En tant que client, vous disposez d'un mandat pour établir des factures au nom de votre fournisseur de biens ou de services ? Vous devez créer des auto-factures ?
Avec l'app "Auto-facturation des fournisseurs", émettez des factures pour le compte de votre fournisseur.
Editez des auto-factures, c'est-à-dire des documents au nom du fournisseur, avec les mentions légales du fournisseur et ses conditions de TVA. Générez ensuite les achats depuis les auto-factures pour enregistrer et suivre vos dépenses.
L'activation de l'app ajoute dans l'application, un nouveau menu "Auto-factures" dans l'onglet "Achats".
Le format de l'auto-facture se construit selon le même que les bons de commande fournisseurs ou factures d'achat.
La création d'une auto-facture est possible :
- Depuis le menu "Auto-factures", de l'onglet "Achats", avec le bouton "Ajouter"
- Depuis un bon de commande fournisseur, par un clic sur un lien "faire une auto-facture" présent en mode liste des bons de commande fournisseurs ou dans le bloc de raccourcis en mode visualisation.
- Depuis une fiche "fournisseur"
L’application permet de composer rapidement une auto-facture grâce aux données déjà enregistrées dans l'application :
- Produits dans le catalogue
- Coordonnées de votre entreprise en tant que client de la facture
- Coordonnées du fournisseur en tant que société fournisseur pour laquelle vous émettez l'auto-facture
Une auto-facture peut être :
- Imprimée : génération du PDF de l'auto-facture
- Envoyée par mail au fournisseur
- Transformée en achat
- Exportée, via le centre d'export
- Déposée sur l'extranet
Il est également possible de sélectionner pour chaque ligne de l'auto-facture la catégorie financière. Pour cela un nouveau réglage est disponible sur l'app "compte de charges et immobilisations" suite à l'installation de l'app d'auto-facturation.
Un bon de commande fournisseur peut-être transformé en un clic en facture d'achat.
1. Emetteur de l'auto-facture
L'émetteur de la facture est un contact de type "fournisseur". C'est le fournisseur pour lequel vous avez un mandat d'émission d'auto-facture.
Les mentions légales prises en compte pour la génération de l'auto-facture sont celles de l'émetteur présentes dans le fiche société du fournisseur :
- Dans la partie "Informations administratives" : saisissez le siren, le code NAF, le numéro de TVA intracom et la TVA. En termes de TVA, vous pouvez indiquer le Taux de TVA (un menu déroulant pour sélectionner la TVA à appliquer) et la Mention TVA (un champ texte libre pour saisir la mention de droit d'application pour la TVA ou justifiant son exonération)
- Dans la partie "Informations de qualification" : saisissez la structure juridique et le capital, qui seront les sources d'information reprises pour dans les mentions légales de l'auto-facture. Pour disposer de ces champs installez l'app "Qualification des contacts"
- Dans la partie "Coordonnées bancaires" de la fiche société, saisissez les éléments de RIB si vous souhaitez afficher les données bancaire de votre fournisseur
- Dans le bloc "adresse postale", l'adresse est utilisée pour le siège social du fournisseur
2. Numérotation des auto-factures
Dans les réglages de numérotation des pièces, vous pouvez régler le format des auto-factures.
Particularité de la numérotation des auto-factures : la chaine de numérotation et d'indexation est unique et continue par fournisseur, c'est-à-dire propre à chaque fournisseur.
Le numéro de l'auto-facture est automatiquement généré par l'application à création d'une nouvelle auto-facture pour un émetteur/fournisseur.
Sur les réglages des numéros des auto-factures vous disposez d'une option d'intégration dans ce format d'une valeur fixe dépendant directement d'un identifiant fournisseur.
(PARTYBEG1) Première lettre du nom du tiers
(PARTYBEG2) Deux premières lettres du nom du tiers
(PARTYBEG3) Trois premières lettres du nom du tiers
(PARTYBEG4) Quatre premières lettres du nom du tiers
(PARTYBEG5) Cinq premières lettres du nom du tiers
(PARTYBEG6) Six premières lettres du nom du tiers
3. Génération automatique de l'achat depuis l'auto-facture
Sur les réglages de l'app vous disposez d'options pour automatiser la création des achats depuis l'auto-facture, et de leur réglement.
- La création automatique des achats pour une auto-facture marquée "envoyé" : Oui/Non
- La création automatique des décaissement aux dates d'échéance : Oui/Non
Choisissez vos réglage pour activer les fonctions.
