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Comment créer des contrats d’abonnement ?

Vous vendez des prestations de services avec une facturation mensuelle,  trimestrielle, ou annuelle ? 

Vous commercialisez vos produits sous forme d’abonnements ?

Vous avez des échéances définies par avance avec vos clients et vous souhaitez donc générer les factures à venir sur la durée totale du contrat ? 

Dans ce cas, l’app « Gestion des abonnements » est faite pour vous !
Elle vous permet de gérer vos abonnements, vos mensualités et votre facturation. 

A quoi sert l'app "Gestion des abonnements" ?

L’app « Gestion des abonnements » vous permet : 

  1. de gérer vos produits dit d’abonnement et leur période de facturation
  2. de générer les contrats d’abonnement et leurs factures  correspondantes.

Comment ça marche ?

1/ Créer un produit d'abonnement :

Une fois l’app installée, créez un nouveau produit depuis l’onglet « Ventes » puis le menu « Catalogue produit ».

Complétez le formulaire en renseignant la référence, le nom du produit, son tarif HT, sa TVA …

Au niveau champ « Abonnement », cochez « Oui ». 

Un nouveau bloc s’ajoute. 

La facturation des abonnements passe par la création des produits d'abonnement qui dispose de leur propre période de facturation et conditions de paiements

Dans ce bloc, définissez : 

  • La durée des périodes d’abonnement (mensuel, bimensuel, trimestriel, bisannuel, annuel) 
  • Le démarrage des périodes (date anniversaire du contrat ou 1er jour du mois, du trimestre…)
  • Si la dernière période est sécable (est ce que la dernière période peut être interrompue ou non ?)
  • quand les périodes sont facturées (au début, à la fin, avec + ou – 1 jour au départ ou à la fin )
  • Si la période est due en totalité ou si un calcul du prorata peut s’opérer. 

 

Une fois que tous ces éléments sont renseignés, validez la création de votre article. 

Il sera alors proposé lorsque vous créerez un nouveau contrat d’abonnement. 

2/ Créer le contrat

Pour créer un nouveau contrat d’abonnement, cliquez sur le sous-menu « Nouveau contrat » présent dans le menu « Contrats et abonnements » disponible dans l’onglet « Documents ».

Renseignez les paramètres du contrats : Titre, type de contrat, date de signature, tiers lié, date d’exécution. 

Cochez « Oui » au niveau du champ « Abonnement »

De nouveaux paramètres s’affichent. 

Une fois le produit d'abonnement créé, on peut générer un contrat lié avec ses propres particularités. Les champs renseignés permettent de créer les factures correspondantes.

Les paramètres affichés vont permettre de régler les éléments pour la facturation. 

Renseignez alors : 

  • Le produit concerné (un par contrat)
  • La quantité facturée
  • Les conditions de vente à lier 
  • La fréquence de facturation (vous pourriez avoir un produit avec une période mensuel mais avec facturation trimestrielle. Votre facture contiendrait alors 3 périodes facturées).
  • La date de facturation (début ou fin du mois, trimestre, année ou avec un décalage de quelques jours).
  • L’agrégation des factures (dans le cas où le client dispose de plusieurs contrats, est ce que vous créez une facture par produit ou est ce que vous mutualisez les contrats en une seule facture ?-
  • Les modalités de paiement, les pénalités de retard ainsi que votre politique d’escompte.

 

Validez en cliquant sur « Enregistrer ». Votre contrat est créé. 

3/ Générer les factures :

Une fois le contrat créé, il reste 2 étapes pour que les factures soient disponibles.

D’abord, il faut :

  1. générer les périodes du contrat
  2. lancer la génération des factures
Le contrat d'abonnement est créé après avoir renseigné tous les éléments comme le nom du client, son produit facturé ainsi que tous les détails du contrat
La création d'un contrat d'abonnement passe par l'étape de génération des périodes facturées.

Tous les paramètres du contrat sont créés, le logiciel doit calculer les périodes facturables sur la durée du contrat. 

Pour cela, cliquez sur « Générer les périodes »

Le logiciel calcule et affiche les périodes. Vous pouvez les consulter en cliquant sur « Voir ».

Si elles ne conviennent pas à vos attentes, vous pouvez les supprimer en cliquant sur « Effacer ».

 

Une fois les périodes générées, générez les factures en cliquant sur « Générer les factures »

Dans notre exemple, la période du produit et la période de facturation est la même. 

Le nombre de période et le nombre de factures sont donc identiques.

Lorsque les factures sont générées, vous pouvez les consulter ou les effacer. 

Pour l'émission des factures d'abonnement, il faut d'abord générer les périodes. Ensuite, le logiciel propose la création des factures qu'il ne reste plus qu'à valider à la date prévue

A noter : Le lien « Interrompre l’abonnement » est disponible si le client souhaite mettre fin au contrat pendant la durée prévue du contrat. 

Cette action met fin au contrat et supprime les factures à établir en attente.

Les factures sont aussi disponibles lorsque vous consultez le contrat.

Un bloc dédié « Factures attachées au contrat » affiche les factures et factures à établir liées au contrat. 

Il permet alors de suivre : 

  • les factures déjà émises ou celles à venir
  • la date de facturation prévue
  • la quantité de produit d’abonnement facturé 
  • le montant HT (et lorsque la facture est validée, le restant dû). 

 

A partir de ce bloc, vous accédez donc aux factures pour les consulter ou les valider.

Quand les factures sont générées, elles sont en statut à établir. Elles sont alors disponibles pour être validées aux dates prévues. Si des factures sont déjà validées, leur numéro sera affichée et elles seront accessibles.

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