Ah, l’été ! Cette période bénie où le soleil brille plus fort, les journées sont plus longues et la douce mélodie des congés annuels résonne dans les bureaux. Mais avec son lot de joies, cette période apporte aussi le défi logistique du casse-tête estival : la gestion des congés. Qui part quand ? Qui reste pour assurer la continuité des services ? Cette danse des absences, si elle est mal gérée, peut vite se transformer en bourbier administratif.
Soyez serein, des solutions existent pour vous aider ! Découvrez comment l’utilisation d’un outil dédié à la gestion des congés simplifie et facilite grandement cette tâche.
Automatisez votre processus de gestion des congés
En France, le Code du Travail contraint l’employeur à accorder à ses salariés 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif. C’est-à-dire, 30 jours de congés ouvrables auxquels peuvent s’ajouter RTT, congés spéciaux, congés prévus dans la convention collective… Un vrai casse-tête !
La mise en place d’un système efficace de gestion des absences contribue au bon fonctionnement de l’entreprise ainsi qu’au bien-être du personnel.
L’automatisation du processus de demande et d’approbation des congés via un outil dédié facilite les démarches tant pour les employés que l’employeur. Fini les demandes faites par mails, formulaire papier ou durant la pause-café. Effectivement, toutes les demandes de congés sont gérées en ligne et centralisées en un endroit unique. D’une part, les employées disposent de plus d’autonomie et saisissent eux-mêmes leurs demandes de congé. D’autre part, les managers sont moins sollicités et peuvent approuver ou refuser une demande en quelques clics.
Le logiciel incwo propose une gestion des absences entièrement dématérialisée.
- Le salarié soumet une demande de congés.
- Le responsable est automatiquement notifié de la requête de son collaborateur.
- Après consultation, le manager accepte ou refuse la demande.
- Le salarié reçoit un e-mail lui indiquant si ses repos ont été approuvés ou refusés.
L’installation de l’app « Durée des congés » permet le calcul automatique des jours posés en fonction des dates de début et de fin préalablement saisies. Cette application, nécessairement couplée à l’app « Journées non travaillées » prend en compte dans le calcul les jours fériés et non travaillés dans l’entreprise.
Retrouvez plus d’informations sur la saisie des demandes de congés dans la FAQ dédiée : Comment saisir mes demandes de congés et RTT ?
Fini donc les calculs hasardeux, les salariés comme leur responsable disposent en 1 coup d’oeil du solde de congés.
Suivez les congés via un planning
Une fois la demande de congé validé, un agenda partagé matérialise les repos et absences prévus. Ainsi, chaque membre de l’équipe et tout particulièrement les managers peuvent visualiser facilement la présence et les futurs congés de chacun. De cette façon, avant d’accepter une prochaine demande de vacances, le responsable pourra rapidement s’assurer de la présence du reste de son équipe pour la période concernée. L’anticipation des absences participe à l’organisation de l’activité de l’entreprise.
Transférez facilement les congés et absences à la paie
L’utilisation d’un logiciel facilite également la collaboration avec le gestionnaire de paie. Plus de ressaisie et d’erreurs dans les bulletins de paie, les absences des employés sont transférées en quelques clics.
incwo vous accompagne dans votre gestion RH
Vous l’aurez compris, automatiser la gestion des congés réduit considérablement le temps consacré à une tâche à faible valeur ajoutée. En outre, les données recueillies sont plus fiables. En résumé, un outil qui s’avère pratique pour tous les acteurs de l’entreprise.
