples oublis. Ce qui peut avoir des conséquences néfastes et entraîner des incohérences et des problèmes de comptabilité. Les erreurs peuvent être coûteuses à corriger et peuvent également avoir un impact sur la relation avec les fournisseurs.
Le traitement manuel des factures d’achats pose aussi le défi complexe de suivre et d’organiser les documents. Les factures reçues sous différents formats (papier, PDF.. ) se retrouvent souvent dispersées dans différents emplacements physiques ou numériques. Cela rend la tâche de recherche, de suivi et de gestion des factures complexe et fastidieux.
Par ailleurs, le traitement manuel des factures ne permet pas une visibilité en temps réel sur les flux financiers. Cela peut entraver la capacité de l’entreprise à analyser ses coûts, à identifier les tendances et à optimiser ses processus d’approvisionnement.
Les avantages de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
L’automatisation du processus de facturation des fournisseurs présente de nombreux avantages qui peuvent avoir un impact significatif sur une entreprise. Voici quelques avantages clés :
Gain de temps et centralisation
L’automatisation du processus de facturation permet de gagner un temps précieux en éliminant les tâches manuelles et répétitives. Les factures peuvent être rapidement déposées, contrôlées et enregistrées. Ce qui simplifie leur traitement et leur intégration dans le système comptable.
Parallèlement, la centralisation de toutes les factures au sein d’une seule interface offre un accès facile et instantané à l’ensemble des documents. Plus besoin d’effectuer des recherches laborieuses, la centralisation favorise la consultation et la collaboration entre les différents services.
En outre, des alertes automatisées facilitent la gestion des paiements. Cette fonctionnalité proactive permet d’éviter les retards de paiement et les pénalités associées. Ce qui a pour effet indirect de renforcer les relations avec les fournisseurs et de préserver la réputation de l’entreprise.
Réduction des erreurs et oublis
L’automatisation réduit considérablement les risques d’erreurs humaines lors du traitement des factures. En effet, en éliminant la saisie manuelle, les données des factures sont extraites et enregistrées de manière précise grâce à des technologies telles que lOCR. Cela réduit les risques de fautes de frappe, d’inversions de chiffres ou de données incorrectes, qui sont courantes lorsqu’il s’agit de saisir manuellement les informations.
Mise en correspondance automatique des justificatifs et des charges
L’un des avantages clés de l’automatisation du processus de facturation est la capacité à mettre en correspondance automatiquement les justificatifs avec les charges correspondantes. Les systèmes d’automatisation utilisent la reconnaissance optique de caractères pour extraire les données des factures telles que :
- la date,
- le montant HT,
- le montant TTC,
- le montant de la TVA, etc.
Ces données extraites permettent ensuite de générer automatiquement les écritures comptables associées. Cela facilite non seulement le suivi précis des montants des charges, mais aussi l’identification de la TVA déductible.
Visibilité accrue sur les transactions en cours et à venir
Grâce à l’automatisation, les entreprises bénéficient d’une visibilité améliorée sur les transactions en cours et à venir. Les systèmes automatisés permettent de suivre et de visualiser facilement l’état des factures, les paiements en attente, les échéances, etc. Cette visibilité accrue facilite la prévision financière en fournissant des données actualisées et fiables, ce qui permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de mieux gérer leur trésorerie.
Comment automatiser la saisie des factures d’achats dans incwo
incwo vous accompagne dans votre transformation digitale et vous permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs.
L’inbox Achats
Tout d’abord, l’Inbox Achats, vous permet de collecter facilement vos factures fournisseurs. Vous disposez d’une adresse email dédiée pour collecter vos factures fournisseurs. Chaque facture envoyée à cette adresse, que ce soit par vos équipes ou directement par les fournisseurs, entraînera la création d’un achat dans incwo. Pour faciliter l’utilisation de cette fonctionnalité, chaque application dispose d’une adresse email spécifique, ce qui vous permet de gérer plusieurs entreprises de manière distincte. Vous choisissez ensuite une personne à notifier, qui aura accès à l’achat créé. Elle pourra modifier ou compléter les informations si nécessaire.
A noter :Vous avez également la possibilité d’importer vos factures d’achat en masse directement depuis votre liste d’achats. Il vous suffit de faire glisser vos fichiers de factures ou tickets de caisse dans la zone de drag and drop. Les factures seront automatiquement intégrées à l’application sous forme d’achats individuels.
L’OCR
La fonction OCR vous permet quant à elle d’automatiser la reconnaissance et l’extraction des informations clés de vos factures fournisseurs. Cette technologie utilise l’intelligence artificielle pour convertir vos factures d’achat et tickets de caisse en données structurées. Elle extrait des informations telles que les montants HT, TTC, TVA, le nom du fournisseur, la date de la facture, etc. Grâce à l’OCR, vous pouvez considérablement accélérer la saisie de vos factures fournisseurs, une tâche souvent chronophage.
L’inbox achat et l’OCR un duo gagnant
Vous l’aurez compris, en combinant l’Inbox Achats et l’OCR, vous bénéficiez d’un outil puissant pour automatiser et accélérer le traitement de vos factures fournisseurs. Non seulement, vous pouvez collecter facilement vos factures grâce à l’adresse email dédiée, mais en utilisant l’OCR, vous évitez les tâches de saisie manuelle fastidieuses. Les informations clés sont extraites de manière précise et rapide, ce qui vous permet de gagner un temps précieux dans la gestion de vos achats. Vous n’avez plus qu’à procéder à la validation des achats ainsi créés.
incwo vous fait gagner du temps au quotidien
Grâce à l’automatisation du traitement des factures d’achats, vous pouvez collecter facilement vos factures, extraire les informations clés et accélérer leur traitement. Avec incwo, fini la saisie manuelle fastidieuse et les tâches chronophages. Vous pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en optimisant votre gestion financière. Profitez de cette solution pour simplifier votre quotidien et économiser un temps précieux.
