Déposez vos factures électroniques avec EsaLink !
La réforme de la facuration électronique, c'est parti !
A partir de 2026, la mise en place de la réforme de facturation électronique devient obligatoire :
- 1er janvier 2026 en Belgique
- 1er septembre 2026 en France
Avec l’app EsaLink, Plateforme Agréée (PA) officiellement, incwo vous accompagne pour passer la réforme simplement, en douceur et en toute conformité.
EsaLink vous permet de respecter tous les standards techniques et exigences légales en Belgique, en France et dans l’Union européenne, et ce, sans changer vos habitudes de facturation dans incwo
Avec l'app EsaLink, vous pouvez directement depuis incwo :
- Emettre vos factures clients électroniques, comme actuellement et les transmettre à vos clients via le réseau Peppol pour la Belgique ou la PA EsaLink pour la France.
- Recevoir vos factures fournisseurs, avec intégration automatique dans incwo
Les opérations sont réalisées via la plateforme Hubtimize, opérée par EsaLink, Plateforme Agréée (PA) officiellement
L'installation de l'app vous permet de connecter à la Plateforme Agréée EsaLink (Hubtimize) à incwo pour déposer des factures à destination de vos clients.
L’activation de cette app ajoute un bloc de dépôt à droite sur l’ensemble de vos factures.
Une fois la facture de votre client validée, elle peut être déposée via le lien de dépôt présent dans ce bloc.
A partir du 1er Janvier 2026, La Plateforme Agréée EsaLink (Hubtimize) propose la connexion pour les Belgique et le Luxembourg.
Voici donc le mode d'emploi spécifique pour ces premiers territoires couverts. La France sera également couverte par Esalink. ce Mode d'emploi viendra donc à être complété pour présenter les modalités d'inscription et le transfert en e-invoicing et e-reporting.
==> INSTRUCTION POUR LA BELGIQUE ET LE LUXEMBOURG
1. S’inscrire et activer votre connexion PEPPOL
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Pour mettre en place le dispositif de dépôt sur PEPPOL, un mandat doit être signé avec EsaLink.
Il permet :
- D’autoriser ESALINK à agir comme point d’accès PEPPOL pour votre entreprise, en votre nom et pour votre compte
- D’assurer les échanges de factures électroniques conformément aux standards techniques et exigences légales applicables en Belgique et dans l’Union européenne
Pour préparer la signature du mandat avec notre partenaire EsaLink, nous avons besoin des informations administratives suivantes :
- Nom et prénom du dirigeant
- Adresse email du dirigeant
- Nom de la société
- Adresse complète de l’entreprise
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Numéro d’immatriculation de l’entreprise
Transmettez ces informations au support incwo. A réception de vos informations administratives, l'envoi du mandat à signer électroniquement se fera via DocuSign
À réception du mandat signé :
- Inscription de votre entreprise sur PEPPOL
- Attribution de votre identifiant PEPPOL
- Paramétrage du connecteur EsaLink dans incwo
2. Déposer des factures électroniques
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Une fois le raccordement actif sur votre application et l’app EsaLink est installée sur votre application incwo : un bloc de dépôt PEPPOL apparaît sur la droite de vos factures
Après validation de votre facture dans incwo, vous pouvez la déposer directement sur PEPPOL depuis incwo
Statuts des factures
Les factures doivent être validées pour pouvoir être déposées. Elles doivent disposer d’une date et d’une numérotation définitives pour être transmise. Les statuts permettant le dépôt sont :
- Prêt à envoyer
- Envoyée au client
Une fois la facture validée, le bloc EsaLink de la facture affiche le bouton "Transmettre" il permet de déclencher le dépôt de la facture.
- Cliquez sur "Transmettre" pour déposer votre facture
- Suivez ensuite l'hisorique de traitement
3. Préparer les données pour assurer une bonne transmission
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Pour réussir un dépôt en Facturation Electronique, vérifiez que les informations obligatoires sont bien renseignées, notamment
– Sur les Fiches Clients :
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Numéro d'immatriculation du client
Ces données sont nécessaires pour générer correctement les variables lors du dépôt.
En Belgique le numéro d'immatriculation est sur 10 caractères (sans point, sans espace entre les chiffres)
– Sur votre identité d'entreprise
- Raisons Sociale
- Adresse du siège
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Numéro d'immatriculation de votre société
Toutes ces informations doivent être renseigné avec précision
4. Tarification des flux de facturation électronique
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Le coût de la facturation électronique (émission ou réception) est de : 0,19 € HT par flux
Un flux correspond à : 1 facture client émise depuis incwo et transmise à PEPPOL ou 1 facture fournisseur reçue et intégrée dans incwo
Packs de tokens (prépayés)
50 tokens → 9,50 € HT
100 tokens → 19,00 € HT
500 tokens → 95,00 € HT
1000 tokens → 190,00 € HT
Dans un premier temps, la facturation se fera via ces packs.
A terme, une facturation à la consommation mensuelle est prévue courant 2026, en cohérence avec la mise en place de la réforme française de la facturation électronique.