Vous souhaitez créer des modèles de documents et les utiliser rapidement pour réaliser des contrats ou documents répétitifs ?
Vous avez besoin d'homogénéiser le messages envoyés par vos collaborateurs à vos clients ou fournisseurs ?
Avec l'app "Documents", composez des modèles de documents et partagez-les avec vos collaborateurs.
Utilisez ces modèles à tout moment pour réaliser des contrats, protocoles d'accord, courriers d'accompagnement d'un devis, des propositions de prestation de services, des demandes de tarifs fournisseurs, des relances clients, des contrats clients, etc.
L'activation de l'application "Documents", ajoute un nouveau menu "Documents" dans l'onglet "Documents".
Pour réaliser votre premier document, cliquez sur "Ajouter un document".
La composition du modèle se fait en deux temps :
- Complétez d'abord, le formulaire de présentation du document : nom, autorisation d'accès, modèle et choisissez si vous souhaitez appliquer la numérotation automatique aux titres et sous-titres du document.
- Saisissez ensuite le contenu du document : titre, sous titre, paragraphe
Ajoutez autant de blocs que vous souhaitez pour construire votre modèle de document.
Dans les paragraphes, vous pouvez ajouter des variables dites macro : les macros vous permettent de générer des documents automatiquement à partir de modèles. Par exemple, saisissez ((nom du client)), et lors de la transformation de votre modèle en document, vous pourrez saisir le texte qui remplacera nom du client.
Utilisez les macros pour des contrats, des protocoles d'accord, des documents répétitifs, etc. sur lesquels vous avez des champs spécifiques à mettre à jour pour chaque contact à qui il est adressé.
Validez votre document pour le verrouiller.
Pour créer une macro dans le contenu de votre modèle, ouvrez et fermez une double parenthèse sur le terme pour lequel la valeur est à personnaliser.
Par exemple, vous réalisez un modèle de contrat, sur lequel le nom de la société cliente est à personnaliser : indiquez alors dans le contenu de votre modèle de contrat, la mention ((Raison Sociale)), à chaque fois que vous souhaitez que ce terme soit personnalisable.
Tout mot encadré par cette double parenthèse sur le modèle devient une macro, c'est-à-dire un terme modifiable dont vous pourrez indiquer le contenu spécifique, dans le document généré à partir du modèle.
Lors de la génération d'un document à partir du modèle, l'application vous propose la liste des macros saisies dans le modèle. Chaque macro peut être associée à une information, qu'un champ dédié vous permet de saisir.
