Dans une entreprise, de nombreux documents sont édités et envoyés quotidiennement. Parmi eux, le devis et la facture proforma. Ces écrits se ressemblent mais n’ont pas la même finalité :
- Le devis est une proposition de contrat. Ce document, après signature, n’est pas modifiable et engage les deux parties : pour le vendeur la livraison des biens et des services, pour l’acheteur leur paiement.
- La facture proforma a un rôle d’information mais n’engage pas la contrepartie de recevoir un paiement. Elle n’a aucune valeur comptable, légale et fiscale, et ne remplace donc pas une facture.
Le devis est connu de tous et la facture proforma utilisée plus rarement, qu’elles sont donc leurs différences ? incwo vous explique tout !
Le devis
Qu’est-ce que c’est ?
Tout’ d’abord, un devis est un document écrit formulant un engagement entre deux parties. Il s’agit d’une offre commerciale. Ensuite, les informations qui apparaissent sur un devis sont pré-contractuelles et donc encadrées notamment par l’article L.221-5 du Code de la consommation. Le terme pré-contractuel est essentiel car les informations sont négociables si une des deux parties le souhaite. Ainsi un devis accepté est un engagement pour le client et son fournisseur. A titre exceptionnel, il peut être modifiable mais dans ce cas nécessite une nouvelle proposition et acceptation par les parties. Nous recommandons dans ce cas de conserver la trace du premier devis pour l’historique et un meilleur suivi de la relation client.
Quelles sont les particularités d’un devis ?
La particularité d’un devis accepté est qu’il sécurise la réalisation de la transaction financière. Et par conséquent il matérialise la vente de marchandises ou de prestation contre un règlement. Doivent donc apparaître sur le document, la description des articles et prestations ainsi que le prix ferme et définitif, les quantités et la TVA appliquée. De plus, la mention « devis » doit obligatoirement apparaitre sur le document écrit. Tout comme une zone dédiée à l’accord du client où il pourra mettre « lu et accepté » avec sa signature. Il peut aussi figurer un espace pour la signature ou tampon du vendeur.
Autre élément notable : un devis a une durée de validité. Il peut expirer c’est-à-dire qu’une date de fin de valeur de la proposition doit figurer sur le document. Si le client ne l’accepte pas avant la date, l’offre devient caduque. La durée d’un devis permet également de garantir à l’acheteur des tarifs et au vendeur de se prévaloir de toutes augmentations de prix au départ.
Enfin, un devis peut être payant si l’entreprise passe du temps sur l’étude du projet client ou qu’elle doit se déplacer. Néanmoins, le prix total de la prestation peut se voir déduit du prix du devis.
Pourquoi faire un devis ?
Un devis est fortement recommandé pour la vente entre professionnels ou à un particulier. Il en demeure toutefois obligatoire pour certains secteurs d’activités. En effet, il est courant de le retrouver lors de transactions entre professionnels pour des prestations ou des ventes de marchandises. Cependant, établir un devis en B2C est obligatoire pour les activités de : travaux, dépannage, déménagement, location automobile, santé et opération funéraire. Il est également indispensables aux prestations de services à la personne dépassant les 100 euros TTC par mois.
Proposer un devis apporte différents avantages pour le client et l’entreprise :
- Pour le client : cela permet d’avoir accès à toutes les informations nécessaires pour la prise de décision et de connaitre les modalités d’engagement.
- Pour l’entreprise : le devis renforce la relation client et représente, une fois signé, une preuve écrite en cas de désaccord. Ce document permet d’estimer la charge de travail et de production associées à la vente . C’est également un moyen de planifier la trésorerie prévisionnelle.
La facture proforma
Qu’est-ce que c’est ?
La facture proforma est un document commercial ressemblant, dans son format à une facture mais, ayant dans son contenu, des similarités avec un devis. Elle est proposée à titre informatif car comme l’indique « proforma » c’est une facture pour la forme. A la différence d’une facture classique, la facture proforma n’a aucune valeur comptable, fiscale ni même légale.
Son rôle est de dessiner les contours de la transaction à venir. Elle est une image des conditions de facturation. Elle n’exige ni le paiement ni l’expédition des biens. La date sur le document proforma sera réactualisée si le client accepte le contrat et qu’elle est transformée en facture définitive. Enfin, ce document ne permet en aucun cas la réservation des services ou marchandises par l’acheteur et le vendeur.
Pourquoi faire une facture proforma ?
L’émission d’une facture proforma s’effectue le plus souvent sur demande du client. Comme un devis ou même une facture, elle contient pour chaque article vendu, les quantités, prix et TVA mais également les conditions de vente. Etant un document informatif, une facture proforma n’est pas obligatoire et n’est donc pas proposée automatiquement.
Ce document est souvent demandé lors de transactions européennes ou internationales sur demande des autorités douanières pour évaluer la valeur des marchandises exportées. Elle est utile également pour d’autres démarches préalables à l’organisation et le transport des marchandises (assurance pour des produits dangereux, formulaires administratifs liés au transport…). De plus, une facture proforma permet de déclarer la valeur des marchandises non commerciales en douane (échantillons, exemplaires de test, retour marchandises, exportation temporaire).
Au delà, certaines PME nationales ou internationales vont demander à leur fournisseur un proforma pour ouvrir le compte client en comptabilité et enregistrer une dette provisoire.
Comment faire une facture proforma ?
Des éléments obligatoires doivent figurer sur une facture proforma comme sur tous documents commerciaux. Le plus important est le terme « facture proforma » qui doit être clairement explicité sur le document remis au client.
Avec incwo, il est possible de créer des factures proforma en quelques clics. Pour cela, installez l’app « Proforma » puis :
- Créez un devis depuis l’interface
- Sélectionnez « proforma » dans le champ « type »
- Configurez les paramètres
- Validez
Une fois ces manipulations réalisées, une facture proforma à établir est créée. Pour ajouter des produits sur ce document, il faut aller sur le bloc « Produits du devis » sur la facture proforma à établir.
Pour en savoir plus, une page « Comment créer une facture proforma ? » est disponible sur le centre d’aide.
Quelles différences entre un devis et une facture proforma ?
Concrètement 4 différences majeures entre un devis et une facture proforma :
- La désignation de la pièce : mentions « devis » et « facture proforma »
- Le rôle : le devis est une proposition de contrat et la facture proforma un document informatif
- La valeur : contrairement au devis, une facture proforma n’a aucune valeur légale ni même comptable
- L’engagement : un devis signé engage les deux parties alors qu’une facture proforma n’engage ni le vendeur ni l’acheteur
Devis vs facture profroma, plus de secret pour vous
Maintenant que vous connaissez la différence entre ces documents, à vous de bien les utiliser au quotidien. incwo vous offre des fonctions pour simplifier la création de devis ou de facture proforma.
