Factur-X : tout savoir sur ce format de facturation électronique

Bientôt fini les factures envoyées en pièce jointe par e-mail, place à la facturation électronique ! Mais comment garantir une transition fluide sans bouleverser vos habitudes ? C’est là que Factur-X entre en scène. Ce format de facture électronique hybride se situe à mi-chemin entre la facture classique et un document entièrement structuré. Autrement dit, il coche toutes les cases : lisible par l’homme, exploitable par les logiciels comptables et conforme aux nouvelles obligations. Un véritable pont entre l’ancien et le nouveau monde de la facturation.

Qu’est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un format de facture électronique mixte. Il combine à la fois un fichier PDF lisible et un fichier XML structuré intégré. Concrètement, cela signifie que chaque facture au format Factur-X peut être :

• Lue facilement par un utilisateur comme une facture classique.
• Exploitée par les logiciels comptables grâce aux données structurées encapsulées dans le fichier XML.
• Transmise et stockée de manière entièrement dématérialisée.

Pourquoi Factur-X a-t-il été conçu ?

Le passage à la facturation électronique ne relève pas d’une simple modernisation des pratiques. En réalité, il s’agit d’une obligation européenne instaurée par la directive 2014/55/UE. Elle vise à uniformiser les échanges commerciaux et à lutter contre la fraude fiscale. Factur-X s’inscrit dans cette dynamique en offrant un format standardisé, conforme aux exigences de la Norme Sémantique Européenne EN 16931.

Derrière cette norme, un double enjeu :

• Faciliter les échanges internationaux en garantissant l’interopérabilité entre les systèmes de facturation des différents pays de l’Union Européenne.
• Permettre un traitement automatisé des factures pour réduire les coûts administratifs et éviter les erreurs humaines liées à la saisie manuelle.

Qui est à l’origine de Factur-X ?

Factur-X est le fruit d’une initiative franco-allemande visant à harmoniser la facturation électronique en Europe. Concrètement, en 2015, le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) en France et le Forum des Factures Électroniques d’Allemagne (FeRD) ont collaboré pour élaborer un standard commun. L’objectif était d’éviter la coexistence de multiples normes nationales et de faciliter les échanges entre entreprises.

De cette coopération est né un format unique, connu sous le nom de ZUGFeRD en Allemagne et Factur-X en France. Conçu pour s’adapter aux besoins des entreprises de toutes tailles, il simplifie la transmission des factures. Il assure également une compatibilité entre les systèmes de gestion, aussi bien au niveau national qu’international. Techniquement identiques et totalement interopérables, Factur-X et ZUGFeRD offrent aux entreprises un standard unifié. Cette harmonisation facilite les échanges et assure une transition numérique cohérente à l’échelle européenne.

PDF et XML, un duo gagnant pour la facturation électronique

La facturation électronique impose l’utilisation de formats standardisés. Pourtant, un fichier XML seul est difficile à lire pour un humain, ce qui complique la consultation et la vérification des factures.

Factur-X répond à ce défi grâce à une structure bicomposante en combinant un PDF visuel et un fichier XML structuré. Cette architecture offre le meilleur des deux mondes. D’un côté, elle garantit une lisibilité immédiate pour les collaborateurs. De l’autre, elle assure une capacité d’automatisation maximale pour les systèmes informatiques.

Un fichier PDF facilement lisible

Le PDF/A-3 constitue la partie visuelle et lisible de la facture. Il permet aux entreprises et aux clients de consulter facilement les informations sans logiciel spécifique. Conforme à la norme ISO 19005-3, il garantit un archivage sécurisé et à long terme des factures électroniques. Ce format peut également inclure des pièces justificatives, comme les bons de commande et les bons de livraison. Cela facilite la gestion documentaire et améliore la traçabilité des transactions.

Un fichier XML pour un traitement automatisé

Le fichier XML encapsule toutes les données de facturation sous une forme structurée et normalisée. Ce format est directement exploitable par les logiciels de comptabilité et les systèmes de gestion. Il facilite ainsi l’automatisation des processus de validation, de rapprochement et d’archivage. Selon les besoins, le fichier XML peut être plus ou moins détaillé, en fonction du profil Factur-X choisi (Minimum, Basic, EN 16931…). Toutefois, dans le cadre de la facturation électronique obligatoire, il devra respecter au minimum le profil EN 16931 pour être conforme aux exigences de l’administration fiscale.

Factur-X, un format clé de la facturation électronique obligatoire en 2026

Factur-X fait partie des trois formats retenus pour la facturation électronique obligatoire en France à partir de 2026. À cette date, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans un format structuré. L’émission, quant à elle, deviendra obligatoire progressivement. Les grandes entreprises et ETI seront concernées dès 2026, suivies des PME, TPE et micro-entreprises en 2027.

Pour garantir des échanges conformes aux exigences de l’administration fiscale, trois formats ont été retenus :

• Factur-X (hybride : PDF + XML)
• UBL (format entièrement XML)
• CII (Cross Industry Invoice, également basé sur XML)

Ces formats sont conformes à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Ils permettent donc d’assurer une transmission des factures fluide et sécurisée. Factur-X se distingue toutefois par sa double structure. Il facilite la transition vers la facturation électronique en alliant lisibilité humaine et intégration automatisée des données.

L’adoption de l’un de ces trois formats sera obligatoire pour toutes les entreprises. Cette réforme vise à simplifier la gestion des factures, réduire les erreurs comptables et renforcer la lutte contre la fraude à la TVA.

Comment générer une facture au format Factur-X ?

Pour créer une Factur-X, il faut passer par un logiciel de facturation compatible. Concrètement, le processus repose sur trois étapes clés. D’abord, le logiciel établit une facture au format PDF classique, contenant toutes les informations essentielles (émetteur, client, détail des produits ou services, TVA, montant total…). En parallèle, il génère un fichier XML structuré, qui reprend ces mêmes informations dans un format exploitable par les logiciels comptables et les plateformes de dématérialisation.

Ensuite, une fois ces deux éléments créés, ils sont fusionnés pour ne former qu’un seul fichier au format Factur-X. Résultat : une facture qui reste lisible tout en étant prête pour un traitement automatisé.

Reste enfin l’étape de l’envoi. Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, plus question d’envoyer directement la facture par mail : elle devra transiter par une Plateforme Agrée de facturation électronique (PA), qui se chargera de la transmission au client.

Factur-X : le format choisi par incwo pour votre facturation électronique

Pour faciliter votre transition vers la facturation électronique, incwo propose une solution intégrée et conforme aux exigences légales. En adoptant le format Factur-X, incwo assure une compatibilité totale avec les Plateformes Agrée (PA).

L’utilisation de Factur-X avec incwo présente plusieurs avantages :

• Simplicité : Continuez à facturer comme vous en avez l’habitude. incwo se charge automatiquement de la conversion et de la transmission de vos factures au format électronique requis.
• Conformité : Vos factures sont générées dans le respect de la norme européenne EN 16931. Elles bénéficient ainsi d’une validité et d’une acceptation assurées par toutes les plateformes et administrations concernées.
• Automatisation : incwo gèrera l’ensemble du processus, de la création de la facture à son envoi via une PA partenaire connectée.
• Gain de temps : En éliminant les tâches administratives redondantes et en automatisant le traitement des factures, vous gagnez en efficacité. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Pour en savoir plus et découvrir comment incwo peut accompagner votre entreprise vers la facturation électronique, consultez notre page dédiée : incwo et la facturation électronique.