L’auto-facturation : comment ça marche ?

Et si vous preniez le contrôle de vos factures fournisseurs ? Ah bon ? Oui, c’est possible ! Loin de la méthode classique, l’auto-facturation permet, en tant que client, d’émettre directement des factures au nom de ses fournisseurs. Parfois imposé dans certains secteurs d’activité, ce mode de facturation alternatif est encadré par des règles contractuelles et fiscales. Alors, prêts à révolutionner votre approche de la facturation et à découvrir un dispositif à la fois audacieux et efficace ? Ou bien à la recherche d’un outil pour gérer cette pratique dans votre entreprise ? Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne l’auto-facturation, les conditions à respecter, ainsi que les bonnes pratiques pour le mettre en place, notamment avec le logiciel incwo.

Qu’est-ce que l’auto-facturation ?

Auto-facturer c’est, pour une société cliente, émettre la facture à la place au nom et pour le compte de son fournisseur.

Alors que la voie classique de facturation veut que ce soit le fournisseur qui réalise et transmette une facture à son client, l’auto-facturation c’est l’inverse.

Ce dispositif est totalement légale et s’inscrit dans le cadre du I de l’article 289 du Code Général des Impôts concernant la facturation. Cet article défini que : « Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers » Ainsi l’entreprise « fournisseur » peut faire émettre ses factures par un client. Dans ce cadre on parle alors de l’édition d’auto-factures.

L’auto-facturation un dispositif encadré par un mandat !

Pour qu’un client dispose de l’autorisation à émettre une facture au nom et pour le compte d’un fournisseur, un accord est nécessaire. Cet accord d’auto-facturation se conclut obligatoirement entre deux entités juridiques, c’est-à-dire deux sociétés, assujetties à la TVA.

Comme le précise l’article BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30 les factures peuvent être matériellement émises par le client, lorsque l’assujetti donne mandat à cet effet. Dans ce cas parle alors de Mandat de facturation, où le « Mandant » est le fournisseur qui donne pouvoir de facturer à un « Mandataire », son client.

Ce mandat d’auto-facturation doit faire l’objet d’un écrit qui précise les conditions d’exécution de l’accord et les modalités de facturation. Les parties doivent notamment déterminer :

• La durée, les modalités de renouvellement, les conditions de résiliation du mandat
• Le champ d’application et modalités d’acceptation et de transmission des factures
• Les factures concernées par le mandat
• Le traitement de la TVA à appliquer
• Les informations de facturation du fournisseur et mentions légales à indiquer
• La conservation des données de facturation

Au-delà d’assurer la conformité du processus de facturation, le mandat vise aussi à anticiper les litiges et définir les responsabilités.

Les obligations de l’auto-facture

Donner mandat de facturation à un client ne soustrait aucune des parties aux obligations légales et fiscales liées à la facturation. En effet, à cette acceptation de mandat, s’impose les mêmes règles de facturation qu’une facture classique.

Ainsi, tout mandat d’établissement des factures à la place de votre fournisseur, doit respecter les obligations légales des factures. Ainsi, qu’il s’agisse des mentions légales obligatoires du tiers émetteurs (le fournisseur – mandant) et du tiers client (vous-mandataire), ou des données de facturation, on doit retrouver sur toutes les factures :

• L’identité de l’émetteur : dénomination sociale, adresse du siège social, numéro de SIREN ou SIRET la forme juridique, le capital social, la ville du greffe d’immatriculation ou le numéro au répertoire des métiers, le code APE et le numéro de TVA intra-communautaire
• L’identité du client : dénomination sociale, adresse de livraison et adresse de facturation si différente, Le SIREN et le numéro de TVA intra-communautaire

En termes de contenu, la facture doit aussi comprendre :

• La désignation du type de pièce : « auto-facture »
• Le numéro unique de la facture, s’inscrivant dans une séquence chronologique et contenue
• La désignation des produits et quantités de produits facturés
• Les prix unitaires des articles HT
• Le taux de TVA appliquée pour chaque type d’article
• La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• La répartition de la TVA total par taux
• Les éventuelles remises et réductions de prix
• La pratique de l’escompte, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire
• Les modalités et délais de paiement

Cette liste de mentions n’est pas exhaustive et selon l’activité des éléments supplémentaires peuvent s’ajouter.

Les bonnes pratiques de l’auto-facture

Au delà de respecter le format des factures classiques, pour une bonne gestion de l’auto-facturation quelques principes s’imposent.

• Précisez la mention : facture établie par X au nom et pour le compte de Y. Il est recommandé que ce type de facture témoigne de la qualité de l’exécutant de la facture. Cette formulation permet de distinguer le mandataire et le mandant.
• Optez pour une numérotation identifiant le fournisseur. Si la chaine d’index des factures doit être chronologique en termes de datation et numérotation, il est possible d’intégrer une variable d’identification du fournisseur. Ce dispositif permet de clarifier et retrouver facilement les auto-factures émises lorsque cette pratique est généralisée à plusieurs fournisseurs.
• Séparez votre facturation client des auto-factures émises. La principale raison est la transparence en matière de fiscalité et en cas de contrôle. Cela permet de bien distinguer vos factures de vente, qui constitue votre chiffre d’affaires et vos obligations de déclaration de TVA, des factures émises pour le compte d’un fournisseur.

La gestion de TVA dans le cadre de l’auto-facturation

Dans le cadre de l’auto-facturation, le porteur de la TVA est le mandant, c’est-à-dire le fournisseur.

Cela implique que les Taux de TVA appliquées sur les articles des factures émises par le mandataire, i.e. le client, soient ceux prévus par le fournisseur. Le mandat doit donc prévoir le dispositif d’information des pratiques de TVA du fournisseur, ainsi que le cas échéant, le process en cas de mise à jour.

Au delà, le mandant reste soumis à ses obligations de déclaration de TVA. C’est, par conséquent, au fournisseur d’effectuer le paiement de la TVA qu’il collecte via les auto-factures émises par le client pour son compte.

L’auto-facturation avec incwo

En tant que logiciel de facturation, incwo intègre une module de gestion de l’auto-facture. Plus encore, la certification NF 203 du logiciel assure le respect des obligations légales et fiscales sur les pièces de type auto-facture.

Pour créer des auto-factures, installez l’app « Auto-facturation des fournisseurs« . L’installation de l’app, ajoute un nouveau menu « auto-factures » dans l’onglet « Achat ». Cette app permet alors de composer rapidement une auto-facture grâce aux données saisies dans le logiciel :

• Le Tiers émetteur : c’est le fournisseur dont les coordonnées et mentions légales sont présentes sur une fiche « Société ».
• Les Articles présents dans le catalogue produits ou issus d’une commande fournisseur.
• Les informations du Tiers client, c’est-à-dire les coordonnées de votre entreprise enregistrées dans « données d’entreprise »

Émettez l’auto-facture, validez-la puis générez le PDF et transmettez-la au fournisseur. Transformez-la ensuite en achat pour suivre le règlement fait au fournisseur.

Pour en savoir plus et activer cette fonction, consultez notre documentation : Comment gérer l’auto-facturation sur incwo ?

L’auto-facturation certifée, c’est avec incwo !

En adoptant l’auto-facturation, vous ouvrez la porte à une alternative intelligente à la facturation classique, permettant de reprendre la main sur la gestion de la facturation fournisseur. Grâce à incwo, cette gestion devient encore plus accessible, avec des fonctionnalités dédiées qui facilitent la création, le suivi et, surtout, la conformité des auto-factures, grâce à la Certification NF du logiciel. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter de nos équipes pour mettre en place votre auto-facturation des fournisseurs.