Comment gérer une facture électronique fournisseur reçue ?

Les factures électroniques adressées à votre entreprise sont reçues dans incwo via la Plateforme Agréée (PA) que vous avez connectée à votre dossier.

Une fois votre réception de factures électroniques activée, vous retrouvez les factures transmises par vos fournisseurs directement dans Achats > Facturation électronique.

Comment consulter le détail d’une facture électronique fournisseur ?

Depuis la liste, cliquez sur la référence interne d’une facture électronique pour accéder au détail des informations transmises par votre fournisseur.

incwo restitue les différentes données structurées contenues dans la facture électronique.

Vous retrouvez notamment les informations d’identification de la facture :

• le numéro et la date de la facture
• le fournisseur et son adresse
• le numéro de facture attribué par le fournisseur
• la référence de votre commande, lorsqu’elle a été communiquée au fournisseur au moment de votre achat

Vous retrouvez également le détail des produits et services facturés, avec notamment leur description, leur prix unitaire, leur quantité et leur prix total.

Les conditions de paiement ainsi que les totaux de la facture sont également disponibles.

Vous ne consultez donc pas seulement un document : incwo exploite les données structurées transmises avec la facture électronique afin de les intégrer à votre processus d’achat.

Un fichier joint au format PDF est également disponible pour visualiser la représentation lisible de la facture électronique.

Comment rattacher une facture électronique à vos achats dans incwo ?

La réception de la facture électronique n’est que la première étape.

Le bloc « Rattachements » permet de relier la facture reçue aux documents d’achat que vous utilisez déjà dans incwo.

Selon votre organisation et les applications installées sur votre dossier, vous pouvez notamment rattacher la facture électronique à :

• un achat existant, par exemple si vous avez enregistré des achats récurrents afin de piloter votre trésorerie prévisionnelle
• un bon de commande fournisseur existant, afin de rapprocher la facture reçue de la commande correspondante dans votre chaîne d’administration des achats
• une facture d’achat existante, si vous utilisez cette application pour assurer le suivi et le contrôle de vos factures fournisseurs
• une auto-facture existante, si cette application est installée sur votre dossier

Vous pouvez également transformer directement la facture électronique reçue en achat dans incwo.

Lorsqu’un rattachement est réalisé ou que la facture est transformée en achat, le document correspondant apparaît dans la colonne « Document lié » de la liste des factures électroniques.

L’objectif est de faire le lien entre le nouveau flux réglementaire de facturation électronique et votre gestion des achats existante dans incwo.

Comment suivre le traitement d’une facture électronique ?

La fiche d’une facture électronique comprend également un bloc « Actions ».

Vous pouvez faire évoluer son statut au fur et à mesure de son traitement et compléter les informations nécessaires à son suivi dans votre organisation.

Vous pouvez notamment renseigner :

• un groupe propriétaire
• une affaire
• un code projet

La facture électronique reçue devient ainsi une véritable pièce à traiter dans incwo, et pas simplement un fichier supplémentaire à consulter ou à stocker.