Documents comptables : Combien de temps les conserver ?

Que vous soyez à la tête d’une petite start-up ou d’une PME bien établie, vous vous êtes certainement déjà demandé combien de temps vous deviez conserver les documents de votre entreprise. La réponse à cette question est plus complexe qu’elle n’en a l’air. En effet, la loi avec article L. 102 B du LPF impose de conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice d’une activité pendant une certain délai. Mais, la durée minimum de conservation varie en fonction du type de document. Et, qu’ils soient en format papier ou dématérialisés, les documents comptables n’échappent pas à cette règle.

Alors, combien de temps conserver les documents comptables ? Quelle solution adopter pour les archiver de manière efficace et sécurisée ? incwo s’est penché sur la question et vous propose des solutions adaptées pour une gestion optimale de vos pièces comptables.

Pour quelles raisons impose-t-on des délais de conservation des documents comptables ?

Archiver ses documents comptables n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une obligation légale. L’administration fiscale peut à tout moment décider de vérifier la conformité d’une entreprise. Lors de ces audits, les autorités doivent pouvoir accéder facilement à tous les documents et justificatifs comptables. En cas de litige ou de contrôle fiscal, l’absence de ces documents peut exposer l’entreprise à des sanctions financières. La conservation rigoureuse des documents comptables protège donc l’entreprise et garantit sa sérénité face aux éventuels contrôles.

De plus, les entreprises peuvent être confrontées à des litiges commerciaux ou juridiques nécessitant des preuves pour défendre leurs intérêts. La conservation des documents comptables permet de fournir les preuves nécessaires pour résoudre des conflits liés à des transactions financières, des contrats ou d’autres obligations commerciales.

Quels sont les délais de conservation des pièces comptables ?

Les documents relatifs à la comptabilité d’une entreprise sont à conserver pendant un délai de 10 ans. Cela vaut pour les livres et les registres comptables, mais aussi et plus largement pour les justificatifs.

En effet, considérés comme des pièces justificatives pour la comptabilité, les devis, bons de commande, bons de livraison et les factures sont rattachés à la catégorie des documents comptables. Ils doivent d’ailleurs répondre aux mêmes exigences de conservation.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter la source officielle de l’administration qui stipule précisément la durée de conservation des documents pour les entreprises.

Faciliter l’archivage de vos documents comptables grâce à un logiciel de gestion

L’utilisation d’un logiciel de gestion présente de nombreux avantages pour conserver l’ensemble des justificatifs comptables comme :

• La diminution des risques de perte des documents
• L’accès simplifié et immédiat

Cependant, pour répondre à l’obligation de conservation des documents, les systèmes de gestion d’entreprise doivent satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage.

C’est pour cette raison, que comme pour les factures et les avoirs, toute pièce justificative établie en amont d’une facturation (devis, bon de commande, proforma, bon de livraison…) ne peut se voir annulée, modifiée ou supprimée, après validation de cette dernière.

La solution incwo pour la gestion et l’archivage des documents comptables

Avec incwo, vous disposez d’un logiciel certifié NF 203 et NF 525. Il répond aux obligations d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Ce logiciel garantit une gestion efficace et sécurisée de vos pièces comptables, vous assurant ainsi une conformité totale avec les exigences légales. Grâce à incwo, vous pouvez non seulement réduire les risques de perte de documents mais aussi accéder de manière simplifiée et immédiate à l’ensemble de vos justificatifs comptables.