Factures électroniques fournisseurs : nouvel espace de réception dans incwo !

On y est ! La réforme de la facturation électronique entre dans sa phase opérationnelle. Dès Aujourd’hui, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs au format électronique.

Pour accompagner la réception des factures électroniques, incwo ouvre son nouvel espace dédié aux factures électroniques entrantes.

Accessible depuis Achats > Facturation électronique, il vous permet de retrouver les factures électroniques reçues de vos fournisseurs, de les consulter et de les traiter directement dans incwo.

Où retrouver vos factures électroniques reçues ?

Une nouvelle page Achats > Facturation électronique centralise les factures électroniques adressées à votre entreprise et reçues via votre Plateforme Agréée connectée à incwo.

Chaque facture reçue apparaît dans une liste avec les principales informations utiles à son identification :

• Référence : numéro interne attribué automatiquement par incwo, selon l’ordre d’arrivée des pièces
• Tiers : fournisseur ayant émis la facture
• Date : date de la facture fournisseur
• Montant HT
• Montant TTC
• Statut : état de traitement de la facture, positionné par défaut sur « Reçue » à son arrivée
• Document lié : permet d’identifier les documents incwo auxquels la facture a été rattachée
• Actions : pour consulter la facture et poursuivre son traitement

Vous disposez ainsi d’un point d’entrée unique pour suivre les factures électroniques reçues par votre entreprise.

Consultez directement le détail d’une facture fournisseur

Depuis la liste, vous pouvez ouvrir chaque facture électronique, en cliquant sur sa référence interne pour accéder aux informations transmises par votre fournisseur.

incwo restitue les différentes données contenues dans la facture électronique.

Vous retrouvez notamment un premier bloc d’identification avec :

• le numéro et la date de la facture
• le fournisseur et son adresse
• le numéro de facture attribué par le fournisseur
• la référence de votre commande, lorsqu’elle a été communiquée au fournisseur au moment de votre achat chez lui

Un bloc consacré aux produits et services facturés. Il présente les différentes lignes de la facture avec leur description, prix unitaire, quantité et prix total.

Les conditions de paiement et les totaux de la facture sont également disponibles.

Vous ne consultez donc pas seulement un document. incwo exploite les informations structurées transmises avec la facture électronique pour les intégrer à votre processus d’achat. Un fichier joint au format PDF est aussi disponible pour visualiser la retranscription des données électronique de la facture.

Rattachez la facture électronique à vos achats dans incwo

La réception de la facture n’est que la première étape.

Un bloc “Rattachements” vous permet d’intégrer la pièce reçue à votre gestion existante dans incwo.

Selon la situation, vous pouvez notamment la rattacher à :

• un achat existant, notamment si vous avez enregistrer des achats récurrents pour piloter votre trésorerie prévisionnelle.
• un bon de commande fournisseur existant, pour intégrer dans votre chaque d’administration des achats la facture fournisseur reçue
• une facture d’achat existante. De la même façon, si l’app est installée et que vous intégrer les contrôles de la réception des factures fournisseurs, historiquement de cette manière là.
• une auto-facture existante. Idem ici, l’app doit être installée pour bénéficier de ce suivi et contrôle de pièce.

Lorsqu’un rattachement est effectué ou que la facture est transformée en achat, cette information apparaît également dans la colonne “Document lié”de la liste des factures électroniques.

L’objectif est de faire le lien entre le nouveau flux réglementaire de facturation électronique et les documents d’achat que vous utilisez déjà au quotidien.

Suivez et organisez le traitement de chaque facture

La fiche de la facture électronique comprend également un bloc Actions.

Vous pouvez y faire évoluer son statut au fur et à mesure de son traitement, mais aussi compléter les informations nécessaires à son suivi dans votre organisation.

Vous pourrez notamment renseigner, un groupe propriétaire ou un code projet.

La facture électronique reçue devient ainsi une pièce à traiter dans incwo, et pas simplement un fichier supplémentaire à consulter ou à stocker.

Quelles factures allez-vous recevoir dès septembre 2026 ?

Au démarrage de la réforme, il est normal que toutes vos factures fournisseurs n’apparaissent pas immédiatement dans cet espace.

Si toutes les entreprises doivent être capables de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026, l’obligation d’émettre concerne dans un premier temps les grandes entreprises et les ETI.

Les TPE et PME entreront à leur tour dans l’obligation d’émission à compter du 1er septembre 2027.

Vos premières réception des factures électroniques pourront donc notamment provenir de grands fournisseurs : opérateurs téléphoniques et Internet, fournisseurs d’eau ou d’électricité, grande distribution ou grands groupes nationaux facturant leurs clients en France.

Le volume de factures reçues électroniquement augmentera ensuite progressivement avec la généralisation de l’obligation d’émission.

La facturation électronique entre concrètement dans votre gestion des achats

Avec l’ouverture de Achats > Facturation électronique, la réforme devient visible directement dans incwo.

Les premières factures électroniques de vos fournisseurs vont progressivement rejoindre ce nouvel espace. Vous pourrez les identifier, consulter, rattacher à vos achats et suivre leur traitement, sans changer votre organisation pour les autres factures fournisseurs qui continueront encore à vous parvenir par les circuits habituels.

Au fil de la généralisation de l’émission électronique à l’ensemble des entreprises, cet espace prendra naturellement une place croissante dans votre gestion quotidienne des achats.

Rendez-vous dans Achats > Facturation électronique pour découvrir votre nouvel espace de réception des factures électroniques fournisseurs.

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