En tant que prestataire de services de maintenance, conserver les équipements de vos clients en bon état est une tâche cruciale pour garantir leur satisfaction et leur fidélité. Le contrat de maintenance est donc un outil indispensable à cette fin. Cependant, gérer ces contrats et leur planning peut s’avérer complexe.
Pour faire face à ce défi, nous vous proposons dans cet article de découvrir quelques astuces pour une bonne gestion de vos contrats de maintenance.
Alors, prêt à améliorer votre gestion des contrats et plannings de maintenance ?
La maintenance des équipements ou installations a pour but de garantir leur fonctionnement optimal. Cela peut inclure :
- des inspections régulières,
- des tests pour détecter les problèmes potentiels,
- des réparations,
- des remplacements de pièces usées,
- des mises à jour pour améliorer les performances et la sécurité.
La maintenance permet également de prévenir les pannes et les arrêts de production, qui pourraient entraîner des pertes financières pour l’entreprise.
Le contrat de maintenance kezako ?
Un contrat de maintenance est un document signé entre vous et votre client, qui définit les modalités de vos visites pour maintenir un équipement en bon état.
Ce contrat permet de fixer les conditions techniques et financières pour les interventions. Il peut inclure des conditions telles que la fréquence d’inspection, le coût, les modalités de dépannage, etc.
Quel est l’intérêt de proposer un contrat de maintenance à vos clients ?
Proposer un contrat de maintenance peut être bénéfique pour les deux parties.
D’une part, cela assure au client une maintenance programmée et planifiée de ses équipements. En cas de panne, le contrat garantit une intervention rapide pour éviter toute interruption d’activité. Cela permet de maintenir un fonctionnement optimal et de minimiser les temps d’arrêt.
D’autre part, la mise en place d’un tel contrat, vous aide à établir un cadre précis pour les interventions. En effet, le contrat de maintenance définit clairement les détails des visites prévues (nombre, durée, délais, périodicité, tarifs).
Comment planifier vos interventions ?
Pour optimiser la gestion de vos contrats de maintenance, il est important de planifier les interventions en fonction des entretiens prévues. Voici quelques étapes à suivre :
- Déterminez le type de maintenance nécessaire.
- Analysez le temps nécessaire pour chaque intervention et établissez un calendrier.
- Assurez-vous que tous les outils et pièces nécessaires seront disponibles aux dates prévues.
- Assignez des techniciens qualifiés à chaque intervention.
- Contactez vos clients pour planifier les rendez-vous en fonction de la disponibilité des installations à entretenir.
Les avantages d’un logiciel de gestion pour gérer vos contrats de maintenance
L’utilisation d’un logiciel de gestion offre de nombreux avantages pour gérer les contrats et plannings de maintenance.
Tout d’abord, cela permet de centraliser les informations sur les contrats, facilitant ainsi leur gestion et leur mise à jour. Une solution de gestion automatise également les tâches répétitives et chronophages telles que le suivi des dates d’expiration des contrats. Il aide aussi à surveiller les coûts liés aux différents contrats, ce qui vous permet de mieux gérer votre budget.
Ensuite, l’utilisation d’un logiciel offre une vue d’ensemble des interventions programmées. De cette façon, vous optimisez les tâches de maintenance et évitez les conflits de planning.
Enfin, la possibilité de collaboration en temps réel des différentes équipes améliore l’efficacité globale et la qualité du service proposé.
Comment gérer vos contrats et plannings de maintenance avec incwo
incwo a tout spécialement mis au point l’app « Contrats de maintenance » pour faciliter la gestion de vos contrats et plannings de maintenance.
Avec cette app, dès lors qu’un contrat est de type « contrat de maintenance », vous disposez d’un menu supplémentaire pour définir les interventions prévues. Vous pouvez définir des échéances mensuelles ou trimestrielles en choisissant le jour de démarrage. Une fois les échéances validées, elles sont automatiquement créées entre la date de début et la date de fin du contrat.
En outre, l’app ajoute un élément au menu « Production » intitulé « Planning de maintenance ». Ainsi, vous visualisez en un coup d’oeil votre liste d’interventions à venir.
Pour finir, en utilisant cette app avec l’app « Plan de charge », vous disposez d’un système complet pour planifier et dispenser vos maintenances de manière efficace.
incwo l’ERP idéal pour les TPE
Un contrat de maintenance offre une tranquillité d’esprit à vos clients et améliore votre relation avec eux. Optimiser la gestion de celui-ci est essentiel pour une entreprise lorsqu’elle propose ce service. incwo se révèle être un outil efficace pour atteindre cet objectif. Il propose une gestion simplifiée et optimisée des contrats et des plannings de maintenance.
