Besoin de lier des fiches produits, des fiches techniques, ou encore des fiches de données sécurité à vos produits et de les adresser automatiquement à vos clients lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture ?
Envie que les documents, images ou fichiers téléchargés sur un contact ou sur un devis ou une facture, soient déposés sur le Réseau Business de votre contact ?
Avec l'app Documentation commerciale, partagez et envoyez automatiquement vos fichiers à vos contacts.
Grâce à cette App, précisez le statut de partage des documents ajoutés à votre application. Une case à cocher "partager avec des tiers", vous permet de désigner chaque fichier comme étant à transmettre à vos contacts, en pièce jointe, lors de vos envois par mail.
Tous vos fichiers techniques et commerciaux marqués "partager avec des tiers" dans l'application sont également déposés en fichiers joints, sur l'extranet votre contact.
L'activation de l'app Documentation commerciale ajoute deux nouvelles fonctions dans l'application :
- Le partage de vos documents et fichiers présents dans l'application via la case : "Partager avec des tiers".
- La gestion des pièces jointes à vos devis et factures, lors de l'envoi par mail, avec intégration et création d'un fichier PDF unique pour les fichiers au format ".txt"
1. Partagez et envoyez vos fichiers
Dans la section fichiers joints de vos devis, bons de livraison, factures, produits, catégorie de produits, contacts, etc, une nouvelle case s'affiche : "Partager avec des tiers".
En cochant cette case "Partager avec des tiers", vous indiquez que vos documents sont automatiquement :
- Associés à l'envoi par mail de vos devis, BL, factures, ou encore bons de commande, afin d'être disponibles pour vos contacts
- Déposés sur l'extranet, dans l'espace privé partagés avec votre contact.
Lors de l'ajout de vos fichiers, deux nouvelles options sont proposées pour qualifier votre document et permettre de le lier à vos envois :
- Un champ Contenu, pour définir le type de document : légal, technique, commercial ou une image
- Un champ Partage, avec la case à cocher "partager avec des tiers"
2. Gérez vos pièces jointes
Dans l'application, vous pouvez télécharger des fichiers sous différents formats, notamment :
- .jpeg, .png pour les images
- .doc, .xls, ppt, et .pdf pour les documents
- .txt pour les fichiers textes
Avec l'app Documentation commerciale, lors de l'envoi d'un devis ou d'une facture à votre client :
- Les fichiers au format image et document sont adressés en pièces jointes, c'est-à-dire, en fichiers séparés de votre facture. Un fichier zip est automatiquement généré lors de l'envoi, en fonction du nombre de pièces jointes.
- Les fichiers texte ".txt" sont fusionnés avec votre devis ou facture. Votre contact reçoit alors un seul fichier PDF contenant votre documentation commerciale.
Dans le cas de fichiers textes insérés dans le PDF de votre devis ou facture, l'application gère automatiquement les sauts de page entre chaque fichier, et annexe vos documents. Ainsi :
- Si vos Conditions de Ventes ont été téléchargées au format ".txt", elles sont alors intégrées dans le PDF de votre facture. Elles s'affichent dans le fichier PDF, sur la page suivant votre facture. Cette page est automatiquement titrée "Conditions de Ventes".
- Pour tout autre fichier au format ".txt" intégré dans votre facture, la page du document est titrée : "Annexe". L'application crée autant de page Annexe (Annexe 1, Annexe 2, etc.) que de fichiers à inclure dans le PDF de votre devis ou facture.
3. Quelques exemples :
– Envoi d'un devis incluant les fichiers téléchargés sur les fiches produits
Vous avez créé un devis contenant un article ayant des fichiers marqués "partager avec des tiers" sur sa fiche produit. Vos fichiers sont alors inclus lors de l'envoi par mail et déposés sur l'extranet, dans l'espace privé de votre contact.
En mode édition du devis, les noms des documents commerciaux et techniques liés à votre article, s'affichent pour vous, et ne sont pas présents sur le PDF. Vous retrouvez les mentions :
- "PJ" ou "en pièce jointe" : pour les fichiers transmis en pièces jointes
- "PDF" : pour les fichiers téléchargé au format type ".txt", inclus dans le PDF de votre devis ou facture
Ces documents sont automatiquement intégrés dans votre envoi par mail et déposés sur l'extranet de votre contact.
– Envoi d'une facture dont les articles sont attachés à une catégorie de produits ayant des fichiers joints marqués "partager avec des tiers"
Avec cette app, vous pouvez notamment associés des fichiers à partager depuis une fiche produit, mais aussi directement depuis une catégorie de produits.
Tous les fichiers téléchargés sur une catégorie et marqués "partager avec des tiers" sont alors liés aux produits de votre catégorie.
Ainsi lors de l'ajout d'un des produits de la catégorie, dans une facture ou un devis, les pièces jointes de la catégorie, marquées "partager avec des tiers" sont automatiquement intégrées dans l'envoi par email ou déposées sur l'extranet de votre contact.
– Dépôt de fichiers sur un contact invité sur l'extranet
Sur une fiche contact ou société, vos fichiers déposés et marqués "partager avec des tiers" sont automatiquement déposés sur l'espace privé de votre contact, dans l'extranet, et visibles depuis le bloc "fichiers joints".
