Factures électroniques fournisseurs : comment les transformer en achats dans incwo ?
Avec la facturation électronique, vos factures fournisseurs arrivent directement dans incwo via votre Plateforme Agréée (PA). Une fois reçues, elles doivent être intégrées à votre gestion quotidienne. Dans incwo, cela passe par leur transformation en achats.
Vous avez reçu une facture électronique : comment l’intégrer à mes achats ? deux possibilités :
- transformer une facture électronique individuellement ;
- transformer plusieurs factures électroniques en achats en une seule opération.
Pourquoi transformer une facture électronique en achat ?
La facture électronique reçue correspond au document transmis par votre fournisseur. Cette facture électronique, reçue sur votre Plateforme Agréée, remonte ensuite dans incwo. Pour cela il faut avoir connecté à incwo votre PA Pennylane ou Esalink.
Une fois reçue, une facture électronique peut être transformée en achat dans incwo, pour s’intégrer à votre gestion habituelle de vos dépenses d’activité.
Vous pouvez ainsi ensuite :
- suivre son règlement ;
- effectuer votre rapprochement bancaire ;
- l’exporter pour l’intégrer à votre suivi comptable ;
- retrouver la facture dans votre historique d’achats.
Lors de la transformation, incwo reprend automatiquement les informations présentes dans la facture électronique pour créer l’achat correspondant.
Cela concerne notamment :
- le fournisseur ;
- le numéro de facture ;
- la date de la facture ;
- les montants totaux HT, TVA et TTC ;
- les lignes de produits ou de services ;
- les quantités et montants des lignes lorsqu’ils sont présents dans la facture électronique.
Vous évitez ainsi de ressaisir les informations déjà contenues dans la facture reçue.
Option 1 : transformer une facture électronique en achat individuellement
Pour traiter vos factures au fur et à mesure de leur réception, vous pouvez les transformer une par une.
Le bouton « Transformer en achat » est accessible à deux endroits.
Depuis la liste des factures électroniques reçues
Rendez-vous dans : Achats > Factures électroniques
Depuis la liste de vos factures électroniques entrantes, vous pouvez lancer directement la transformation de la facture concernée.
Cliquez sur « Transformer en achat ».
incwo crée alors l’achat correspondant à partir des données de la facture électronique.
Directement depuis la facture électronique
Vous pouvez également ouvrir une facture électronique pour consulter son contenu avant de la traiter.
Depuis la facture, cliquez sur « Transformer en achat ».
Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque vous souhaitez contrôler la facture avant de l’intégrer à vos achats.
Option 2 : transformer plusieurs factures électroniques en achats en une seule fois
Si vous recevez un volume important de factures fournisseurs, vous pouvez éviter de les traiter une par une.
incwo permet de sélectionner plusieurs factures électroniques entrantes et de lancer leur transformation en achats en masse.
Pour utiliser cette fonctionnalité, l’app « Traitement par lots » doit être activée.
1. Sélectionnez les factures électroniques à traiter
Depuis la liste des factures électroniques entrantes, cochez les factures que vous souhaitez transformer.
Vous pouvez sélectionner certaines factures ou utiliser « Tout sélectionner » pour sélectionner l’ensemble des factures affichées.
2. Créez votre sélection
Cliquez sur le bouton flottant orange situé en bas à droite.
Vous pouvez alors :
- ajouter les factures cochées à une nouvelle sélection ;
- ou ajouter toutes les pages dans une nouvelle sélection.
Donnez ensuite un nom à votre sélection et validez.
3. Lancez la transformation en achats
Depuis le bouton flottant orange, cliquez sur « Voir la sélection en cours ».
Dans votre sélection :
-
cliquez sur
« Nouveau JOB »
;
-
choisissez
« Transformer les factures électroniques en achats »
;
-
lancez le traitement.
incwo crée alors un achat distinct pour chaque facture électronique sélectionnée.
Vous pouvez ensuite retrouver et gérer normalement chacun de ces achats dans incwo.
Une facture électronique ne peut être transformée qu’une seule fois
Pour éviter la création de doublons, une facture électronique déjà transformée en achat ne peut pas être transformée une seconde fois.
Dans le traitement en masse, les factures électroniques pour lesquelles un achat a déjà été créé ne sont plus proposées à la sélection. Une sélection déjà transformée ne peut pas, non plu,s faire l’objet d’un nouveau traitement de transformation.
Vous conservez ainsi le lien entre une facture électronique fournisseur et l’achat correspondant dans incwo.
Deux modes de traitement selon votre organisation
Vous pouvez donc adapter le traitement de vos factures électroniques fournisseurs à votre volume et à votre organisation. Pour quelques factures ou pour effectuer un contrôle individuel, utilisez simplement « Transformer en achat » depuis la liste ou depuis la facture.
Pour traiter un nombre important de factures, utilisez les sélections pour assurer un traitement en masse afin de créer en une seule opération tous les achats correspondants.
Dans les deux cas, l’objectif est le même : intégrer les factures électroniques reçues à votre circuit de gestion dans incwo, sans ressaisie, pour poursuivre ensuite leur traitement jusqu’au règlement et au rapprochement bancaire.
