Inventaire des stocks de fin d’année : un passage obligé pour votre entreprise !

Le rush de Noël n’est pas encore terminé, mais on a décidé de vous parler… d’inventaire !
Oui, on sait, entre les commandes qui affluent et les rayons qui se vident, l’idée de compter vos stocks n’est sûrement pas en haut de votre liste de priorités. Pourtant, avec la fin de l’exercice 2024 qui approche, c’est le moment idéal pour bien préparer cette étape incontournable. Planifiez, organisez, et vous verrez : un inventaire bien anticipé, c’est moins de stress, des bilans au carré et une nouvelle année qui démarre sur de bonnes bases. Alors, prêt à transformer cette corvée en atout stratégique ?

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

L’inventaire est une étape incontournable pour toute entreprise gérant des produits physiques. Il consiste à recenser et comptabiliser les articles disponibles dans un entrepôt, un magasin, une réserve ou tout autre espace de stockage. Ce processus méthodique vise à obtenir une vue d’ensemble claire et précise des stocks à un moment donné.

Qu’il soit réalisé de manière ponctuelle ou continue, l’inventaire est essentiel pour suivre l’évolution des stocks et garantir leur adéquation avec les besoins de l’entreprise. Il peut être effectué à différentes échelles : produit par produit, par catégories ou encore par localisation, selon la taille et les objectifs de l’entreprise.

Pourquoi l’inventaire est-il indispensable ?

Un exercice administratif obligatoire

Réaliser un inventaire est une étape obligatoire pour toutes les entreprises commerciales, comme l’exige l’article L.123-12 du Code du commerce. Ce comptage précis des stocks est donc indispensable pour respecter les exigences comptables et fiscales. En outre, il permet de valoriser correctement les biens de l’entreprise et de produire des bilans financiers fiables. Ces documents sont essentiels pour les déclarations fiscales ou les audits.

En plus de répondre aux obligations légales, l’inventaire aide à éviter des erreurs qui peuvent coûter cher. Il renforce aussi la confiance des partenaires financiers en montrant une gestion claire et organisée. Un effort nécessaire qui garantit une entreprise bien pilotée.

Un outil de gestion stratégique

Au-delà de son rôle administratif, l’inventaire contribue directement à la performance de l’entreprise. Il permet :

• De maintenir un équilibre entre l’offre et la demande : Assurer une disponibilité constante des produits pour répondre aux besoins des clients, tout en évitant les surstocks coûteux.
• D’appuyer des décisions éclairées : Grâce à des données fiables, les responsables peuvent optimiser les commandes, ajuster les prix ou améliorer la rotation des produits en fonction des performances réelles.

Un levier pour la maîtrise des écarts et des pertes

L’inventaire permet également d’identifier rapidement les écarts entre les stocks théoriques et réels, dus à des erreurs de saisie, des vols ou des produits défectueux. En corrigeant ces anomalies, l’entreprise renforce ses contrôles internes et limite les pertes financières.

Différentes méthodes d’inventaire pour votre entreprise

Pas besoin de tout compter d’un coup ou de vous arracher les cheveux sur vos stocks. En effet, il existe plusieurs façons de faire un inventaire, chacune avec ses avantages et ses petits inconvénients. À vous de choisir celle qui correspond le mieux à votre situation !

L’inventaire périodique : la méthode classique

C’est l’approche la plus répandue. Une ou deux fois par an, on bloque tout pour compter chaque produit. Pratique pour se mettre à jour en fin d’année ou après une période commerciale intense.

• Le + : Une vision claire et complète des stocks à un moment donné.
• Le – : Ça demande du temps, des bras, et parfois une pause dans les activités.

L’inventaire permanent : toujours à jour

Ici, pas besoin d’attendre. Grâce à des outils numériques, chaque entrée ou sortie de stock est enregistrée en temps réel. Vous savez toujours où vous en êtes.

• Le + : Des données fraîches, prêtes à l’emploi à tout moment.
• Le – : Les stocks enregistrés peuvent différer de la réalité en raison de dommages, vols ou erreurs. Des contrôles physiques réguliers restent conseillés.

L’inventaire tournant : petit à petit, on y arrive

Plutôt que de tout vérifier d’un coup, vous ciblez une partie des stocks à intervalles réguliers. Une semaine, les produits d’une catégorie, la suivante, ceux d’un autre rayon.

• Le + : Pas besoin de tout bloquer, et moins de stress à gérer d’un coup.
• Le – : Si vous ne planifiez pas bien, certains produits risquent de passer à la trappe.

Quelle méthode choisir ?

Tout dépend de vos besoins et de vos ressources. Par exemple, si vous êtes une petite structure, un inventaire périodique peut suffire. En revanche, pour les entreprises avec un gros volume, le permanent ou le tournant allège la charge. L’essentiel, c’est de trouver la méthode qui vous simplifie la vie tout en gardant vos stocks sous contrôle !

Comment réussir un inventaire périodique

L’inventaire périodique, souvent réalisé en fin d’exercice, demande une bonne préparation pour être efficace. Voici les étapes clés pour garantir des résultats fiables et éviter les mauvaises surprises.

Planifiez à l’avance votre inventaire

Le succès de l’inventaire repose sur une planification rigoureuse. D’abord, identifiez une période calme, loin des pics d’activité, pour limiter les interruptions. Ensuite, définissez les rôles de chaque membre de l’équipe et partagez clairement les objectifs. Une bonne organisation en amont évite le stress et les imprévus le jour J.

Organisez les espaces de stockage

Un entrepôt ou un espace de stockage bien organisé facilite le comptage. Pour commencer, classez les produits par catégories ou emplacements et étiquetez-les clairement. Repérez les anomalies : mettez de côté les articles endommagés, périmés ou obsolètes. Cette étape garantit un comptage fluide et des résultats précis.

Utilisez les bons outils

Pour gagner en efficacité, équipez-vous d’outils adaptés comme des scanners, des fiches de comptage ou des logiciels spécialisés. Ces outils accélèrent le processus tout en limitant les erreurs. Adaptez vos outils à la taille et aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Documentez chaque étape

L’inventaire n’est pas qu’un simple comptage : il doit être traçable. Conservez des fiches de comptage, listez les anomalies détectées et notez les ajustements apportés. Ces documents sont indispensables pour les audits, déclarations fiscales et suivis ultérieurs.

Mise à jour des stocks après inventaire avec incwo

Après avoir compté vos produits, la prochaine étape est de mettre à jour vos stocks. Avec incwo, vous disposez d’outils pensés pour intégrer facilement vos données, qu’il s’agisse d’ajustements ponctuels ou d’inventaires plus complexes.

Besoin de mettre à jour le stock d’un produit précis ? La fiche produit vous permet d’ajuster rapidement les quantités directement dans l’application. C’est simple, rapide, et adapté aux ajustements ponctuels.

Et pour les inventaires plus conséquents ? Pas de souci. Grâce à l’import en masse, vous pouvez intégrer vos données d’inventaire depuis un fichier. En quelques étapes, vos stocks sont mis à jour de manière précise, même pour des volumes importants.

Pour les détails pratiques, consultez notre notre article dédié dans le centre d’aide Comment intégrer l’inventaire des produits ? qui vous guidera étape par étape.

L’inventaire bien plus qu’un simple exercice de comptage

Bien préparé et réalisé au bon moment, l’inventaire joue un rôle central dans la gestion de vos stocks et la prise de décisions stratégiques. C’est une étape clé pour fiabiliser vos données, identifier les écarts et préparer vos décisions futures. Que ce soit en fin d’année ou tout au long de l’exercice, adoptez la méthode qui correspond à vos contraintes. Une chose est sûre : un inventaire bien mené, c’est un coup d’avance pour mieux piloter votre activité.