Vous êtes un établissement ou un réseau de franchise de restauration, un traiteur ? Vos clients participent aux frais de bouche de leurs salariés ?
Vous avez signé un contrat de prestation, avec des sociétés qui apportent une aide financière au repas, en prenant en charge une partie de celui-ci et vous souhaitez facilement refacturer l'employeur ?
Avec l'app "Abondement employeur", automatisez la refacturation de la contribution employeur !
Générez les factures mensuelles relatives à la participation patronale des Sociétés Employeurs, qui abondent aux repas de leurs employés, et n'utilisent pas le dispositif des tickets restaurant.
L'installation de l'app permet :
- D'enregistrer et de rapprocher les tickets de caisse ou factures d'une société tiers Employeur
- De calculer les montants de participation Employeur mensuel
- De générer automatiquement la facturation pour chaque société tiers Employeur
- D'ajouter un moyen de paiement "Abondement" pour solder le réglement d'une partie de la facture ou du ticket
1. Configurer l'app
Rendez-vous sur l'onglet "Réglage de l'app" et définissez vos options de traitement sur les points suivants :
- Seuls les tickets de caisse sont éligibles à l'abondement : si vous cochez "Non", les factures le seront également.
- Administrateur de l'app : c'est la personne en charge de la gestion de l'app et des droits liés pour chaque utilisateur/
- Lancer le traitement plusieurs fois par jour: si vous cochez "oui", le rapprochement des achats employés avec le tiers Employeur sera opéré toutes les 3 heures.
- Envoyer un rapport à chaque traitement : si vous cochez "oui', vous recevrez un rapport d'exécution à chaque demande.
2. Définir si une partie de la consommation des employés est prise en charges sur le ticket ou la facture
Dans le cadre de cette app, vous utilisez les APIs pour générer des tickets dans incwo ou bien produisez des factures pour les employés de société clientes.
Pour que le dispositif fonctionne ces tickets entrants ou factures émises dans incwo doivent être :
- Liés à un tiers de type "contact" associé à une société Tiers Employeur
- Enregistrés avec comme partie du moyen de paiement "Abondement employeur" : ce type de paiement est disponible dans les liste de modes de réglement.
Cette participation employeur apparait comme un moyen de paiement, appelé "Abondement" sur le ticket ou la facture.
L'employé, client d'un établissement bénéficiant d'un droit à cette participation, a donc eu sur le ticket ou la facture, le solde à régler correspondant au tarif de sa consommation diminué de la prise en charge par abondement
Sur chacun de ces tickets importés dans incwo via les APIs, un nouveau champ s'affiche "abondement employeur". Dans ce champ, lorsque le ticket et envoyé ou terminé s'affiche la mention de traitement. Si vous lisez "Ce document sera traité, montant concerné 7,00 EUR sur 13,08 EUR (53.52%)" alors le document sera traité au prochain batch (toutes les trois heures), ou manuellement pour ce document si vous cliquez sur le lien "Lancer le traitement"
Si le tickets ou la facture employé est en rédaction, le message affiché sera alors : "Ce document n'est pas éligible à la contribution employeur : c'est un brouillon". Il le sera lorsque la facture à établir sera transformée en facture définitive et que toutes les conditions seront remplies pour son traitement.
3. Facturation automatique de la société Tiers Employeur
L'ensemble des tickets appartement à une société Tiers Employeur, sont filtrés par mode de paiement et regroupés par mois, pour donner lieu à l'émission d'une facture correspondant au montant de l'abondement.
La facturation employeur se construit ainsi automatiquement au fur à mesure du mois.
Cette facture reprend en annexe, la liste des tickets concernées (date, nom client, montant, n° ticket).
