Vous souhaitez créer des modèles de documents et les utiliser rapidement pour réaliser des messages clients, des contrats ou des documents répétitifs ?
Vous avez besoin d'homogénéiser le messages envoyés par vos collaborateurs à vos clients ou fournisseurs ?
Avec l'app "Documents", composez des modèles de documents et partagez-les avec vos collaborateurs.
Utilisez ces modèles à tout moment pour réaliser des emails, contrats, protocoles d'accord, courriers d'accompagnement d'un devis, des propositions de prestation de services, des demandes de tarifs fournisseurs, des relances clients, des contrats clients, etc.
L'activation de l'application "Documents", ajoute un nouvelle fonction "Documents" dans le menu "Finance et Admin".
Pour réaliser votre premier document, cliquez sur "Ajouter un document".
1. LA CREATION D'UN MODELE
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La composition du modèle se fait en deux temps :
- Complétez d'abord, le formulaire de présentation du document : nom, autorisation d'accès, modèle et choisissez si vous souhaitez appliquer la numérotation automatique aux titres et sous-titres du document.
- Saisissez ensuite le contenu du document : titre, sous titre, paragraphe
Ajoutez autant de blocs que vous souhaitez pour construire votre modèle de document.
Dans les paragraphes "Texte", vous pouvez ajouter des variables, c'est-à-dire désigner des "éléments" qui seront remplacés par les données clients ou utilisateur, par exemple, lors de l'appel du modèle pour produire un exemplaire.
Ces variales peuvent être :
- Des macros
- Des champs de Fusion
2. LES MACROS
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Les macros sont des variables que vous définissez et qui n'appartiennent pas à un champ connu du logiciel, mais pour lesquelles vous souhaitez saisir une information, une valeur lors de chaque génération d'un exemplaire du document.
Par exemple, saisissez ((Date de naissance)), et lors de la transformation de votre modèle en document, vous pourrez saisir le texte qui remplacera nom du client.
Pour créer une macro dans le contenu de votre modèle, ouvrez et fermez une double parenthèse sur le terme pour lequel la valeur est à personnaliser.
Par exemple, vous réalisez un modèle de contrat de partenariat, sur lequel le nom du programme de partenariat est à personnaliser : indiquez alors dans le contenu de votre modèle de contrat, la mention ((programme de partenariat )), à chaque fois que vous souhaitez que ce terme soit personnalisable.
Tout mot encadré par cette double parenthèse sur le modèle devient une macro, c'est-à-dire un terme modifiable dont vous pourrez indiquer le contenu spécifique, dans le document généré à partir du modèle.
Lors de la génération d'un document à partir du modèle, l'application vous propose la liste des macros saisies dans le modèle. Chaque macro peut être associée à une information, qu'un champ dédié vous permet de saisir.
3. LES CHAMPS DE FUSION
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Les champs de fusion sont une liste de champs appartenant au logociel que vous pouvez associer à votre modèle de document
Pour cela, il suffit de sélectionner le champ de fusion dans le menu déroulat pour les appeler dans votre texte, en les positionnant à l'emplacement souhaité.
Ces champs sont cette fois, remplacés automatiquement par la valeur indiquée dans le logiciel, lors de création d'un exemplaire du document
Ce mode d'usage est très pratique pour les modèles de messages envoyés à vos clients, pour les relances de factures, et pour la composation des scénario de mails.
Par exemple, vous pouvez utilisez les champs de fusion
- pour personnaliser la signature de chaque utllisateurs qui adresse un message avec les champs : "Vous : nom" Vous : Numéro de Téléphone" et "Vous : email"
- pour identifier votre interlocteur ou un document faisant l'objet du message : "Tiers : la Civilité du contact" "Tiers : le nom du contact" Tiers : le prénom du contact" ou bien "Facture : référence" "Facture : date"
Chacun de ces éléments sera remplacé par nom de l'utilisateur et les données client lors de l'envoi d'une facture sur la logiciel.
4. LA VALIDATION DU DOCUMENT
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Une fois tout le contenu du modèle document saisi, validez votre document pour le verrouiller.
Il est ainsi figé et n'est plus modifiable
Il peut-être utilisé pour générer un exemplaire :
- soit à partir de la liste des modèles de document en cliquant sur : + Nouveau sur le modèle
- soit depuis l'envoi par "mail" des documents commerciaux : en sélectionnant le modèle lors de l'étape 2 d'envoi du message
- soit dans le bloc "Messagerie" des fiches de tiers lors de l'envoi des messages
- soit via la fonction de ticketing, si vous avez activé l'app "Tickets et support client"
