La comptabilité est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cependant, pour les TPE, elle peut rapidement devenir une source de stress et de perte de temps. En effet, le plus souvent, les petites entreprises ont peu de temps et de ressources à allouer à cette tâche. C’est donc très souvent le chef d’entreprise qui s’y colle. Avec pour résultat de devoir jongler entre la gestion de sa société et la tenue de sa comptabilité. Heureusement, il existe des moyens de réduire le temps et l’énergie consacrés aux tâches comptables.
Dans cet article, nous allons vous aider à trouver des astuces pour passer moins de temps sur la comptabilité de votre TPE. Ainsi, vous serez en mesure de vous concentrer pleinement sur le développement et la croissance de votre entreprise.
1. Externaliser certaines tâches comptables
La comptabilité est une activité complexe et fastidieuse. Heureusement, vous n’êtes pas obligé de tout faire vous-même. En externalisant certaines tâches, vous pouvez passer moins de temps sur votre comptabilité et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire grandir votre entreprise.
Confier la production des documents de synthèse à un cabinet d’expertise comptable peut être une excellente solution !
Cela vous permet de vous décharger d’opérations chronophages et complexes, comme la gestion des journaux comptables et la préparation des comptes annuels. En outre, en déléguant la déclaration de la TVA, vous évitez les risques d’erreur et vous vous assurez que les déclarations sont faites dans les délais impartis.
Faire appel à un prestataire externe présente de nombreux avantages. Non seulement, vous pouvez bénéficier de l’expertise d’un professionnel qualifié, mais vous pouvez également obtenir des conseils fiscaux et juridiques pertinents pour votre entreprise.
2. Utiliser un logiciel de facturation en ligne pour passer moins de temps sur la comptabilité
Opter pour un logiciel de gestion en ligne, facilitera grandement la comptabilité de votre entreprise. Avec cet outil, vous simplifiez des tâches courantes telles que la facturation, la gestion des dépenses et le suivi bancaire.
Vous vous demandez pourquoi ce type de logiciel est si bénéfique ?
Eh bien, tout d’abord, plus besoin de passer des heures à saisir les mêmes informations sur chaque facture. Le logiciel offre la possibilité de régler vos pratiques commerciales par défaut, telles que vos coordonnées bancaires, les conditions générales de vente ou encore les modalités de paiement. Cela permet de gagner du temps dans la production des documents et d’optimiser votre productivité.
Ensuite, fini les erreurs de ressaisies qui peuvent entraîner des annulations de pièces en cas de contenu erroné. Les bases de données clients et produits sont les points d’entrée pour composer simplement vos devis, bons de livraison ou factures.
De plus, les factures clients et fournisseurs sont automatiquement transformées en écritures comptables. Ce qui représente un gain de temps considérable et assure l’enregistrement de données fiables.
Enfin, il est important de choisir un logiciel certifié pour vous assurer que vos factures sont conformes aux normes en vigueur. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre activité principale en toute sérénité.
Pour aller plus loin
Transformer vos devis en factures pour gagner en productivité
3. Automatiser autant que possible
Pour améliorer l’efficacité de votre gestion comptable, il est recommandé d’automatiser les tâches les plus répétitives et chronophages.
La mise en place de prélèvements et de virements automatiques est une méthode efficace pour éviter les retards de paiement et préserver une relation de confiance avec vos fournisseurs.
Vous pouvez également automatiser l’édition des factures récurrentes. Un système de facturation automatisé génère les factures pour vous, à une fréquence déterminée.
Quant à l’utilisation de l’OCR (reconnaissance optique de caractères), elle facilite grandement l’enregistrement des achats. Cette technologie permet la numérisation rapide des factures et la saisie automatique des informations, minimisant ainsi les erreurs de saisie et les pertes de temps.
Pour une gestion comptable efficace, il est également important d’automatiser le transfert des flux de données comptables. En programmant des exports de fichiers réguliers pour votre expert-comptable, vous pouvez lui fournir les informations nécessaires à l’élaboration de vos déclarations fiscales. Vous pouvez également suivre l’évolution de votre bilan d’activité grâce à des vues intermédiaires régulières.
4. Classer les documents comptables dès leur réception
Pour passer moins de temps sur votre comptabilité, il est important de classer les documents comptables dès leur réception. Cela vous évitera de devoir rassembler tous les justificatifs et factures au moment du bilan, ce qui peut être très stressant.
Vous devez considérer la comptabilité comme un travail régulier qui nécessite de l’organisation et de l’anticipation de votre part. Pour cela, il est important de mettre en place une routine stricte pour saisir et classer les documents comptables dès leur réception.
En transmettant vos pièces comptables au fur et à mesure, vous assurez une comptabilité claire et précise. Cela est indispensable pour que votre expert-comptable puisse établir votre bilan.
À noter :
Même si vous êtes sous le régime de la micro-entreprise et que vous bénéficiez d’obligations comptables ultra simplifiées, tous vos flux doivent être inscrits dans le livre des recettes et le registre des achats.
5. Anticiper les impayés
Vous le savez certainement, les factures impayées peuvent avoir un impact considérable sur la trésorerie de votre entreprise. Elles peuvent causer des difficultés pour faire face aux charges et mettre en péril la santé financière de votre société. Mais on néglige trop souvent la perte de temps et d’énergie qu’elles engendrent dans votre comptabilité. En effet, les impayés vous font courir après les paiements en retard, vous obligent à passer du temps à relancer vos clients, à suivre les litiges et à mettre en place des solutions de recouvrement.
Il est donc essentiel d’anticiper les impayés et de mettre en place des bonnes pratiques pour les éviter comme :
- Vérifier la solvabilité du client avant de conclure une transaction.
- Exiger un acompte ou une avance de fonds comme garantie.
- Suspendre la livraison de biens ou de services en cas d’impayés.
- Proposer des options de paiement automatisées telles que le prélèvement, le virement bancaire ou le paiement par carte bancaire en ligne.
- Engager des négociations dès que des retards de paiement sont constatés.
- Recourir à l’affacturage pour céder la créance à une société spécialisée en échange d’une avance de trésorerie.
Faites confiance à incwo pour votre pré-comptabilité
En conclusion, la gestion de la comptabilité peut devenir une tâche fastidieuse pour les TPE. Heureusement, il existe des astuces pour la simplifier. En utilisant des outils adaptés et en automatisant certaines tâches, vous pourrez économiser du temps et vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Notre solution, incwo, vous permettra de gérer facilement vos tâches comptables. Alors n’attendez plus ! Faites-nous confiance et concentrez-vous sur la croissance de votre entreprise.
