Est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire pour une entreprise ?

Chaque entreprise a sa propre manière de gérer ses factures. Alors que certaines entreprises restent encore fidèles au tableur Excel et autres formats Word, d’autres ont opté depuis longtemps pour des logiciels spécialisés. Mais des questions se posent suite aux changements qu’imposent les réformes sur la facturation électronique. Est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ? Pourquoi l’utilisation d’un logiciel est-il recommandé ? Quels sont les bénéfices ?

Dans cet article, nous expliquons les raisons pour lesquelles l’utilisation d’un logiciel de facturation est vivement recommandée. Vous découvrirez aussi comment un logiciel de facturation améliore la gestion financière de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est une solution informatique conçue pour gérer et suivre des ventes. En standard, un logiciel de facturation simple vise à produire des factures pour des clients. Les factures émises s’adressent principalement à des clients professionnels. Cependant, vous pouvez également les réaliser pour des particuliers, dans le cadre de factures avec une garantie produit, ou bien pour des travaux bénéficiant d’une assurance décennale.

La notion de logiciel de facturation regroupe, de manière générale, des fonctions pour permettre la création des factures, leur impression et/ou leur transmission par mail aux clients. Mais aussi le suivi des paiements.

S’équiper d’un tel logiciel va souvent bien au-delà d’une simple option de facturation. Ce type de logiciel ne se contente pas de produire des factures, il s’intègre souvent dans un ensemble d’outils complets pour optimiser la gestion commerciale. Notamment, en permettant de gérer des comptes clients, un catalogue produit ou encore d’autres documents commerciaux comme les devis ou bons de livraison. Il existe ensuite des solutions encore bien plus complètes. En plus du CRM et de l’administration des ventes, certaines solutions intègrent la gestion des ventes et des achats, mais aussi des ressources humaines, ou encore la comptabilité. On parle alors des ERP.

Logiciel de facturation, une obligation pour une entreprise ?

Les entreprises en France doivent obligatoirement facturer leurs ventes de biens ou services, qu’elles s’adressent à des professionnels ou à des particuliers. En effet, Le 1 du I de l’article 289 du code général des impôts (CGI) précise que : « tout assujetti doit s’assurer qu’une facture est émise par lui-même ou, en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers pour les opérations de ventes de biens marchands comme de prestation de services ». La preuve de vente, via une facture, est donc rendue obligatoire par la loi.

Toutefois, un logiciel de facturation n’est pas imposé, à ce jour aux entreprises. La manière de produire et de transmettre ses factures à ses clients est donc libre. Exception faite, aux commerçants qui émettent des tickets : depuis 2018, un logiciel ou système de caisse est obligatoire. C’est-à-dire un logiciel certifié NF525 répondant aux critères d’inaltérabilité, de sécurité, de contrôle et d’archivage des données de ventes.

Si disposer d’un logiciel de facturation n’est donc pas encore obligatoire, il est toutefois indispensable et va le devenir encore plus ! À l’heure de la facturation électronique, le format papier et les tableurs Excel n’ont clairement plus le vent en poupe. Pour 10 factures par an, cela aura encore du sens, mais au-delà, il conviendra de s’équiper. Les raisons sont multiples : praticité, archivage ou encore conformité des données, mais aussi dépôt et traitement de flux de données avec les futures plateformes. Autant de bonnes raisons pour vouloir faciliter sa gestion des informations de facturation.

Logiciel de gestion d’entreprise : Pénalités en cas de non-conformité

Si le fait de disposer d’un logiciel de facturation pour les assujettis à la TVA n’est pas obligatoire, il n’en demeure pas moins que toute facture émise par l’entreprise doit répondre à des règles. L’absence de certaines mentions légales sur les factures expose à des sanctions. Il existe en effet, une amende pour mention manquante.

Comme le rappelle le ministère de l’Économie des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique, cette amende fiscale est de 15 € par mention manquante ou inexacte. À cela, une sanction administrative allant de 375 000 € pour une personne morale et 75 000 € pour une personne physique, peut s’ajouter, si les règles de facturation ne sont pas respectées. Cette amende peut être doublée en cas de réitération.

Rappel :
Nous rappelons que pour les commerçants, dont l’utilisation d’un logiciel de caisse est obligatoire, les sanctions peuvent s’élever jusqu’à 7 500€ par logiciel non-conforme selon l’article 1770 duodecies du Code Général des Impôts. Vous avez 60 jours pour vous mettre en conformité dès la notification de l’amende. Ces pénalités visent à augmenter la transparence des opérations financières et à combattre la fraude fiscale.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de facturation ?

Adopter un logiciel de facturation vous offre de nombreux avantages et libère votre esprit des contraintes de gestion. Lesquelles ?

Gagner du temps de gestion au quotidien

Avec un logiciel de facturation, vos données produits et clients se regroupent en un point unique. Cette caractéristique du logiciel simplifie la génération des factures. La centralisation de l’information rend plus efficaces le traitement et suivi des factures, tout en étant, source d’accélération de la facturation. En effet, l’automatisation et l’intelligence apportées par l’outil pour concevoir des factures, permettent de gagner du temps. Par exemple, on ajoute un client existant en base de données, on appelle des produits du catalogue. Ainsi, la facture est créée avec très peu de saisie. Le PDF s’imprime alors avec les mentions obligatoires, dont vous n’avez plus à vous soucier.

Et si vous utilisez au logiciel offrant des fonctions étendues, les gains de temps se multiplient. Notamment grâce à la transformation des devis en facture en un clic, ou encore l’envoi par mail des factures.

Garantir la fiabilité des données de facturation

La création des factures est encadrée par des règles de conformité, imposant des mentions légales obligatoires. La liste de ces mentions est longue comme le précise l‘Article 242 nonies A du code de commerce. Le logiciel de facturation automatise leur application. Une sécurité pour l’entreprise, qui n’a plus à se préoccuper de la conformité des documents qu’elle émet. Cela concerne à la fois le contenu de la facture, les renseignements clients ou produits, mais aussi la numérotation de celles-ci. Un sujet qui peut s’avérer complexe sans un outil qui traite automatiquement la numérotation chronologique des pièces.

Mais plus encore que la garantie de la conformité des documents, opter pour un logiciel de facturation réduit drastiquement les erreurs humaines dans le traitement des données. Erreur de calcul si on réalise des factures sur papier, oubli de la TVA appliquée, absence d’informations produit obligatoires…Autant de risques évités avec un logiciel de facturation !

Renforcer la productivité de l’entreprise

Un logiciel de facturation a bien plus d’utilité que d’émettre instantanément des factures. La gestion des paiements et des impayés est tout aussi importante pour que votre entreprise se porte bien. Une solution de facturation aide à suivre les impayées. Elle propose souvent un système automatisé de relances clients. Ce dispositif vous assure la mise en pratique d’une procédure de recouvrement de créance, pour vous assurer d’être payé.

Plus encore, le couplage de la facturation avec un CRM et des outils de type affaires, devis, bon de livraison ou bon de fournisseurs vous permet de suivre chaque étape de vos ventes. Du projet client jusqu’à la facturation, c’est la productivité générale de l’entreprise qui est optimisée.

Analyser les ventes et piloter son activité

Enfin, un logiciel de facturation est un véritable outil de pilotage en temps réel. Il offre une vue générale de l’activité et de son évolution dans le temps. La croissance comme les creux d’activité se lisent dans les tableaux de bord et les divers indicateurs fournis par le logiciel. Ils permettent ainsi à l’entreprise d’avoir un état des lieux de ses performances afin de réagir à temps.

Ainsi, des indicateurs sont souvent proposés par défaut dans les solutions de facturation. On retrouve généralement l’analyse des ventes d’un point de vue du chiffre d’affaires facturé par mois, par an, par commerciaux… Avoir un œil constant sur son chiffre d’affaires facilite la prise de décision. Cela rend votre gestion plus agile et proactive !

La révolution de la facturation électronique

La facturation électronique n’est pas nouvelle pour toutes les entreprises. En effet, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises facturant aux secteurs publics sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par le biais du portail Chorus Pro.

Une démarche qui s’étendra à partir de 2026 à toutes les entreprises assujetties à la TVA. En effet, à partir de cette date, les entreprises devront émettre et recevoir des factures aux formats électroniques.

La facturation électronique impacte toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. La loi de finances pour 2024 à très récemment publier un nouveau calendrier dans le cadre de cette réforme. Elle s’appliquera dès septembre 2026 aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire. Dès septembre 2027, cette réforme concernera également les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises.

Les objectifs de cette réforme la facturation électronique sont multiples  :

• Lutter contre la fraude à la TVA : La combinaison de l’e-invoicing et du e-reporting permettra à l’administration de repérer tous les flux commerciaux des entités soumises à la TVA.
• Faciliter les déclarations de TVA : Une des finalités est de proposer le pré-remplissage des formulaires de TVA pour réduire le temps passé sur l’administratif suite à l’automatisation.
• Avoir une tendance économique : La récupération de la totalité des données de facturation des entreprises établies en France permettra d’avoir une vision plus éclairée de la situation économique française en temps réel. Et donc de proposer de meilleures offres d’accompagnement et d’aides en fonction des secteurs en difficulté.

Ce passage à la facturation électronique implique une digitalisation des flux des données de facturation, rendant les logiciels de facturation indispensables. Ils vont permettre de consolider, stocker les données de facturation et d’automatiser leurs dépôts. Que cela soit sur le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les logiciels de facturation seront des socles essentiels, établissant un lien direct avec le portail PPF ou le PDP. Le logiciel de facturation sera donc le compagnon fidèle de l’entreprise pour une facturation électronique fluide et efficace.

La solution de facturation incwo

L’automatisation et la simplification des tâches de gestion sont au cœur de la mission d’incwo depuis sa création en 2007. Tout comme garantir de conformité de ces outils et répondre aux exigences réglementaires du marché. 

Ainsi dès 2017, incwo s’est engagé dans les certifications NF 525 et 203 de son logiciel. Cette certification valide la procédure de création des documents commerciaux et leurs contenus. Elle assure la traçabilité des informations de facturation, et répond aux exigences en matière d’inaltérabilité, de sécurité, de contrôle et d’archivage des données. Plus récemment, pour faciliter la facturation de ses clients qui facturent aux services publics, c’est tout naturellement, que dès 2020, la connexion avec Chorus Pro est mise en place. 

Dans sa vocation de simplifier la vie administrative des entreprises, incwo s’engage et se prépare pour la facturation électronique ! Aujourd’hui, plus qu’un logiciel de facturation, il propose des fonctionnalités avancées pour une gestion complète de l’activité. Entre devis, factures et paiements, on y retrouve toutes les fonctions pour bien facturer. Demain, c’est donc au portail public de facturation (PPF) qu’incwo se prépare à transmettre les données de facturation structurées !

Adoptez la modernité avec un logiciel de facturation

Avoir un logiciel pour générer et suivre ses factures n’est pas une obligation. Utiliser ce type de solution reste facultatif. Toutefois, l’essor de la facturation électronique rend l’utilisation d’un logiciel fortement recommandée. Non seulement ces outils automatisent et simplifient les processus, mais ils garantissent aussi la conformité aux normes fiscales. Alors, pourquoi ne pas embrasser la modernité et profiter des nombreux avantages que ces solutions comme incwo peuvent apporter à votre gestion financière ?