Dans le cadre de leurs déplacements professionnels, les salariés de votre entreprise utilisent leur véhicule personnel et réalisent des demandes de remboursement sur la base du barème kilométrique ?
Vous cherchez une solution pour gérer ce type de frais de déplacement de vos collaborateurs et les rembourser ?
Avec l'app "Indemnités kilométriques", calculez simplement la valeur de l'indemnité en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Configurez le barème applicable pour chaque salarié. Ils n'auront ensuite plus qu'à saisir la distance parcourue dans leurs notes de frais pour obtenir le montant de l'indemnité à rembourser.
Les indemnités kilométriques désignent la valeur du remboursement effectué par une entreprise, pour des frais engagés par un salarié qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce barème est édité chaque année. Il dépend notamment de la puissance administrative (en CV) du véhicule et du types de motorisation (thermique, hybride, électrique), et de la distance parcourue. Il concerne : les voitures, motos et cyclomoteurs
L'activation de l'app "Indemnités kilométriques" ajoute de nouveaux champs sur les objets suivants du logiciel :
- Sur la fiche de registre du personnel de chaque collaborateur, pour recueillir les informations relatives au calcul de l'indemnité
- Sur les notes de frais de chaque salarié, pour la saisie des distances parcourues, lors de déplacements
1. Paramétrage de l'indemnité kilométrique d'un salarié
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Une fois l'app installée, la fiche de registre du personnel, de chaque salarié, s'enrichit de nouveaux champs.
Complétez pour chaque salarié ces informations afin qu'ils puissent ensuite saisir des notes de frais avec la barème en cours.
- Type de véhicule, à choisir parmi 3 types de vehicules : Voiture, Moto, Cyclomoteur
- Chevaux fiscaux du véhicule : pour saisir la valeur des Chevaux Fiscaux du véhicule. Ici la valeur est un entier (3, 4, 5…)
- Type de motorisation : à sélectionner entre les options : Thermique, Hybride et Electrique
- Modèle du véhicule : à saisir librement
- Marque du véhicule : à saisir librement
- Nom du propriétaire du véhicule (ce champ permet notamment de traiter le cas où il s'agit d'un véhicule loué, même ponctuellement par la salarié)
- Téléchargement de fichier "Carte grise"
- Téléchargement de fichier "Assurance du véhicule"
- Coefficient multiplicateur barème kilométrique : c'est ici que vous saisissez la valeur du barème à appliquer pour les calculs (ici le référentiel 2024 https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686)
- Valeur additionnelle barème kilométrique : Ce coefficient permettra de calculer une provision d'indemnités kilométriques mensuelles. Le montant obtenu n'est qu'indicatif et une régularisation du calcul des IK en fin de période fiscale sera nécessaire avec l'application de la formule fiscale adéquate en fonction du kilométrage annuel total parcouru.
- Kilométrage total parcourus : ce champ est en lecture seule et est donné à titre indicatif pour visualiser le total de kilomètres remboursés du salarié.
A noter qu'en en cas de contrôle par l'administration l'entreprise doit être en possession de toutes ces informations à jour.
2. Saisie de la distance parcourue sur une note de frais
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Tout collaborateur demandant un remboursement de Frais Kilométriques doit le faire via un note de frais.
L'app "Indemnités kilométriques" ajoute des automatismes de calcul du montant de l'indemnité en tenant compte du barème applicable.
Pour obtenir ce calcul, lors d'un la saisie d'une nouvelle ligne de frais sélectionnez le type Frais kilométriques
Cette sélection affiche alors des champs supplémentaires qui permettent la qualification de la distance et de l'objet du déplacement.
Complétez les champs suivants :
- Description
- Lieu de départ
- Lieu d'arrivée
- Nombre de kilomètres parcourus
- Tiers, c'est-à-dire le nom, du contact ou de la société, lié au déplacement, qu'il soit client, prospect ou fournisseur, par exemple
- Objet du déplacement : résumez ici la raison du déplacement pour justificatif.
Cliquez sur Calculer l'indemnité : le montant est calculé et est reporté dans la case TTC de la ligne de frais.
Une fois ce calcul du montant réalisé, cliquez sur Ajouter pour intégrer la ligne de frais dans la note de frais.
Le nombre des kilomètres saisis sur chaque ligne de frais vient alors s'ajouter au "kilométrage total parcourus", visible sur la fiche de registre du personnel du collaborateur concerné.
3. Calcul de l'indemnité Kilométrique
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Le calcul du montant de l'indemnité kilométrique est réalisé sur la base de la formule : nombre_de_kilomètres_parcourus x coefficient_multiplicateur
Le nombre_de_kilomètres_parcourus est désigné sur la ligne de frais saisie dans la note de frais.
Le coefficient_multiplicateur est désigné sur la fiche de registre du personnel
