Comment créer une facture d’acompte ?
Légalement, tout règlement doit faire l’objet d’une facturation. Aussi dans le cadre d’un versement intervenant avant le démarrage de la production d’un bien ou d’un services, ce règlement s’enregistre via une facture d’acompte.
La facture d’acompte est un type de facture particulière, qui permet de notifier un paiement client à l’avance, c’est-à-dire avant mise en production des marchandises ou des prestations.
Dès lors qu’un versement est fait à l’avance, il faut ainsi créer une facture d’acompte.
Vous pourrez ensuite émettre une ou des factures définitives quelles soient totales ou quelles soient partielles avec facture de solde.
Installer l'app "Facture d'acompte"
Pour installer, rendez-vous donc sur l’App Store du logiciel :
- Recherchez l’app par son nom
- Cliquez sur son nom pour afficher l’app et consulter la documentation
- Allez sur l’onglet « installation » puis cliquez sur « installer » la fonction
Connaitre le fonctionnement de l'acompte
L’acompte requiert plusieurs particularités de fonctionnement. Elles sont principalement liées à sa caractéristique d’être : émis et envoyé avant la réalisation de la prestation ou de la livraison des produits commandés.
Tout d’abord, la facture d’acompte n’est pas du chiffre d’affaire.
Il s’agit uniquement de l’enregistrement de versement à l’avance. En conséquent, ce type de pièces sur incwo est dans un menu à part, et dispose de sa propre chaine de numérotation. Ainsi isolée, elles ne se comptabilisent pas dans la facturation définitive, celle du menu « Factures ».
Ensuite, la TVA est exigible sur les encaissements d’acompte.
Ce dispositif permet au client de récupérer la TVA mentionnée sur la facture d’acompte, pour les assujettis à la TVA. Cela implique que ce paiement et la désignation de la TVA acquittée au moment du paiement de l’acompte, se reportent sur une facture définitive.
Enfin, quand on parle de verser un acompte, cela induit l’existence d’une proposition commerciale client. Dans incwo cela se manifeste par l’obligation de réaliser une demande d’acompte à partir d’un devis, commande ou confirmation de commande.
Créer une facture d'acompte depuis un devis
- Sélectionnez le taux de l’acompte
- Créez la pièce d’acompte en cliquant sur « faire le document »
Consulter et valider une facture d'acompte générée
La facture d’acompte ainsi produite s’affiche à l’état de brouillon, reconnaissable à la mention #REF#.
Cet acompte reprend automatiquement les informations concernant le client, les produits et les conditions de vente, à l’identique de votre devis.
Ce document dispose d’un total calculé en fonction du pourcentage d’acompte désigné sur l’étape de transformation du devis.
Pour confirmer le paiement de l’acompte :
- Enregistrez dans le bloc « Encaissements réalisés » la valeur du règlement perçu. Elle doit être la même que celle de la pièces d’acompte.
- Validez ensuite pour créer la facture d’acompte définitive à transmettre au client.
Créer la facturation définitive de l'acompte versé
Une fois que votre production de biens ou services démarre, l’émission de factures partielles, de factures d’avancement ou de factures totales, s’impose !
Ces types de factures définitives se produisent :
- Soit depuis la facture d’acompte, en cliquant sur « faire une facture »
- Soit depuis le devis, la commande ou confirmation de commande
- en cliquant sur « Faire une facture » et sélectionnant le pourcentage de la facture à émettre
- en cliquant sur « Faire une facture d’acompte » dans le cas uniquement de l’émission d’une facture à 100% du devis
Ces factures dites définitives sont accessibles via le menu Ventes > Factures.
Générer des factures définitives depuis l'acompte
Il est possible de transformer une facture d’acompte en facture définitive, partielle ou de solde.
Pour cela, rendez-vous sur une facture d’acompte. Dans le bloc de raccourcis, cliquez sur « faire une facture« .
Une nouvelle page s’affiche. La référence au devis d’origine de l’acompte est indiquée. La mention « Devis + Numéro + nom du client » s’affiche en haut de page.
Le contenu du devis reste la source d’émission de la facture. C’est-à-dire que la valeur à facturer dépend du contenu et montant du devis, et non de l’acompte.
Complétez alors le formulaire de transformation du devis en facture :
- Indiquez le pourcentage de la facture à émettre. Ce % fait référence au montant à appliquer sur le Total du devis. (et non de l’acompte)
- Précisez 100% pour une facturation totale du devis d’origine
- Mettez une autre % pour réaliser une facture partielle.
- Complétez en désignant la destination du contenu. Ne rien changer si c’est pour créer une nouvelle facture à établir
- Renseignez les opérations à coupler à la création de la facture
- Cliquez sur « facturer » pour générer une facture à établir #REF#. Cette facture à établir vous pouvez ensuite la compléter et modifier.
L’opération génère alors une facture à établir #REF#.
A validation de cette facture de vente :
- L’acompte se reporte sur la facture et vient en déduction des paiements à verser (dans la limite du montant de la facture, si partielle)
- La mention de TVA s’affichent sur le PDF de la facture.
Pour en savoir plus sur le transfert de l’acompte dans une facture définitive, rendez-vous sur notre documentation dédiée : Comment reporter l’acompte versé sur une facture définitive ?
Créer des factures partielles ou de soldes depuis le devis en intégrant l'acompte versé
Pour transformer un devis en facture, lorsque celui-ci est lié à un acompte, rendez-vous sur votre devis.
Cliquez sur « Faire une facture«
Une nouvelle page s’affiche. La référence au devis et à l’acompte s’affiche. La mention « facture d’acompte + % + Numéro + nom du client » s’affiche en haut de page.
Complétez le formulaire :
- Indiquez le pourcentage de la facture à émettre.
- Précisez 100% pour une facturation totale du devis
- Mettez une autre % pour réaliser une facture partielle. La même opération sera à réaliser pour les suivantes jusqu’au solde.
- Complétez en désignant la destination du contenu.
- Renseignez les opérations à coupler à la création de la facture
- Cliquez sur « Facturer » pour générer une facture à établir.
A validation, la facture de vente devient alors définitive et entre dans votre chiffre d’affaires.
Comme indiqué plus haut, l’acompte se reporte automatiquement sur la facture ainsi que la mention de TVA liée.
A noter : Le logiciel incwo est certifié NF 203 pour les logiciels de facturation .
A ce titre, une fois que votre facture d’acompte est validée, elle n’est plus modifiable.
Elle est chainée, datée et signée pour être intégrée dans une système de traçabilité des données en vue de la simplification du contrôle fiscal.
