Envoyez et recevez vos factures électroniques avec la Plateforme Agréée Pennylane, sans quitter incwo !
La réforme de la facuration électronique, c'est parti !
A partir du 1er septembre 2026, les TPE et PME ont l'obligation de recevoir leur factures fournisseurs via une Plateforme Agréée (PA). Puis un 1er Septembre 2027, l'obligation sera à l'émission des factures clients.
Avec Pennylane, 100% intégré à incwo vous pouvez directement : Emettre vos factures clients électroniques et recevoir vos factures fournisseurs.
Commencez par choisir la PA Pennylane pour ensuite gérer directement votre transmission et réception depuis incwo.
L'installation de l'application Pennylane vous permet de désigner Pennylane comme Plateforme Agréée (PA) pour la facturation électronique depuis incwo.
Dans un premier temps, cette application permet d'effectuer une pré-inscription auprès de Pennylane afin d'être informé dès l'ouverture des inscriptions définitives.
À terme, l'activation de cette application permettra :
- de transmettre vos factures clients électroniques via Pennylane ;
- de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs dans incwo ;
- de suivre les échanges liés à la facturation électronique dans le cadre de la réforme.
1. Inscription à Pennylane – si vous n'avez pas de compte Pennylane
Étape 1 — Accédez au module de désignation PA
Rendez-vous dans le menu Ventes > Factures Electronique
Cliquez sur "Je choisis Pennylane" > puis sur le bloc "Nouveaux clients" pour créer un compte Pennylane et connecter la PA Pennylane.
Étape 2 – Vérifiez vos données légales
Une page récapitulative s'affiche avec les informations légales de votre entreprise.
Vérifiez attentivement les informations affichées :
- Raison sociale
- SIREN
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Adresse postale
- Adresse email
- Contact pour la signature
- Phase Pilote si vous souhaitez y participer
- Choix de l'emission uniquement ou émission et réception de facture électronique
Cliquez ensuite sur "Soumettre l'inscription", vous êtes alors redirigé vers Pennylane pour valider votre inscription.
Étape 3 – Créez votre accès Pennylane
Choisissez un mot de passe respectant les critères de sécurité indiqués.
Étape 4 — Activez la double authentification
Ensuite, Pennylane vous envoie un SMS pour sécuriser votre compte. Cette étape prend quelques minutes.
Une fois le compte ouvert et sécurisé, acceptez les conditions d'utilisation du service.
Étape 5 — Définissez vos options d'utilisation de la PA
Ici, deux options sont proposées :
Emission et réception de factures électronique. La Plateforme Agréée Pennylane permet ainsi la transmission de vos factures clients émises depuis incwo et la réception de vos factures fournisseurs dans incwo.
Emission des factures clients uniquement. Dans ce cas, seule les factures clients seront transmise à la PA. Vous ne recevrez dans incwo et via la PA Pennylane aucun facture Fournisseur. Vous devez donc faire le choix d'une autre Plateforme Agréée pour la réception.
Étape 6 — Complétez et confirmez votre SIREN
Pennylane vous demande de confirmer votre numéro SIREN à 9 chiffres puis de sélectionner le représentant légal et sa date de naissance. Une fois renseigné, validez pour passer à l'étape suivante.
Étape 7 — Vérifiez votre identité et signez l'accord.
La réglementation impose une vérification de l'identité du représentant légal.
Munissez-vous :
- d'un téléphone mobile ;
- d'une pièce d'identité valide (carte nationale d'identité ou passeport).
Vous devrez :
- renseigner l'identité du représentant légal ;
- indiquer sa date de naissance ;
- suivre le parcours de validation proposé par Pennylane.
Pour accéder à la signature de l'accord, un code de vérification est transmis par email via Universign. La validation du code vous permet d'accéder à la lecture de l'accord et de le signer électroniquement. Un nouveau code de confirmation est à saisir pour valider la signature.
Étape 8 – Confirmation d'inscription
Une fois les vérifications terminées, Pennylane vous adresse un email confirmant votre inscription.
Dans incwo, l'espace Facturation Électronique affiche alors Pennylane comme Plateforme Agréée désignée.
À noter : La validation de l'identité, des informations légales et l'inscription à l'annuaire national peuvent nécessiter plusieurs jours de traitement avant activation complète du service.
2. Inscription à Pennylane, si vous avez déjà un compte existant chez Pennylane
Dans ce cas vous allez raccorder votre compte existant Pennylane à incwo.
Étape 1 — Accédez au module de désignation PA
Rendez-vous dans le menu Ventes > Factures Electronique
Cliquez sur "Je choisis Pennylane" > puis sur le bloc ""Déjà client". Une nouvelle page s'affiche.
Étape 2 — Connectez votre compte à incwo
Pour cela, connectez-vous à votre compte Pennylane. Vous arrivez alors sur une page avec demande d'autorisation de partage de données.
Sur cette page :
- Sélectionnez la Société à raccorder à incwo.
- Cliquez sur "Autoriser".
Le raccordement à la PA Pennylane est fait.
3. Transmission des factures électroniques
Cette fonctionnalité sera disponible après l'ouverture opérationnelle du raccordement Pennylane.
Une fois votre raccordement actif :
- un bloc Pennylane apparaît sur vos factures clients ;
- les factures validées pourront être transmises via Pennylane.
Cette transmission des factures sera possible, si vous avez demandé et êtes éligibles à la phase Pilote, sinon la date de départ pour l'émission des factures sera uniquement possible au 1er Septembre 2026, date de mise en place, officielle, en France de la facturation électronique.
Les factures doivent être :
- validées ;
- numérotées définitivement ;
- datées définitivement.
Les statuts permettant la transmission sont :
- Prêt à envoyer
- Envoyée au client
Le bouton "Transmettre" permet de déposer la facture sur la Plateforme Agréée de Pennylane.
Vous pourrez ensuite suivre les différents statuts de traitement de votre facture électronique.
4. Réception des factures fournisseurs
Cette fonctionnalité sera disponible après activation du service de réception et inscription validée à l'annuaire.
Lorsque votre entreprise sera inscrite à l'annuaire national de facturation électronique, vos fournisseurs pourront vous adresser leurs factures électroniques via Pennylane.
Dans incwo, un nouveau menu sera disponible : Achats > Facturation Électronique
Cette page permettra de consulter les factures électroniques reçues.
Pour chaque facture seront affichés :
- le fournisseur ;
- la date de réception ;
- le montant HT ;
- le montant TTC ;
- le statut de traitement.
Un clic sur la facture permet d'accéder au détail :
- fournisseur ;
- adresse ;
- modalités de paiement ;
- lignes de produits ou prestations ;
- quantités ;
- prix unitaires ;
- TVA ;
- totaux HT et TTC ;
- document transmis.
Depuis chaque facture fournisseur reçue, vous pourrez mettre à jour son statut :
- En traitement : La facture a bien été reçue et est en cours de vérification ou de traitement dans votre entreprise.
- Approuve : La facture est validée et peut être réglée conformément aux conditions prévues.
- En litige : Un désaccord est signalé au fournisseur concernant tout ou partie de la facture (montant, quantité, produit, prestation, remise, frais, etc.). Une justification est demandée et transmise au fournisseur.
- Suspendre : Le traitement de la facture est temporairement interrompu dans l'attente d'informations complémentaires ou d'une action interne.
- Refuser : La facture est rejetée car elle comporte une erreur ou ne correspond pas à une prestation ou commande attendue. Une justification est obligatoire et est transmise au fournisseur.
Ces statuts permettent d'informer le fournisseur de l'avancement du traitement de sa facture dans le cadre de la facturation électronique.