Rejets et remboursements bancaires : comment les gérer dans incwo ?

Un prélèvement rejeté. Un virement retourné. Un remboursement à effectuer suite à un avoir. Ces incidents de paiement font partie du quotidien de toute entreprise. Pourtant, leur traitement passe souvent par un outil externe, à part du logiciel de facturation. Le lien avec la facture ou le client se perd alors en cours de route. Le suivi comptable devient plus complexe. Face à ce constat, incwo propose un réglage dédié. Il intègre directement le traitement des rejets et remboursements dans la gestion bancaire du logiciel.

Rejet ou remboursement : de quoi parle-t-on exactement ?

Un rejet correspond à un mouvement bancaire qui n’a pas abouti. C’est le cas d’un prélèvement que la banque du client refuse, par exemple pour provision insuffisante. C’est aussi le cas d’un virement retourné suite à une erreur d’IBAN.

Un remboursement fonctionne à l’inverse : l’entreprise verse une somme à son client, en lien avec un avoir ou une régularisation.

Ces deux situations ont malgré tout un point commun. Chacune doit rester rattachée à son mouvement bancaire d’origine, et si possible au document commercial concerné. C’est la condition d’une bonne traçabilité.

Activer l’affichage « Rejet / Remboursement » dans la gestion bancaire

Pour rendre visible ses opérations financière sur le facture, un réglage spécifique est disponible dans incwo.

Pour cela, rendez-vous dans Finance & admin > Comptes bancaires > Paramètres

Le réglage « Afficher Rejet / Remboursement » permet d’ajouter la sélection de ce type d’opération sur les facture dans le bloc encaissement. Mais aussi sur les achats, dans le bloc décaissement.

Cette option permet de gérer les incidents de paiement de vos clients.

Traiter un incident de paiement sans sortir d’incwo

Une fois l’option activée, la saisie d’un rejet se fait directement sur la facture.

La personne en charge du suivi des règlements peut alors affecter une opération de rejet, ou la saisir manuellement directement dans le bloc Encaissements de la factures. Le mouvement garde ainsi son contexte d’origine. Le rapprochement comptable devient plus simple, au moment du bilan ou d’un contrôle. Chaque incident reste identifiable.

Un traitement des incidents intégré à votre gestion !

Gérer les rejets et remboursements dans incwo change la nature du suivi bancaire. L’incident ne reste plus une opération isolée, déconnectée de la facturation. Il devient un mouvement traçable, rattaché à son contexte, signalé à la bonne personne. Pour une TPE/PME sans équipe comptable à temps plein, cette centralisation change beaucoup de choses. Le risque qu’un incident de paiement passe inaperçu diminue. Son traitement tardif devient moins probable aussi.

Besoin d’aide pour activer ces réglages dans incwo ? Notre équipe support est à votre disposition.