Comment reporter un acompte versé sur une facture définitive ?
Vous avez signé un contrat, établi un devis et votre client a versé un acompte pour engager la vente. Vous avez donc réalisé une facture d’acompte pour enregistrer ce versement. Maintenant que la prestation ou la vente de marchandises est en cours, vous voulez facturer le client. Voici donc comment reporter un acompte versé sur une facture définitive.
Dans incwo, le report de l’acompte réglé par le client est automatique sur une facture définitive, qu’elle soit partielle ou totale. Cet article présente les chemins possibles de la facturation définitive d’un acompte perçu.
Différence entre facture d'acompte et facture définitive
Facture d’acompte et facture définitive sont deux types de factures distinctes.
- La facture d’acompte, c’est la pièce qui témoigne de l’encaissement, du versement, de l’acompte, c’est-à-dire la somme payée par le client, avant exécution de la prestation ou production des biens à livrer. Elle représente donc uniquement l’enregistrement du montant de l’avance perçue.
- La facture définitive est une facture de vente. Elle s’établit pour un montant total ou partiel de la vente conclue avec le client. La facture définitive, uniquement, sera enregistrée dans le journal des ventes. A ce titre, elle contribue à la composition du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Pour que la distinction s’opère bien entre ces deux types de pièces, les factures d’acompte et les factures définitives sont dans deux menus distincts du logiciel. Elles disposent également de leurs propres chaines de numérotation.
Reporter le versement de l'acompte : le principe
Tout encaissement d’un acompte doit être reporté sur une facture définitive, avec des mentions spécifiques relatives :
- A l’identification du montant de l’acompte versé
- A la part de TVA réglée, par taux, par le paiement de l’acompte.
Ainsi, lors de la création d’une facture définitive, dans incwo, le report de l’acompte versé est automatique.
Ce transfert du montant payé via l’acompte vient alors en déduction du montant de la facture définitive à régler.
Ce montant se reporte ainsi sur une facture partielle, intermédiaire, ou une facture finale ou de solde, selon les situations de facturation.
Emettre une facture définitive pour 100% du devis
Lorsque vous émettez une seule facture client pour 100% du devis validé, et que vous avez perçu un acompte, voici 4 chemins possibles pour facturer, qui intègrent automatiquement l’acompte versé.
La facturation 100% de la prestation ou de la vente de marchandises prévue par la devis peut-être émise depuis :
- Le devis via : « faire une facture ».
- Sur la page intermédiaire, le rappel de l’acompte s’affiche.
- Conservez 100% comme part du devis facturé.
- Validez en cliquant sur « facturer ».
- Le devis via « facturer un acompte » à 100% :
- Sur le devis, cliquez sur « faire une facture d’acompte ».
- Sur la page intermédiaire, sélectionnez tout en bas du menu déroulant « émettre une facture finale pour 100% »
- Validez en cliquant sur « facturer ».
- La facture d’acompte en cliquant sur « faire une facture ».
- Sur la page intermédiaire, le devis d’origine s’affiche. C’est lui la référence du montant à facturer
- Conservez 100% comme part du devis à facturer
- Validez en cliquant sur « facturer ».
- Le bon de livraison en cliquant sur « faire une facture ».
- Sur la page intermédiaire, la référence au devis et à l’acompte s’affiche.
- Conservez 100% comme part du devis facturé.
- Validez en cliquant sur « facturer ».
Dans tous ces cas, une facture à établir #REF est produite.
L’acompte est reporté sur la facture définitive à validation de celle-ci.
Facturer uniquement le pourcentage de l'acompte versé
Vous avez reçu un réglement client à l’avance de 30% de la vente, et donc émis immédiatement une facture d’acompte de 30%.
Désormais, la prestation ou la livraison de marchandises a démarré et représente les 30% de la vente initiale. Vous voulez donc, par conséquent, établir la facture définitive de l’acompte.
Pour émettre la facture définitive relative à l’acompte, transformez la facture d’acompte en facture définitive.
Pour cela, rendez-vous sur la facture d’acompte :
- Cliquez sur « faire une facture« . Sur la page intermédiaire, le devis d’origine s’affiche. C’est lui la référence du montant à facturer
- Si vous ne souhaitez facture que 30%, sélectionnez alors comme pourcentage de facturation 30 %
- Validez en cliquant sur « facturer ».
Une facture partielle est émise pour une valeur de 30% de la vente.
A validation, cette facture reprend automatiquement la valeur de l’acompte encaissé dans le bloc « encaissement ». Le montant de cette facture définitive étant le même que l’acompte versé, elle est donc par défaut soldée.
Le PDF de cette facture définitive affiche les mentions obligatoire de l’acompte : référence à la pièces et date de versement, ainsi que la part de TVA représentée par l’acompte.
Réaliser une facture définitive d'un montant partiel du devis
Dans le cas, où vous percevez un acompte à la commande et où vous facturez en plusieurs fois, alors, le report de l’acompte se fait sur la facture définitive permettant de supporter la valeur totale de l’acompte versé.
Ainsi, par exemple si vous avez perçu un acompte de 10% de la vente, et qu’ensuite, vous émettez une facture partielle de 50% puis une facture de solde de 50 %, le montant de l’acompte versé sera pris en compte sur la première facture partielle.
A contrario, si vous émettez une facture partielle de 5% puis une facture de solde de 95 %, le montant de l’acompte versé, dans ce cas, sera pris en compte sur la facture de solde.
La création d’une facture partielle, lorsqu’il y a enregistrement d’une facture d’acompte, peut être établie :
- Soit via le devis, en cliquant sur « faire une facture » et sélectionnant le pourcentage de facturation
- Soit via la facture d’acompte, en cliquant sur « faire une facture » et sélectionnant le pourcentage de facturation.
Retrouver l'acompte sur une facture définitive
Suite à la validation de la facture définitive, le montant de l’acompte et les mentions obligatoires liées s’affichent alors :
- Dans le logiciel sur le bloc « encaissement » de la facture, avec un commentaire interne reprenant la valeur de la TVA payée. Le format du commentaire intègre pour traçabilité,
- L’ID du la facture d’acompte (référence unique en base de données)
- Le montant de la TVA par taux, si plusieurs taux sur l’acompte et la vente.
- Sur le PDF de la facture dans le bloc « Total », avec les informations obligatoires du versement de l’acompte.
A noter : Pour retrouver comment installer l’app de gestion des acomptes sur incwo, rendez-vous sur la documentation dédiée : Comment créer des factures d’acompte ?
