Et si vous utilisiez des post-its numériques ?

Ah, les post-its… Ces petits papiers colorés qui ornaient autrefois nos écrans et nos bureaux. Si ces notes adhésives sont devenues des icônes de la culture de bureau, elles sont aussi synonymes de désordre et de chaos organisé pour beaucoup. Perdus entre un café renversé et une montagne de dossiers, ils finissaient souvent par disparaître comme des chaussettes dans une machine à laver. Mais à l’ère du tout numérique, où le papier se fait rare, que se passerait-il si nous pouvions conserver toute l’utilité des post-its sans les inconvénients ? Voici comment les post-its numériques prennent la relève, en préservant leur fonction essentielle tout en s’adaptant à notre environnement digital.

Qu’est-ce qu’un post-it numérique ?

Les post-its numériques sont une évolution moderne des pense-bêtes classiques, offrant une multitude d’avantages. Leur caractère partageable et leur facilité d’édition confèrent une souplesse accrue par rapport aux post-its en papier, tout en gardant leur utilité d’origine. De plus, ils participent à la réduction du gaspillage de papier, s’inscrivant ainsi dans une démarche de durabilité environnementale.

Pourquoi utiliser un post-it électronique ?

L’utilisation commune des post-its est la prise de notes rapides, ponctuelles et éphémères. En version papier comme en version digitale, son usage se caractérise par :

• Un support visuel identifiable : Les notes numériques sont très visuelles grâce à leurs couleurs vives. Tel le bloc papier jaune historique ! On retrouve le format et l’accroche visuelle fluo en digitale. Tout est fait pour conserver les codes afin de ne pas oublier, de contrôler des tâches ou actions à gérer.
• Un outil de communication amovible : Les notes peuvent être pour soi-même ou pour les membres de votre équipe ! Les post-its gardent ainsi leur fonction mobile en offrant la possibilité de partager une note avec un collaborateur. Le post-it numérique conserve alors son rôle de transmission d’une information, simple et rapide, à un membre de votre équipe.
• Un moyen d’organiser des idées : Les post-its sont un support incontournable de réflexion ! Qui ne s’est jamais mis en note ses pensées ? Pour préparer un rendez-vous, une mission, un contenu rédactionnel ou encore un discours… Au-delà, sa fonction de brainstorming permet de dégager des tendances et actions à mener. Les pense-bêtes digitaux restent ainsi fidèles à cette pratique de gestion des idées pour aider à accélérer les réalisations opérationnelles.
• Une aide à la planification de projets : Bien plus que pour des notes quotidiennes, on retrouve l’usage du post-it dans les méthodes de travail. Notamment le ScrumBoard. Ce modèle de gestion de projet permet de poser à plat des concepts. En particulier pour les traduire ensuite en actions, étapes et échéances chronologiques. Recourir à ces aide-mémoire électroniques, permet de préserver la fonction préparatoire à la mise en place d’un planning projet efficace.

Comme quand ces aide-mémoire papier étaient fixées sur une page de l’agenda, d’un devis client ou d’une facture, les post-its électroniques recueillent toujours un avis, une action, une idée à réaliser. Leur mission continue d’être un soutien à la charge mentale au travail ou un outil d’organisation, en offrant un support visuel de mémorisation.

La seule différence réside dans le fait que l’outil est désormais numérique. Eh, quel bénéfice ! Avec leur digitalisation, le désordre disparaît ! En effet, leur organisation par objet, par sujet, confère immédiatement une structuration par thème. Plus facile à émettre et à retrouver, on ne risque plus de passer à côté de ces idées.

Les post-its numériques dans le logiciel incwo

Lorsque vous utilisez le logiciel de gestion d’entreprise incwo, en bas à droite de votre interface se trouve un bouton jaune agrémenté d’une ampoule. Cliquez sur l’icône jaune en bas à droite, en faisant cette action, un post-it numérique sera créé !

Vous n’avez plus qu’à décrire, sur ce post-it, votre pensée ou action à surveiller ! Vous pouvez utiliser ses notes temporaires numériques afin de vous souvenir d’une information utile, d’une idée, d’un plan ou projet à organiser, d’un sujet à aborder avec un contact, etc.

Pour cela, il vous suffit de créer ce post-it directement sur l’objet associé. Cela peut-être un contact, une affaire, une facture, un devis, un bon de réparation ou encore une fiche d’un membre du personnel.

Les post-its peuvent être visibles uniquement par vous-même ou bien, par un ou plusieurs utilisateurs de votre application incwo. En effet, en activant la case « Partagé », vous pouvez sélectionner le ou les membres utilisateurs du logiciel qui pourront consulter le post-it en accédant à la page. Vous pouvez ainsi partager vos pense-bêtes, afin de communiquer une information notable à un collaborateur concerné.

Vous pouvez déposer ces post-its et les supprimer des objets, lorsque vous n’avez plus besoin de ce rappel manuscrit. La corbeille présente sur le post-it vous permet de l’effacer. L’avantage d’utiliser ces notes temporaires est qu’elles ne sont pas intégrées au sein de l’historique client. Cette approche sélective permet de maintenir la clarté et la pertinence des informations stockées, en éliminant les éléments superflus. Il offre ainsi toujours une vue d’ensemble concise, mais complète de l’historique des interactions et des transactions avec chaque client.

Du joyeux désordre à l’efficacité virtuelle !

Pour résumer, l’adoption des post-its, symbole d’un joyeux désordre, apporte un tas d’avantages palpitants pour les TPE / PME ! Leur côté flexible et leur simplicité d’utilisation rendent la gestion des tâches et des idées plus facile mais tout autant efficace. Et ce n’est pas tout ! Leur aspect collaboratif rend la communication et la coordination entre les membres de l’équipe encore plus fluides ! Eh bien, c’est là que les post-its numériques entrent en scène ! Ils reprennent le flambeau avec brio, en gardant toute leur utilité et leur charme. Mais cette fois, ils s’invitent dans notre monde digital !