La base de données clients : 4 conseils pour l’optimiser

Une base de données clients est la clé d’entrée pour réussir vos actions commerciales, marketing ou de communication. Des bases de données riches et structurées, permettent de connaitre les habitudes d’achats de vos clients. L’intérêt de maitriser cette information est de vendre le bon produit au bon moment et au bon client. Bien connaitre votre clientèle, améliore la fidélité de celle-ci et augmente les revenus de votre entreprise.

Aussi une bonne gestion des données et une mise à jour régulière évitent l’obsolescence des données. Prendre soin de sa base de données réduit le risque d’exploiter des datas altérées et d’adresser de mauvais messages aux clients. Perdre de bons éléments de qualification, c’est perdre le contact avec ses clients et prospects.

Alors, comment optimiser votre base de données clients pour une meilleure gestion commerciale ? Découvrez les 4 conseils d’incwo ainsi que des outils proposés par le logiciel CRM.

Qu’est-ce qu’une base de données clients ?

Une base de données clients est un ensemble de datas organisé suivant une logique structurelle. Plus largement, elle rassemble une pluralité d’informations dédiées à la qualification et la connaissance des clients et des prospects d’une entreprise.

Chaque contact fait ainsi l’objet d’un recueil d’informations organisé et structuré dans des fiches contacts. Ces fiches clients peuvent contenir des données classiques comme les coordonnées. Mais surtout, elle permettent d’archiver toutes indications nécessaires pour maintenir une bonne relation commerciale avec le client.

Pour maintenir une information commerciale à jour, la collecte de données peut se structurer différemment selon le segment client. Par exemple, de manière générique, on va retrouver :

• S’il s’agit de particuliers : données socio-démographiques ou catégories socio-professionnelles (CSP).
• S’il s’agit d’entreprises : structure de l’entreprise, nom du dirigeant, localisation du siège social, nombre de salariés, chiffre d’affaires, ainsi que le domaine d’activité

De manière plus spécifique, la pertinence de la base de données sera relative à la bonne qualification du besoin client. Selon son activité, chaque entreprise va organiser le recueil d’informations nécessaire pour bien comprendre le besoin de sa clientèle. Une société devra ainsi réfléchir à construire ses propres items de recueil de données en vue des traitements qu’elle espère en faire.

En outre, une base de données clients est évolutive et s’adapte aux besoins de l’entreprise. En effet, les datas peuvent être modifiées suite à des changements de coordonnées de la clientèle mais aussi à des évolutions de besoins, d’usage ou d’intérêt pour les produits et services de l’entreprise. Ainsi, elle doit être mise à jour régulièrement qu’il s’agisse de complément ou de suppression de données.

A quoi sert une base de données clients ?

Ce fichier est appréciable dans la gestion de votre entreprise et tout particulièrement dans la relation client :

• Pour retrouver facilement les informations lorsqu’un client se présente à l’entreprise. Ces données sont essentielles pour permettre de réaliser rapidement une proposition commerciale au vu des préférences du client. Elles seront ensuite indispensables à la rédaction de tous documents commerciaux tels que les factures, les devis…
• Pour pouvoir mettre en place des actions commerciales ou de communication ciblées afin de proposer des offres personnalisées et en adéquation avec les attentes des clients.
• Pour entretenir des relations durables avec les clients et les fidéliser. Cette personnalisation des informations améliore l’expérience clients. Lorsque la clientèle est bien gérée et connue par l’entreprise, elle a des interactions plus intéressantes avec celle-ci.

A la fois outil de prospection, de gestion des leads ou de clients, les fichiers de données sont un objet de performance et d’accompagnement de croissance de l’entreprise. La connaissance client est un enjeu majeur du développement de l’activité. Gérer, actualiser, traiter et analyser ses données contribue à l’efficacité de votre gestion commerciale et à votre capacité à réagir et à vous adapter aux clients.

Mieux informé, vous devenez ainsi plus compétitif, et êtes en mesure de proposer le bon produit au bon moment. Cette réactivité est source d’augmentation des revenus et du chiffre d’affaires de l’entreprise.

Pour quelles entreprises ?

La base de données clients est un outil incontournable pour tout activité. Quelle que soit la taille de l’entreprise, elle permettra de centraliser et d’organiser toutes les données clients, afin d’avoir une vue globale sur la clientèle existante ou potentielle.

C’est un élément essentiel pour une meilleure organisation de la gestion des contacts clients, et un gain de temps considérable pour les équipes commerciales. Pour toute entreprise elle permet de répondre à l’enjeu de développement des résultats commerciaux et de croissance.

Les 4 conseils d’incwo

Vérifier la saisie des données client

La première chose à faire quand on rentre des données est de bien vérifier avec le client l’écriture des informations pour éviter toutes erreurs de saisie. Une simple faute de frappe dans le numéro de téléphone ou l’adresse de livraison peut provoquer des problèmes conséquents. En effet, c’est toute une vente qui peut être remise en cause et aussi la relation client donc la gestion commerciale de votre entreprise.

Structurer la base de données

Lorsqu’une base de données clients contient plusieurs dizaines de leads, il est primordial de bien la structurer. En effet, son organisation est importante dans la gestion des contacts. Une base de données doit être segmentée, et organisée autour des caractéristiques qui vont permettre de bien connaitre et comprendre les particularités, les besoins et les centres d’intérêts du client. Ces éléments de qualification permettront de bien identifier les contacts et de mener des opérations de communication ciblées ou encore d’accélérer la saisie des documents commerciaux.

Aucune information client n’est à négliger. Certaines sont intéressantes immédiatement d’autres seront exploitables plus tard. Toutes travaillent à l’amélioration des interactions entre l‘entreprise et ses clients. Toutes participeront à l’amélioration des ventes et de la stratégie marketing ou communication.

Optimiser les données clients

Optimiser sa base de données clients passe par deux leviers :

• La technique de conception de la base de données
• Les techniques de recueil de données

En terme de conception nous vous recommandons que chaque champ de recueil d’informations correspondent à une seule donnée. En effet, compiler plusieurs éléments clients dans un même champ sera ensuite difficile à exploiter et à analyser. Aussi, lors de la construction de votre base de données, anticipez le traitement que vous allez en faire. Si vous avez besoin de les exporter ou de les transférer vers des services externes (notamment pour l’envoi de mailing), pensez à bien séparer les critères collectés.

Concernant les techniques de recueil de données, actualisez toutes informations venant du client via ses habitudes de consommation, d’usage ou de satisfaction. Récoltez également des informations sur le client via les informations publiques (sites web, réseaux sociaux…) ou encore lors d’opérations commerciales.

Plus un client est qualifié plus vos actions marketing seront efficaces.

Faire un tri régulier pour éviter les tiers inutiles

Un ciblage pertinent va améliorer votre performance commerciale. Aussi, inutile de conserver dans vos bases de données des contacts hors cibles. Faites donc le tri de ces contacts inutiles. Les contacter créera du mécontentement de leur part. Alors n’attendez plus et supprimez ces tiers de vos fichiers, pour vous concentrer sur ceux essentiels.

Trier sa base de données est important pour :

• Eviter les doublons
• Supprimer les prospects inactifs
• Mettre à jour les données erronées
• Accroitre la visibilité sur les informations essentielles

incwo un logiciel CRM

L’utilisation d’un logiciel Customer Relationship Management vous permet de mieux gérer votre relation client afin de structurer votre prospection commerciale. C’est un outil précieux qui permet de centraliser la collecte des données clientèles ainsi que le flux d’informations au sein d’une plateforme unique. En outre, une base de données peut évoluer avec le temps, à travers des mises à jour, l’ajout ou la suppression de prospects mais également la collecte d’informations personnalisées.

Créer et paramétrer une base de données avec un logiciel CRM représente des avantages comme :

• Un gain de temps
• Un gain d’efficacité
• Un meilleur suivi et qualification des clients et prospects
• Une facilité pour créer des documents commerciaux
• Une traçabilité et un historique des actions et données

incwo vous aide à booster votre chiffre d’affaires grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Et plus particulièrement aux apps :

• « Gestion des campagnes » pour créer des campagnes commerciales et mesurer leurs retombées
• « Classement des contacts » pour segmenter vos contacts et sociétés dans des catégories personnalisées
• « Champs personnalisés » pour collecter et archiver des renseignements nécessaires à votre activité

Pour résumer

Une base de données client est un ensemble de fiches clients amélioré qui comprend toutes les informations nécessaires sur vos prospects et clients. Ces données, rassemblées sur une plateforme comme le CRM incwo, sont un levier de performance dans votre stratégie commerciale. Pour être sur de ne pas rendre les informations obsolètes, il faut prendre soin de sa base de données.