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Comment saisir des notes de frais ?

Vous souhaitez créer des notes de frais sur incwo pour vous faire rembourser par votre entreprises les dépenses avancées ?

incwo permet d’ajouter les notes de frais de tout membre du registre du personnel qu’il soit utilisateur ou non. 

Comment faire ?

Les notes de frais sont les dépenses payés directement par un collaborateur, qui utilise ses propres moyen de paiement, dans la cadre de l’exercice de ses fonctions,  pour le compte de la société et qui doivent être remboursées par l’entreprise.

Le module de notes de frais permet de :

  • identifier le mois des dépenses et le collaborateur concerné
  • saisir les lignes de frais en précisant : la date, le type (à choisir dans une liste : frais kilométrique, restauration, transport, documentation…) et le montant
  • rattacher les frais à un dossier commercial ou à un code projet
  • joindre les justificatifs en scannant vos factures et les ajoutant en fichier joint à votre note de frais

1/ Créer et saisir une note de frais :

Le menu « Vos notes de frais » situé dans l’onglet « Vous » permet à tout profil (dirigeant, collaborateurs…) de saisir des notes de frais, mois par mois.

Pour ajouter une note de frais : 

  • Cliquez sur « +notes de frais ».
  • Définissez la période et le validateur et validez.
  • Ajoutez ensuite vos différentes lignes de frais.

L’ajout des frais peut-être réalisé au fur-et-à-mesure ou bien en une seule fois.

Dès qu’une note de frais du mois est complète, soumettez-là au validateur.

saisissez un à un les frais du mois et soumettez la note de frais pour validation

2/ Contrôler et valider une note de frais :

depuis l'onglet "Equipe", le validateur peut consulter la note de frais pour la valider ou refuser.

Une notification est envoyée au validateur pour l’inviter à valider la note de frais.

Il peut la consulter depuis la liste présente dans le menu « Notes de frais » de l’onglet « Equipe ».

Il peut alors contrôler, valider ou refuser la note de frais. 

Une fois validée, la note de frais peut être transformée en achat pour indiquer son remboursement.

L’information regroupée en un lieu unique permet d’accéder à des synthèses de frais générés par codes projets ou par clients.

L’expert comptable invité sur votre Bureau Virtuel accède à ces données pour prendre en compte les remboursements de frais dans la gestion comptable de l’entreprise.

A noter : Un profil du type collaborateur peut être désigné comme validateur si besoin. 

Pour cela, il faut installer l’app d’autorisation « Valider les notes de frais« .

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