La prise de rendez-vous en ligne : une solution efficace pour améliorer votre organisation
Dans cet article
Pourquoi s’embêter avec un agenda papier rempli de ratures et des appels téléphoniques interminables pour gérer ses rendez-vous ? Il est grand temps de passer à l’ère numérique et d’adopter la prise de rendez-vous en ligne ! Que vous soyez une petite entreprise, un indépendant, un artisan ou une entreprise de services cette solution vous facilitera la vie et vous fera gagner un temps précieux.
Mais ce n’est pas tout ! En optant pour la prise de rendez-vous en ligne, vous répondez également aux attentes de vos clients. Ces derniers, de plus en plus connectés et pressés, cherchent des solutions pratiques et rapides pour prendre rendez-vous. Et si vous ne proposez pas cette option, vous risquez de perdre des clients au profit de vos concurrents qui ont déjà sauté le pas.
Prise de rendez-vous en ligne : comment ça marche ?
La prise de rendez-vous en ligne est une solution innovante pour faciliter l’organisation de votre planning. En effet, grâce à un logiciel ou une fonction spécialisée, vous pouvez partager en temps réel votre agenda avec vos clients ou prospects. Ainsi, vous leur offrez la possibilité de réserver facilement leur rendez-vous en personne ou par téléphone. Déjà bien connue dans le domaine médical, la prise de rendez-vous en ligne est de plus en plus populaire dans d’autres secteurs. En effet, de nombreuses professions libérales et entreprises de services optent pour cette solution digitale pour une mise en relation encore plus performante.
Intégrer à votre CRM, la prise de rendez-vous automatisée participe à la simplification du traitement de l’information client. Et, elle optimise le suivi de l’historique de la relation client. La charge de travail est ainsi mieux maîtrisée.
Alors concrètement, comment ça marche ?
Eh bien, c’est assez simple !
- Vous déterminez vos créneaux disponibles.
- Les disponibilités de votre agenda sont visibles en ligne. Vos clients ou prospects peuvent ainsi réserver leur créneau en fonction de vos plages horaires libres, sans avoir à vous appeler.
- Les rendez-vous sont validés de manière instantanée, offrant ainsi une réponse immédiate au client. L’agenda en ligne est disponible 24h/24 et 7j/7. Vos clients prennent donc rendez-vous quand ils le souhaitent, sans contrainte d’horaires.
- Pour éviter tout oubli, le client, le prospect ou l’usager reçoit un rappel par email ou SMS avant son rendez-vous, pour ne jamais manquer une visite importante.
Pourquoi adopter la prise de rendez-vous en ligne ?
La prise de rendez-vous en ligne offre de nombreux avantages aussi bien pour les clients que pour les professionnels.
Meilleure gestion de l’agenda
La mise en place d’un système de réservation de rendez-vous en ligne est une solution efficace pour une meilleure gestion de votre agenda. En effet, fini les plannings overbookés. Vous déterminez vos prestations et leur durée ainsi que vos disponibilités et le tour est joué. De cette manière, vous évitez les rendez-vous qui se chevauchent et organiser mieux votre temps.
Gain de temps considérable pour les deux parties
Les clients n’ont plus besoin de se déplacer ou de passer un coup de fil pour réserver un créneau, ils peuvent le faire directement en ligne en quelques clics. De votre côté, en tant que professionnel vous n’avez plus à répondre aux appels téléphoniques ou à gérer les prises de rendez-vous manuellement. Vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Flexibilité et souplesse pour les clients
La prise de rendez-vous en ligne permet une grande flexibilité en termes d’horaires. Les clients peuvent prendre rendez-vous à tout moment, même en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise. Ils peuvent ainsi planifier leur visite à l’avance ou même réserver un créneau en urgence si besoin.
Réduction des erreurs de saisie et des rendez-vous manqués
Avec la mise en place de la prise de rendez-vous en ligne, les erreurs de saisie et les rendez-vous manqués peuvent être considérablement réduits. En effet, l’agenda est synchronisé automatiquement et des notifications sont envoyées aux personnes concernées, ce qui évite les méprises et les oublis. De plus, des rappels par SMS ou e-mail peuvent être envoyés aux clients avant le jour du RDV. Ce qui augmente les chances que les clients se présentent aux rendez-vous.
Comment mettre en place la prise de RDV en ligne dans incwo
Réservation et prise de rendez-vous
L’app « Réservation et prise de rendez-vous » a spécialement été conçue pour permettre la réservation de RDV en ligne.
Cette app ajoutera plusieurs éléments au logiciel, notamment une page de réglages ainsi qu’une case à cocher « Prise de rendez-vous » sur chacune des fiches produit.
Comme toute bonne solution de gestion de prise de rendez-vous, vous pouvez choisir :
- Les créneaux disponibles
- La durée entre les créneaux,
- La date du premier et du dernier rendez-vous disponible
- L’affichage ou non du tarif, de la durée ou d’instructions spécifiques
- L’envoi de confirmation par e-mail
- Les informations à transmettre au tiers
Une fois que vous avez configuré les paramètres de votre agenda, vous devez activer le partage de l’agenda pour générer le lien du calendrier. C’est à partir de ce lien que vos clients ou prospects pourront prendre rendez-vous. La réservation s’effectuera en 3 étapes :
- Choix de la réservation si vous proposez plusieurs types de RDV
- Choix de l’horaire
- Validation avec saisie des coordonnées
Après la validation, le rendez-vous sera ajouté à votre agenda, le tiers sera prévenu si cette option a été choisie et vous recevrez un email.
Intégration sur votre site web
La configuration de votre agenda de prise de rendez-vous déclenche la production d’un lien. Ce lien vous pouvez l’ajouter dans vos signatures de mails, mais aussi le publier sur une ou des pages de votre site web. Voire aussi, y donner accès par la plateforme incwo.me. Cette publication de votre agenda facilitera la prise de rendez-vous en ligne par vos contact.
Pour exploiter ce lien d’agenda sur votre site web, il vous suffit de rediriger un bouton (ou plusieurs) vers la page de prise de rendez-vous. Ce bouton, selon la fonction donnée à votre réservation en ligne pourra être : « Demander une démo », « Demander un rappel », « Prendre RDV » (pour la prestation définie sur votre page), etc.
Rappels de rendez-vous par SMS
L’app « Rappels de rendez-vous par SMS » vous permettra quant à elle d’automatiser l’envoi de SMS de suivi de rendez-vous. Son utilisation améliore votre organisation et réduit les rendez-vous non honorés. En effet, elle confirme et rappelle automatiquement les rendez-vous aux clients via leur mobile.
Vous pouvez paramétrer d’envoyer des rappels :
- Lors de la création ou de la modification de l’événement
- Le jour précédent l’événement
- Le jour de l’événement.
Vous avez également la possibilité de choisir qui recevra un SMS et de sélectionner un modèle de message préconçu.
En activant la case « Rappel SMS » pour chaque nouvel événement ajouté, le scénario d’envoi de SMS se déclenche automatiquement. On peut personnaliser le contenu des SMS en incluant la date et le titre de l’événement, ainsi qu’une adresse et un lien web si nécessaire.
Proposer la prise de rendez-vous en ligne, c’est bien, mais le faire savoir, c’est encore mieux
Promouvoir votre système de réservation en ligne est essentiel pour économiser du temps et permettre une prise de rendez-vous efficace. Mettez en avant votre dispositif et faites-le connaître à vos clients grâce à des canaux de communication variés : cartes de visite, affiches, mails, réseaux sociaux, site internet et même votre répondeur téléphonique. La clé est de permettre à vos clients de choisir le moyen le plus pratique pour prendre rendez-vous, tout en évitant les tâches administratives fastidieuses.
incwo, une solution de prise de rendez-vous en ligne, mais pas que !
En conclusion, augmentez vos interactions avec vos clients et gagner des prospects ! Et ce de manière organiser et structurée. La prise de rendez-vous en ligne est une solution pratique et efficace pour améliorer l’organisation de votre activité et répondre aux attentes de vos clients. Avec incwo, vous pouvez facilement afficher vos disponibilités en ligne et permettre à vos clients de gérer leurs rendez-vous sur les créneaux que vous avez définis. N’hésitez pas à adopter cette solution intégrée à votre CRM pour gagner du temps et fidéliser votre clientèle. Surtout qu’incwo offre bien plus qu’une simple solution de prise de rendez-vous en ligne, c’est une plateforme de gestion complète pour votre entreprise.
