Dans un contexte économique marqué par une hausse des prix des matières premières et de l’énergie, les entreprises sont confrontées à une pression accrue sur leurs marges. Pour éviter de perdre en rentabilité, certaines sont contraintes d’augmenter leurs prix, tandis que d’autres cherchent à réduire leurs coûts. Dans ce contexte, les demandes de prix fournisseurs peuvent s’avérer être une solution efficace pour réduire les coûts opérationnels. En effet, ces demandes permettent d’obtenir des offres tarifaires pour mettre en compétition des fournisseurs de produits et services nécessaires à l’activité de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer l’intérêt des demandes de prix fournisseurs pour réduire les coûts, ainsi que les meilleures pratiques à suivre pour les mettre en place efficacement.
Qu’est-ce qu’une demande de prix fournisseur ?
Les demandes de prix fournisseurs sont une étape clé du processus d’approvisionnement. Elles permettent à une entreprise d’obtenir des informations sur les prix et les conditions de vente proposés par différents fournisseurs. Cette démarche consiste à solliciter des devis auprès de prestataires pour un produit ou un service spécifique. Le but est donc de comparer les offres et de sélectionner la plus adaptée à ses besoins.
Les demandes de prix fournisseurs peuvent être utilisées à différents moments tels que pour :
- Lancer un appel d’offres
- Renouveler un contrat existant
- Évaluer les coûts d’un produit ou d’un service.
Les avantages des demandes de prix fournisseurs
Les demandes de prix fournisseurs offrent de nombreux avantages, notamment :
Réduction des coûts et amélioration de la rentabilité
Le nerf de la guerre : faire des économies pour sécuriser les finances voire désendetter l’entreprise. En comparant les offres de plusieurs fournisseurs, vous déterminez le meilleur rapport qualité-prix pour un produit ou un service donné. De cette façon, vous réduisez vos coûts d’achat et améliorez la rentabilité de votre entreprise.
Meilleure connaissance des fournisseurs
En sollicitant des devis, vous en apprenez davantage sur les fournisseurs interrogés, notamment sur leur capacité à fournir des produits ou services sur mesure, leur expérience et leur historique. Cela vous permet également d’identifier les fournisseurs les plus fiables et les plus stables. Ainsi, vous réduisez les risques d’interruption de la chaîne d’approvisionnement et les risques liés à la qualité des produits ou services.
Amélioration de la négociation avec les fournisseurs
Fort d’une connaissance précise des prix, des délais de livraison et des conditions de vente proposées par différents fournisseurs, vous pouvez négocier des termes plus favorables. Cela renforcera votre position lors des négociations avec les fournisseurs.
Les étapes pour réaliser une demande de prix fournisseur
La réalisation d’une demande de prix fournisseur suit un processus précis pour garantir son efficacité.
1. Identification des besoins
Tout d’abord, il est important d’identifier les besoins de l’entreprise en matière de produits ou de services.
Que les besoins soient liés à des achats de matières premières, fournitures, consommables, des services de fonctionnement (assurance, téléphonie, etc.), prestation, sous-traitance : aucune voie de partenariat commercial n’est à exclure du champ de négociation pour optimiser les charges de l’entreprise.
Cette étape permet de définir les spécifications techniques, les quantités nécessaires, les délais de livraison et les conditions d’achat.
2. Préparation de la demande de prix
Ensuite, il faut préparer la demande de prix en précisant toutes ces informations ainsi que toutes les exigences particulières de l’entreprise. Aussi bien les spécifications des produits ou services souhaités que les informations lié à : fréquence de réapprovisionnement, adresse de réception marchandises, délais, colisage, modalité de paiement, etc. Toutes les conditions attendues doivent être décrites.
La demande de prix doit être claire, concise et détaillée pour permettre aux fournisseurs de répondre efficacement aux besoins de l’entreprise.
3. Sélection des fournisseurs à contacter
Il convient également de sélectionner les fournisseurs à contacter en fonction des besoins identifiés et de l’objet de la demande de prix. Cette sélection peut se faire en utilisant des critères tels que la qualité, la fiabilité, la capacité de production, la proximité géographique, les certifications, etc.
4. Envoi et gestion des réponses
Une fois les fournisseurs sélectionnés, il est temps d’envoyer la demande de prix et de gérer les réponses. Il est important de définir une date limite de réponse et de prévoir un suivi régulier pour s’assurer que les fournisseurs ont bien reçu la demande et qu’ils y répondent dans les délais impartis.
5. Analyse des réponses et prise de décision
Enfin, il faut analyser les réponses des fournisseurs et prendre une décision en fonction des critères de sélection définis. Il est recommandé d’évaluer les offres reçues en utilisant une grille d’analyse comparative qui prend en compte les aspects clés tels que les prix, la qualité, la capacité de production, la proximité géographique, la flexibilité, etc.
Gagnez du temps dans la gestion des demandes de prix avec incwo
incwo dispose de deux apps pour gérer simplement vos demandes de prix fournisseurs.
Pour commencer, l’app Demandes de prix vous permet de créer et d’envoyer des demandes de devis pour vos fournitures, marchandises ou prestations. L’activation de l’app, enrichie l’onglet « Achats » d’un menu « Demandes de prix ». À partir de celui-ci, il vous est alors possible de rédiger et structurer vos demandes de tarifs en ajoutant toutes les informations nécessaires telles que les spécifications techniques, les quantités, les délais de livraison et les conditions d’achat. Vous pouvez ensuite les envoyer à vos fournisseurs et passer commande à vos producteurs ou grossistes. Cette application vous permet ainsi d’améliorer votre relation fournisseur dès le départ en offrant une demande claire et concise.
Par la suite, l’installation de l’application Réception des demandes de prix vous permet d’enregistrer directement le montant de l’offre reçue de votre fournisseur.
Cette information sera ensuite disponible dans la fiche produit et utilisable pour passer des commandes ou émettre des devis.
Avec ces deux applications, incwo facilite la gestion de vos demandes de prix et vous permet de gagner du temps dans vos processus d’achats.
