Gestion des tâches dans incwo : organisez, planifiez, collaborez

Dans une TPE ou une PME, tout le monde gère des tâches. Mais peu d’entreprises les gèrent vraiment bien. Une action notée sur un Post-it, une relance oubliée, un engagement pris en réunion dont personne ne se souvient trois jours plus tard. Le quotidien opérationnel est plein de ces petites frictions qui, mises bout à bout, coûtent du temps et de l’énergie.

Depuis la création du logiciel, incwo intègre un module de gestion des tâches. Une fonction pensée pour le terrain. Elle propose des actions assignables, planifiables, rattachées à vos documents commerciaux, et organisables en mode Scrum pour les équipes. Et depuis peu, de nouveaux réglages permettent de configurer précisément la composition automatique des titres de tâches. Objectif : que chaque action soit identifiable en un coup d’œil, sans avoir à l’ouvrir.

Alors, comment ça marche ?

Une tâche bien nommée, c’est une action qui se fait mieux !

Dans le quotidien d’une TPE ou d’une PME, les choses à faire ne manquent pas. Relancer un client, préparer un devis, traiter une livraison, suivre une demande en attente. Ces actions, quand elles restent dans la tête ou dans des notes éparses, finissent souvent par tomber dans les oubliettes.

Alors que pour une tâche bien construite, c’est tout le contraire. On a en effet, une action identifiée, nommée clairement, assignée à la bonne personne, et rattachée au bon contexte. Quand on rouvre la liste le lendemain matin, on sait immédiatement de quoi il s’agit. Mais aussi on sait pour quel client, à partir de quelle pièce commerciale.

C’est précisément là, ce que permettent les options de configuration des tâches dans incwo. On peut avec ces réglages ajuster automatiquement le titre d’une tâche pour qu’il contienne, dès sa création, toutes les informations nécessaires pour agir sans avoir à fouiller.

La configuration des titres de tâches : les réglages disponibles

Pour aider à composition d’un titre efficace, incwo enrichit donc sa gestion des tâches. Le logiciel propose désormais de personnaliser finement la composition automatique des titres de tâches. Ces réglages se trouvent dans Tâches > Paramètres.

Quatre options sont disponibles, chacune activable indépendamment :

Ajouter le nom du tiers dans le titre de la tâche

Quand cette option est activée, le nom du client ou du fournisseur associé à la tâche apparaît directement dans son titre. D’un coup d’œil, vous savez pour qui vous travaillez, sans ouvrir la fiche. Pour cela, la tâche doit être ajoutée depuis la fiche du tiers.

Ajouter le numéro de la tâche (ID) dans le titre

Chaque tâche dans incwo possède un identifiant unique. Cet identifiant unique se nomme : ID. IL est visible dans l’URL de la tâche. L’inclure dans le titre facilite les échanges en équipe (“tu peux regarder la tâche 104232 ?”) et simplifie le suivi quand les listes s’allongent.

Ajouter le numéro de la pièce commerciale dans le titre

Avec ce réglage, quand vous ajoutez une tâche depuis un devis, une facture ou tout autre document commercial, le numéro de cette pièce s’intègre alors automatiquement dans le titre. Très utile pour retrouver immédiatement la pièce d’origine et vérifier le contexte sans navigation supplémentaire.

Ajouter la description au titre auto-généré

Ce paramétrage affiche automatiquement la description détaillée dans le titre des tâches. Ainsi, une partie de ce texte s’intégre au titre généré automatiquement. Pratique pour les tâches récurrentes ou les actions qui nécessitent une précision supplémentaire dès la liste de vue.

Ces quatre réglages sont indépendants et cumulables. Vous composez le niveau de détail qui correspond à votre façon de travailler, ni trop, ni trop peu.

À noter : le tag de qualification de tâche fonctionne comme avant. S’il est saisi, il s’affiche dans le titre, sans nouveau réglage nécessaire.

La gestion des tâches et planification : avancer avec méthode

Ayant en tête que une tâche n’est pas seulement un pense-bête. C’est un engagement sur une action à réaliser à une date précise, dans un contexte donné. Que cette tâche soit émise pour soi-même ou pour un collaborateur. C’est la différence entre “je dois m’en occuper” et “cette action est planifiée pour jeudi, assignée à Antoine, liée à la commande n°1042”.

Utilisées ainsi, les tâches deviennent un vrai outil de pilotage : elles permettent de suivre l’avancement d’un projet, d’anticiper les points de blocage, de s’assurer que rien ne passe entre les mailles. Pour un dirigeant de TPE-PME, c’est souvent la différence entre une semaine subie et une semaine maîtrisée.

Les tâches et le mode Scrum pour travailler en équipe dans incwo

Pour les équipes qui travaillent en mode projet, incwo propose également l’app Scrumboard. Le principe est simple : les actions à réaliser sont organisées dans un tableau qui réparties les tâches en A faire, en cours et terminé. L’idée est suivre l’avancement d’un projet à cours terme.

Chaque tâche est visible sur un board, déplacée au fil de son avancement, assignée à un membre de l’équipe. Tout le monde sait ce qui est en cours, ce qui est terminé, ce qui est bloqué. Les réunions de suivi sont plus courtes parce que l’information est déjà là, structurée et accessible.

Ce mode de travail, longtemps réservé aux équipes tech ou aux grands projets, est tout à fait adapté aux TPE/PME qui veulent progresser en équipe sans complexité inutile. Un tableau de gestion des tâches bien tenu associé à un objectif hebdomadaire suffisent souvent à transformer la façon dont une équipe avance ensemble.

Quelques réglages pour une meilleure clarté au quotidien

Ces options peuvent paraître anodines. Dans la pratique, elles changent significativement la lisibilité des listes de tâches. Notamment, quand les volumes augmentent, que plusieurs collaborateurs interviennent, ou que les tâches sont liées à de nombreux dossiers différents.

Configurer une fois, en quelques clics dans les paramètre des tâches, et gagner en clarté tous les jours : c’est exactement l’idée.

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des tâches et le module Scrum dans incwo ?