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Comment figer les achats comptables ?

Vous souhaitez contrôler la modification des achats intégrés en comptabilité ? Votre comptable vous demande de mettre en place une piste d’audit fiable de vos achats ? Voici comment figer vos achats comptables.

Pour figer vos achats de façon définitive l’app « Verrouillage comptable » est nécessaire.

A quoi sert l'app "Verrouillage comptable" ? 

L’app « Verrouillage Comptable » permet de figer les achats comptables manuellement ou en fonction de certains critères.

Elle permet ainsi de garantir la non modification d’une écriture d’achat. Elle sécurise ainsi les contenus des données sources qui ont été contrôlée ou intégrées en comptabilité.

Lors d’un contrôle fiscal, vous disposez ainsi des mêmes données sur votre logiciel de gestion que sur votre logiciel de comptabilité. Vous démontrez à votre auditeur un process qui permet un contrôle des données et une garantie d’inaltérabilité.

Comment installer l'app "Verrouillage comptable"

Pour ajouter la fonctionnalité de verrouillage et ainsi figer les achats comptables : rendez-vous sur l’appStore représentée par une pièce de puzzle.

  • Recherchez l’app par son compte « Verrouillage comptable »
  • Cliquez sur son nom pour afficher la description de la fonction.
  • Cliquez sur l’onglet « Installation » puis sur le bouton « Installer ».

La fonctionnalité de verrouillage s’ajoute alors sur les achats.

 

Comment figer un achat ?

Pour figer les achats comptables, vous devez tout d’abord définir le critère de Verrouillage.

Pour cela, rendez-vous  tout d’abord, dans l’onglet de l’app « réglage », sélectionnez votre option de verrouillage.

Ainsi, pour les achats, vous pouvez choisir de figer automatiquement vos dépenses d’activité enregistrée dans le logiciel :

  • Soit lors de la validation comptable de la pièce
  • Soit lors de l’export au format  « Comptable » ou « ComptablePlus » de la pièce

 

Avec un de ces réglages, le verrouillage sera ensuite automatique pour toute vos nouvelles pièces d’achat. Pour les anciennes, une intervention manuelle sera nécessaire.

Ainsi, si vous avez besoin de verrouiller en masse votre historique d’achats, rendez-vous sur la page d’accueil de l’app.

Le logiciel affiche, mois par mois, les achats verrouillés, non verrouillés et verrouillables.

Pour chaque mois, vous pourrez alors verrouiller tous les achats verrouillables.

Figer les achats comptables

A noter : Au delà, si vous souhaitez effectuer un contrôle des données de facturation et d’achat avant qu’elles ne soient transmises à votre expert comptable, vous disposez de l’app « Contrôle Comptable ».

Pour en savoir plus sur cette fonction, consultez notre documentation : Comment contrôler les écritures comptables ?

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