La pré-comptabilité facile pour les TPE avec incwo
Dans cet article
Toute société est soumise à des obligations légales notamment en terme de comptabilité comme le stipule l’article 54 du code général des impôts ou l’article L123-28 du code du commerce. Alors, pour gérer sereinement votre activité, utilisez une solution de pré-comptabilité.
Rappel
Quel que soit le régime, le statut ou la catégorie d’activité, une entreprise doit répondre à des obligations comptables comme :
- Enregistrer chronologiquement les opérations de ventes et achats
- Tenir les journaux achat/vente et le grand livre
- Disposer de moyen de contrôle des états et valeurs en archivant les pièces justificatives (factures de ventes, d’achats, ticket de caisse…)
- Établir des documents de clôture comptable (inventaire, journaux, bilan, compte de résultats…) et les faire approuver
En outre, une entreprise doit conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans. De plus, si la comptabilité d’une entreprise présente des irrégularités, des insuffisances ou n’est pas sincère, l’administration fiscale peut la sanctionner. L’entreprise encoure alors jusqu’à 500 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement.
En tant que véritable couteau suisse, le dirigeant détient dans son périmètre de fonction la gestion de la comptabilité. Il peut effectuer cette tâche seul mais aussi la confier à un expert-comptable pour qu’elle soit approuvée.
Dans ce contexte, découvrez comment incwo vous aide à réaliser votre pré-comptabilité et facilite votre relation avec votre expert-comptable ?
La pré-comptabilité facile avec incwo
Les documents commerciaux à la base de la pré-comptabilité
A la base de toute comptabilité, on retrouve des documents commerciaux et opérations de gestion : factures, achats, règlements clients et fournisseurs.
Pour faciliter leur préparation, le CRM incwo intègre toutes ses fonctionnalités. Avec de surcroît un avantage majeur, la garantie de la conformité des documents de vente, validée par la certification NF du logiciel. Ainsi il est possible de créer, suivre, envoyer, relancer et contrôler comptablement des documents et opérations tels que :
- Les factures : qui peuvent être issues de devis, proformas ou bons de livraison. Une fois les factures validées, leur numérotation et leur datation sont automatiques pour s’intégrer dans une chaine chronologique. En plus de cela elles sont signées et chainées ente elles pour sécuriser les écritures, de manière à valider l’inaltérabilité et faciliter le contrôle fiscal.
- Les achats : enregistrement des dépenses avec la conservation et l’archivage des pièces justificatives. Pour simplifier leur intégration, leur ajout peut s’effectuer grâce à l’OCR. Cette technologie permet, en effet, d’extraire automatiquement des factures ou notes de frais les montants et le nom du fournisseur.
- Les règlements clients ou fournisseurs. Leur pointage permet le solde des pièces de ventes et achats mais aussi le suivi de la trésorerie. incwo, vous alerte également des retards de paiement pour relancer facilement vos clients ou suivre vos achats impayés.
Le suivi des règlements peut être facilement mis en place dans incwo via le rapprochement bancaire et faciliter ainsi le lettrage des écritures.
Le rapprochement bancaire
Il est possible d’importer manuellement les relevés bancaires. Cependant, pour gagner du temps, incwo offre la possibilité de connecter la banque avec le CRM. Ainsi les écritures du relevé de banque remontent automatiquement dans le logiciel et permettent le rapprochement bancaire.
Pour connecter la banque à incwo, l’installation de l’app « Imports bancaires automatiques » qui automatise le transfert des relevés bancaires est nécessaire. En fonction de la date et du montant, incwo fera des suggestions de rapprochement entre la pièce comptable et l’écriture du relevé. D’un simple clic, le règlement est validé et le document commercial est soldé.
Au-delà de la gestion des documents commerciaux et du suivi des opérations de règlement, incwo permet d’exploiter toutes ses informations pour préparer la comptabilité. Comment ? Grâce à la configuration des codes comptables de tiers, produits, charges et TVA.
La configuration des comptes comptables
L’organisation des écritures en comptabilité s’appuie sur le Plan Comptable Général, un document classant les opérations de patrimoine possibles de l’entreprise (capitaux, immobilisations, stocks et encours, tiers, finances, charges, produits…). Dans chaque classe de compte, on retrouve des listes d’opérations et leurs codes associés.
Sur incwo, réintégrer les comptes comptables (tiers, produits, charges, TVA) est réalisable simplement grâce à l’app « Export comptable ». Cette app donne la possibilité de paramétrer les codes comptables des tiers, produits, charges, TVA et comptes bancaires. Sur les charges, l’application permet de totalement personnaliser les classes 6 et 2 avec l’app « Comptes de charges et immobilisations ». Par ailleurs, s’il y a le besoin en comptabilité du journal des opérations diverses (OD). L’app « Export comptable des OD » permet d’enregistrer les mouvements concernant les opérations de gestion sociale et de les exporter dans un journal séparé.
L’export des données pour le comptable
Enfin, pour préparer l’export des données comptables, l’app « Export comptable » propose des formats d’export dédiés. Ces formats sont dits « comptables » ou « comptables Plus » pour les achats, les ventes, les encaissements et décaissements bancaires. Ils contiennent donc pour chaque opération le détail de l’écriture et les codes comptables associés. Pour savoir comment régler le format d’export comptable des achats consultez le centre d’aide.
L’invitation de l’expert-comptable
Pour plus de facilité lors des échanges et le travail, votre expert-comptable s’invite gratuitement sur incwo. Ce dernier pourra accéder aux écritures comptables et contrôler les pièces justificatives.
La présence de l’expert-comptable sur votre ERP incwo apporte divers bénéfices comme :
- Accéder facilement aux données et contrôler les écritures
- Faciliter les échanges et apporter du conseil en gestion
- Récupérer l’ensemble des documents nécessaires à la tenue comptable et les retrouver en un point unique
- Gagner en temps et en productivité
- Éviter les erreurs
- Conserver les pièces en format numérique
Pour faciliter le travail de l’expert-comptable, l’app « Contrôle comptable des justificatifs » vérifie les pièces et justificatifs. Ainsi, une fois ce contrôle effectué, il suffit de transférer les informations en comptabilité.
La pré-comptabilité simplifiée
En un mot, incwo est un logiciel de pré-comptabilité. Il ne remplace ni le logiciel d’un expert-comptable, ni ses fonctions de tenu, surveillance, organisation ou encore consolidation de la comptabilité d’entreprise. Cependant, incwo facilite la préparation du transfert de vos données de gestion, achats, ventes et règlements. Le logiciel prépare et exporte l’ensemble des informations et des documents de gestion indispensables à l’expert-comptable pour assurer votre comptabilité. Avec lui, retrouvez facilement les informations économiques clés de votre entreprise.
