Vous enregistrez vos temps de SAV client sur les tickets ? Vous facturez des temps d'intervention ? Vous souhaitez refacturer tous ces temps en fin de mois ?
Avec l'app "Refacturation en masse des temps passés", facturez en une seule opération vos temps de support ou assistance clients enregistrés sur vos tickets, bons de livraison, ou bon d'intervention.
Préparez des sélections de tiers, et lancez la facturation de leurs temps en un clic.
Une fois l'app installée, vous pouvez y accéder de plusieurs façons :
- Depuis sa page d'accueil
- Depuis le lien "Nouveau Job" des sélections de documents type contacts ou sociétés
1. Facturer le temps passé en masse
Créer une sélection de sociétés à facturer
Composez votre sélection de contacts ou sociétés pour laquelle vous souhaitez lancer une facturation de temps passé
Cette sélection sera la base de données sur laquelle vous pourrez déclencher de la facturation de temps passés.
Pour cela, cliquez sur le lien " Nouveau job" présent dans le bloc de raccourcis de votre sélection, ou bien rendez-vous directement sur la page d'accueil de l'app.
Un formulaire s'affiche :
Définissez l'opération à exécuter
Complétez le formulaire pour préciser le traitement à effectuer.
Saisissez notamment :
- La source des "Temps Attachés" : choisissez un type d'objet auquel doit être attaché le temps à refacturer (Tickets, bons d'intervention, de affaires, des contrats, etc. Ne choisissez rien pour refacturer tous les temps à facturer)
- Un titre : indiquez un objet commun pour chaque facture émise via cette sélection.
- Une date début / date fin : définissez la période facturé. L'information sera affichée sur chaque facture générée dans la zone sous-titre de la facture.
- Le nom des collaborateurs : pour afficher (ou non) le nom du collaborateur lié au temps sur la facture
Réglez aussi l'opération à déclencher :
- Valider les factures : oui/non. Si OUI, cela signifie que le Facture définitive est produite. Elle est datée, numérotée, signée et n'est plus modifiable. Si non cela déclenche la création d'une facture à établir
- Envoyer les factures : oui/non. Si OUI, cela signifie que si la facture définitive est produite, alors elle sera directement adressée à votre client, en prenant sa première adresse email saisie sur votre fiche de tiers
- Produit obligatoire : oui/non. Si OUI, alors les temps n'étant pas liés à un produit ne seront pas facturés.
- Quand lancer : définissez la date d'exécussion du "Job", le maximum étant une réalisation sous 24h.
Choisissez éventuellement une personne à informer une fois que l'opération est terminée.
L'exécution du job déclenche alors, pour chaque société de la sélection, la création d'une facture à établir avec le nom de la société (lien affaire si existant) contenant :
- L'adresse de facturation renseignée sur la fiche de tiers.
- Les mentions définies par défaut pour : la banque, les CGV, les conditions de paiement, de pénalité de retard et pratiqye de l'escompte
- Les lignes de produits représentant l'événement lié à un ticket, Bon d'intervention, ou autre, pour la société sur la période. Si l'événement est liée à un produit alors la ligne d'artcile prend le nom du produit et la description, et affiche également le nom du ticket et sa date ("Ticket n°xxxxxx du jj/mm/aa à hh:mm" + par "nom collaborateur" (si Nom des collaborateurs = oui) )
- Le prix unitaire de l'article présent sur la fiche produits ou tarif négocié s'il existe (suivant réglage) du produit
- La quantité : c'est à dire le nombre d'heure de temps passé sur le ticket
- L'Unité, c'est l'unité du produit saisie sur la fiche produit.
Suivre le résultat
Des erreurs peuvent se produire lors de la validation : adresse manquante, facture sans ligne de produit, etc. Pour savoir comment la validation s'est passé, l'app crée des sélections :
- Factures créés : sélection contenant les factures validées
- Factures non validées : selection contenant les factures non validées, si vous avez demandé la validation
- Factures non envoyées : sélection des factures qui n'ont pas pu être envoyées, si vous avez demandé l'envoi (par exemple pour cause d'absence de mail)
- Temps non facturés : Temps qui n'ont pas pu être facturés par manque de produit, si vous avez demandé que le produit soit obligatoire
Rendez-vous par ailleurs sur le job pour avoir un détail précis du déroulement de l'opération avec la liste des factures validées et les raisons des non validations pour les autres.
2. Cas particulier des tickets : configurer la refacturation automatique des temps pour les tickets
L'app "Refacturation en masse des temps passés" nécessite l'app "refacturation des temps passés".
Sur cette app liée "refacturation des temps passés", vous disposez d'un réglage permettant de demander que les temps liés à un objet de type "ticket" soient automatiquement marqué "à refacturer". Ainsi tout temps passé sur un ticket sera forcément refacturé.
