Achat vs note de frais : quelle différence à l’heure de la facturation électronique ?

Avec la généralisation de la facturation électronique qui se profile en France, de nombreuses entreprises s’interrogent sur leurs processus de gestion des dépenses. Parmi les questions récurrentes figure celle de la distinction entre un achat et une note de frais. En effet, si ces deux types de dépenses impactent les finances de l’entreprise, elles obéissent toutefois à des logiques très différentes. Il est donc nécessaire de bien les comprendre, surtout dans le contexte de la réforme à venir.

Qu’est-ce qu’un achat ?

Un achat désigne une transaction commerciale réalisée directement par l’entreprise auprès d’un fournisseur. Il s’agit d’une dépense engagée au nom de la société, généralement pour acquérir des biens ou des services nécessaires à son activité.

Les caractéristiques d’un achat sont les suivantes :

La facturation directe : Le fournisseur émet une facture au nom de l’entreprise, qui en est le client direct. La facture mentionne les informations légales de la société (raison sociale, SIRET, adresse, numéro de TVA intracommunautaire).

Le paiement par l’entreprise : L’entreprise règle la dépense avec ses propres moyens de paiement, qu’il s’agisse d’un virement bancaire, d’un chèque ou d’une carte bancaire professionnelle.

L’engagement préalable : L’achat résulte généralement d’un processus d’engagement budgétaire, parfois formalisé par un bon de commande ou une validation hiérarchique.

Exemples typiques d’achats : fournitures de bureau, matériel informatique, prestations de services, abonnements logiciels, marchandises pour la revente.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais correspond au remboursement de dépenses professionnelles avancées par un salarié sur ses fonds personnels. Le collaborateur engage temporairement sa trésorerie personnelle pour le compte de l’entreprise, qui le rembourse ensuite.

Les particularités d’une note de frais sont les suivantes :

L’avance de fonds : Le salarié paie initialement avec ses propres moyens (carte bancaire personnelle, espèces), créant une créance envers son employeur.

La procédure de remboursement : Le collaborateur doit constituer un dossier comprenant les justificatifs (factures, tickets, reçus) et remplir une note de frais détaillant chaque dépense selon sa nature.

Le contrôle et la validation : La hiérarchie vérifie chaque note de frais, s’assure de sa conformité avec la politique de dépenses de l’entreprise, puis la valide.

Le remboursement : Une fois la note approuvée, l’entreprise rembourse le salarié, généralement sur son bulletin de salaire ou par virement distinct.

Exemples courants de notes de frais : repas d’affaires, déplacements professionnels (train, taxi, carburant), hébergement en mission, frais de représentation, petites fournitures.

Différences entre un achat et une note de frais : ce qu’il faut retenir

1. Le payeur initial

La règle est simple et doit être claire pour tous vos collaborateurs : dès lors qu’une dépense est effectuée avec un moyen de paiement de l’entreprise, il s’agit d’un achat et non d’une note de frais.

À l’inverse, si un collaborateur utilise sa carte bancaire personnelle ou paie en espèces avec son propre argent, il s’agit d’une avance de frais qui donnera lieu à une note de frais pour remboursement.

2. Le traitement comptable

Sur le plan comptable, l’entreprise ne traite pas ces deux types de dépenses de la même façon. Elle enregistre un achat directement en charge dès qu’elle reçoit la facture fournisseur. Pour une note de frais, elle inscrit d’abord une dette envers le salarié (compte 421 – Personnel – Rémunérations dues), qu’elle règle ensuite lors du remboursement.

3. La récupération de la TVA

Pour un achat standard, la TVA est directement récupérable si les conditions légales sont remplies et si la facture est conforme. Pour une note de frais, la récupération de la TVA est plus complexe et dépend de la nature de la dépense. Certains frais comme les repas ou l’hébergement ouvrent droit à récupération de TVA sous conditions, tandis que d’autres comme le carburant sont soumis à des règles spécifiques.

Facturation électronique et notes de frais : ce qui change vraiment

À partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique. Les TPE, PME et microentreprises seront quant à elles tenues de recevoir les factures électroniques de leurs partenaires. Un an plus tard, en septembre 2027, l’obligation s’étendra à l’émission pour toutes les entreprises. Cette réforme modifiera profondément le traitement des notes de frais.

Les principes de la réforme

La réforme instaurera deux obligations distinctes :

Le e-invoicing : Toutes les factures entre assujettis établis en France (transactions B2B) devront être émises, transmises et reçues sous format électronique via des Plateformes Agréées (anciennement appelées PDP).

Le e-reporting : Les entreprises devront transmettre à l’administration fiscale les données de leurs transactions avec des non-assujettis (particuliers, opérations B2C) et des clients étrangers.

Cette distinction est importante pour comprendre le traitement des notes de frais avec la facturation électronique.

Les différents cas de figure pour les notes de frais

La réforme créera plusieurs situations différentes selon que la facture sera établie au nom de l’entreprise ou au nom du salarié, et selon le moyen de paiement utilisé. Ces situations reposent sur l’analyse de la Revue Fiduciaire de la version 2.4 des spécifications externes, en attendant la publication des normes définitives par l’AFNOR.

Cas n°1 : Facture au nom de l’entreprise, payée par l’entreprise (carte professionnelle)

Il ne s’agit pas d’une note de frais mais d’un achat direct.

C’est le cas de figure le plus simple à gérer. Le circuit est simple : le fournisseur émettra une facture électronique (e-invoicing) au nom de votre entreprise, qui sera transmise via les Plateformes Agréées. La facture arrivera automatiquement dans votre système comptable pour traitement.

Traitement :

• Facture reçue via votre Plateforme Agréée
• Comptabilisation comme un achat classique
• TVA récupérable selon les règles habituelles
• Aucune note de frais à traiter

Cas n°2 : Facture au nom de l’entreprise, payée par le salarié

C’est techniquement une note de frais, mais avec obligations de facturation électronique.

Il s’agit du cas le plus complexe introduit par la réforme. Le salarié paie avec ses moyens personnels, mais demande au fournisseur une facture au nom de l’entreprise. Fiscalement, c’est une transaction B2B qui entrera dans le champ du e-invoicing.

Traitement :

• Le fournisseur établira une facture électronique au nom de votre entreprise (obligation de e-invoicing)
• Cette facture sera transmise via les Plateformes Agréées à votre entreprise
• Le salarié sera mentionné sur la facture comme “tiers payeur” dans un champ dédié.
• La facture arrivera dans votre système comptable avant même que le salarié ne déclare sa note de frais
• Le salarié devra conserver une copie de la facture pour la joindre à sa note de frais
• Vous devrez rapprocher la facture reçue via la plateforme et la note de frais déclarée par le salarié
• La TVA sera récupérable selon les règles habituelles

Cas n°3 : Facture au nom du salarié, payée par le salarié

Enfin, c’est une note de frais classique, avec e-reporting uniquement.

Le salarié paie avec ses moyens personnels et demande (ou reçoit) une facture ou un ticket à son nom personnel. Du point de vue du fournisseur, c’est une transaction avec un non-assujetti (B2C).

Traitement :

• Le fournisseur n’émettra pas de facture électronique B2B
• Il effectuera un e-reporting des données de transaction globales (déclaration à l’administration fiscale)
• Le salarié déclarera sa note de frais avec son justificatif
• Vous rembourserez le salarié selon votre processus habituel

Les cas particuliers à connaître

Les notes de restaurant

Les notes de restaurant bénéficient d’un traitement spécifique avec une tolérance administrative.

Pour les notes inférieures à 150 € HT :

Le restaurateur peut remettre une note simplifiée (sans identification du client) à condition qu’elle comporte le taux et le montant de TVA ainsi qu’un numéro séquentiel. Ces notes donneront lieu à du e-reporting uniquement. Pour finir, le client devra enregistrer manuellement cet achat dans sa comptabilité.

Pour les notes supérieures ou égales à 150 € HT :

Le restaurateur doit émettre une facture électronique complète (e-invoicing) si le client est une entreprise.

Les tickets de péage et de parking

Les automates de péage et de parking délivrent des tickets qui bénéficient d’une tolérance similaire aux restaurants. En effet, l’administration considère ces tickets comme des documents valant facture s’ils comportent le taux et le montant de TVA. Dans ce cas, le prestataire effectuera un e-reporting des transactions globales, et tandis que le client devra enregistrer manuellement son achat

Exception importante : Cette tolérance concerne uniquement les tickets d’automate. La réforme soumettra les abonnements de télépéage et les cartes accréditives à l’obligation de facturation électronique (e-invoicing).

Comment adapter la gestion des achats et notes de frais à la facturation électronique

1. Privilégier les achats directs

Équipez vos collaborateurs de cartes de paiement professionnelles comme Qonto pour les dépenses récurrentes. Cela simplifie drastiquement la gestion, élimine les risques de double comptabilisation, garantit la récupération de TVA et améliore la trésorerie de vos salariés.

2. Adapter votre politique de dépenses

• Définissez clairement quand utiliser une carte d’entreprise vs une avance personnelle
• Expliquez aux collaborateurs l’importance de demander des factures au nom de l’entreprise pour récupérer la TVA
• Fixez des délais stricts de déclaration des notes de frais (exemple : 15 jours maximum)
• Indiquez les seuils et tolérances (150 € HT pour restaurants, tickets de péage autorisés)

3. Former vos équipes

Les collaborateurs doivent comprendre la différence entre achat et note de frais, l’importance du nom sur la facture, et se faire identifier sur les factures au nom de l’entreprise qu’ils paient personnellement.

Les équipes comptables doivent maîtriser le processus de réconciliation entre factures électroniques reçues et notes de frais déclarées, ainsi que les ajustements manuels de TVA pour les cas particuliers.

4. Faire évoluer vos outils

Votre solution de gestion doit pouvoir gérer simultanément :

• La réception des factures électroniques via votre Plateforme Agréée
• Le traitement des notes de frais classiques
• Le rapprochement entre les deux flux pour éviter les doublons
• L’identification des factures “en attente” (reçues mais sans note de frais correspondante)

Distinguer achat et note de frais : un enjeu clé avec la facturation électronique

La facturation électronique transforme en profondeur la gestion des dépenses professionnelles. Savoir faire la différence entre un achat et une note de frais devient essentiel pour éviter les doublons comptables, assurer la récupération correcte de la TVA et rester conforme aux nouvelles obligations fiscales.

En résumé, en clarifiant les règles internes, en formant vos équipes et en équipant votre entreprise d’un outil adapté, vous sécurisez vos processus tout en simplifiant la gestion quotidienne de vos dépenses.

Incwo vous accompagne dans cette transformation avec une solution complète qui gère les achats, les notes de frais et la facturation électronique. Contactez-nous pour découvrir comment simplifier la gestion de vos dépenses professionnelles à l’ère de la facturation électronique.