Indemnités kilométriques 2025 : Barème officiel, calcul et remboursement en entreprise

Indemnités kilométriques en entreprise

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Dans les TPE et PME, il n’est pas rare d’utiliser un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Les occasions sont nombreuses : rendez-vous clients, interventions sur site ou trajets entre différents lieux de travail. Dans ce contexte, les indemnités kilométriques (IK) permettent, aux salariés et dirigeants, d’être remboursés pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces indemnités couvrent l’usage du véhicule (carburant, entretien, amortissement, assurance…). Fixé chaque année par l’administration fiscale, ce dispositif repose sur un barème officiel qui détermine le montant des remboursements.

Mais alors, comment fonctionnent exactement ces indemnités ? Qui peut en bénéficier, et comment les calculer ? Décryptage complet pour les employeurs et les salariés.

Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique ?

L’indemnité kilométrique répond à un besoin simple : compenser les employés pour l’usage de leur propre véhicule, dans le cadre de l’activité professionnelle. Cette compensation financière vise à couvrir les frais générés par l’usage d’un moyen de transport personnel pour le travail. Elle s’applique, par exemple, aux rendez-vous clients ou aux missions en dehors du site habituel. Ce remboursement n’est pas juste un geste de bonne volonté. Il est réglementé et calculé pour couvrir spécifiquement les coûts liés à l’utilisation du véhicule. En pratique, cela permet à l’employé de ne pas subir de pertes financières lorsqu’il facilite les opérations de l’entreprise avec son véhicule personnel.

Quels frais les indemnités kilométriques couvrent-elles ?

Les indemnités kilométriques remboursent divers coûts qui dépassent largement le simple achat de carburant.

En effet, elles englobent également :

  • L’amortissement du véhicule, qui tient compte de la dépréciation due à l’usage accru pour les besoins professionnels,
  • Les frais de maintenance régulière,
  • Les cotisations d’assurance.

Le but est ainsi de ne laisser aucun coût lié à l’utilisation professionnelle du véhicule à la charge de l’employé.

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques  ?

Dans l’entreprise, peuvent demander un remboursement des frais kilométriques :

  • Les salariés
  • Les dirigeants

En effet, pour un usage d’un véhicule personnel, dans l’exercice de l’activité, hors trajet domicile-travail, les salariés et dirigeant d’entreprise mais aussi les travailleurs indépendants (BNC/BIC), ou bénévoles des associations, peuvent bénéficier de l’indemnité kilométrique. Son exclus de ce dispositif, les associés sans fonction officielle.

Quelles sont les conditions de remboursement de cette indemnité ?

Pour être éligible au remboursement des frais kilométriques par l’entreprise, le salarié doit remplir plusieurs critères :

  • Ne pas utiliser un véhicule immatriculé au nom de l’entreprise.
  • Effectuer le trajet depuis son lieu de travail pour des raisons professionnelles.
  • Justifier son déplacement avec des informations sur : la date, le motif, le kilométrage effectué ainsi que le type et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Le remboursement des frais kilométriques n’est pas un revenu soumis à cotisations sociales. Par conséquent, cela représente un avantage pour l’employé et une économie pour l’employeur. Toutefois, il faut respecter le barème fixé par l’administration fiscale. En effet, dépasser ce barème peut transformer l’excédent en avantage en nature. Cela entraînerait alors des cotisations supplémentaires significatives pour l’entreprise.

Quel est le barème de remboursement des frais kilométrique pour 2025 ?

Le barème officiel est publié chaque année, via le site de l’Urssaf ou du gouvernement. Ce barème s’applique aux véhicule de type voitures et deux-roues qu’ils soient thermiques, hybride ou 100% électrique.

Après plusieurs années de revalorisations, le barème des indemnités kilométriques reste inchangé par rapport à 2024. Une exception toutefois : les véhicules électriques bénéficient toujours d’une majoration de 20 %.

Comment calculer ses indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités se fait selon des barèmes kilométriques. Il prennent en compte la puissance du véhicule, le type de motorisation et le nombre de kilomètres parcourus. Le gouvernement fixe chaque année les barèmes pour s’adapter aux variations économiques, assurant ainsi une compensation juste et équitable pour les employés.

Le calcul du montant de l’indemnité kilométrique est réalisé sur la base de la formule :

Indemnité = nbre de kilomètres parcourus x coef multiplicateur

Par exemple : pour un véhicule 6 CV fiscaux ayant parcourus 25 000 km parcourus en 2025, on utilise la 3e tranche du barème. Le coefficient est donc, dans ce cas : 0,447. L’indemnité kilométrique s’élèvera alors pour l’année à 11 175 € (25000*0,447).

Comment rembourser des indemnités kilométriques avec incwo ?

La gestion des frais kilométriques peut être complexe et nécessite souvent une importante charge administrative. Cependant, l’automatisation du calcul des indemnités kilométriques grâce à des logiciels spécialisés présente plusieurs avantages.

  • Réduire les erreurs humaines
  • Économiser du temps
  • Garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.

Des solutions comme incwo rendent ce processus transparent et facile à gérer pour les responsables des ressources humaines.

Ainsi, l’app “Indemnités kilométriques” offre une solution complète pour simplifier la gestion des frais kilométriques. Cette app permet de calculer facilement la valeur de l’indemnité en fonction du nombre de kilomètres parcourus.

En installant cette app dans incwo, vous pouvez configurer le barème applicable à chaque salarié. Ce barème prend en compte des facteurs tels que le type de véhicule, la puissance fiscale et le type de motorisation. Une fois la configuration effectuée, les salariés n’ont qu’à saisir un certain nombre d’informations dans leurs notes de frais. Parmi celles-ci, figure notamment la distance parcourue, pour obtenir automatiquement le montant de l’indemnité à rembourser.

Sur la route de la simplicité avec incwo

Simplifiez le remboursement des frais kilométriques avec incwo ! Suivez et calculez vos indemnités en quelques clics. Le logiciel automatise le traitement des frais de déplacements professionnels. Les remboursements sont précis, rapides et conformes au barème officiel. Quelle que soit la taille de votre entreprise, facilitez ainsi la vie de vos équipes et gagnez du temps.

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