Numérotation de factures : quelle règle applicable au changement d’exercice ?
Dans cet article
La numérotation des factures n’échappe pas à un cadre légal à respecter !
En France, les règles d’établissement et de numérotation des factures sont encadrées par le Code du Général des Impôts.
En cette nouvelle année qui arrive à grand pas, vous êtes nombreux à vous demander, si au 1er janvier 2023, vous pourrez repartir à l’index 1.
Alors, peut-on changer d’index à la nouvelle année ? Quelles sont les conditions éligibles pour cela ? Comment faire dans incwo ? On vous dit tout !
Que dit la loi pour la numérotation de factures ?
Le code général des impôts dans son Annexe III : Factures (Articles 242 nonies à 242 nonies A) précise les modalités de numérotation des factures.
« Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité de l’assujetti le justifient ; l’assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ; »
Une de ces conditions qui peut justifier l’existence d’une série distincte est le changement d’exercice. Aussi, si votre exercice fiscal et comptable est basé sur l’année calendaire, c’est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre. Alors, vous pourrez repartir à l’index 1 lors de l’émission de votre première facture de l’année.
Pourquoi une réglementation de la numérotation ?
Les règles de numérotation des factures s’inscrivent dans le cadre de la lutte contre la fraude à la facturation et à la TVA. Elles visent à limiter la fausse facturation et les dissimulations de revenus d’activité.
À quel numéro puis-je repartir lors du changement d’exercice ?
Lors d’un changement d’exercice, la nouvelle série doit appliquer les règles générales de numérotation de factures, à savoir :
- Numéro unique pour chaque facture
- Numérotation continue
- Numérotation chronologique
Logiquement, le premier numéro de l’année porte l’index 1. Si ce n’est pas votre choix, il faut le justifier et conserver une trace de déclaration comptable du choix. De cette façon, vous ne laissez pas le soupçon d’une dissimulation de revenus d’activité dans votre démarche.
Ce choix de nouvel index, qui implique un numéro unique, ne peut avoir lieu que si vous avez opté pour un format de numérotation composé d’un préfixe et d’un index.
Le préfixe est une composante alphanumérique qui identifie la chaîne de numérotation des factures. Il est indispensable quand vous avez plusieurs séries distinctes de factures par exemple par canal de vente, par établissement, etc. Mais il est parfois juste essentiel pour identifier la facturation d’une période.
Vous pouvez avoir des préfixes incluant le code de votre établissement, la date de la pièce ou une combinaison des deux. Vous avez ainsi, la garantie de numéro unique de vos factures. Et vous pouvez réinitialiser sans contrainte votre index à 1, à date de votre exercice,
Comment réinitialiser la numérotation de facture dans incwo ?
La remise de l’index à 1 est proposée sur la facture à changement de votre exercice fiscal, et ce, uniquement sur la première facture à valider.
À savoir
La date de votre exercice fiscal est définie dans les informations que vous avez renseignées dans vos « Données d’entreprise ».
Si votre exercice fiscal se termine au 31 décembre, alors en janvier, lors de la transformation de la première facture à établir en facture définitive, sur votre nouvel exercice, le logiciel vous proposera de :
- Remettre à l’index 1.
- Continuer sur la numérotation en cours.
Vous pourrez alors repartir de l’index 1 sur les factures lors de la validation de votre première facture sur le nouvel exercice.
À savoir
Vous pouvez opter pour un autre numéro que le 1. Dans ce cas, n’oubliez pas de :
- Documenter votre choix.
- De transmettre cette information à votre expert-comptable.
- De conserver la mention de ce choix comptable<./li>
En sélectionnant l’index à 1 ou continuant la numérotation en cours, vous prenez une décision définitive pour toute la suite de votre numérotation 2023. Cette validation du format constitue votre nouvelle indexation pour l’exercice suivant. Votre choix de retour à l’index 1 est inscrit dans le journal de bord des événements techniques du logiciel.
Et pour les autres documents de gestion commerciale ?
Concernant les autres documents comme les devis, les bons de commande et les bons de livraison, etc. l’index est, par défaut, croissant et contenu dans incwo. Le logiciel n’automatise pas la possibilité de revenir à l’index 1.
Toutefois, si vous souhaitez passer cet index à 1, nous pouvons le faire pour vous. Transmettez-nous le lien vers le premier document émis et nous mettrons à jour l’index pour vous.
