Dans le cadre de votre activité, vous achetez des marchandises, des fournitures ou des services ?
Vous avez besoin d'éditer des bons de commandes, de suivre vos livraisons, et votre situation des stocks ?
Vous souhaitez gérer chacune de vos dépenses, réelles et prévisionnelles, pour avoir une meilleure vision de votre trésorerie ?
L'application "Achats", vous permet de passer vos commandes, de gérer votre stocks, de suivre vos dépenses et vos réglements fournisseurs.
L'application "Achats", ajoute un nouvel onglet dans votre application nommé "Achats".
Ce nouvel onglet contient les menus suivants :
- Contacts fournisseurs : pour accéder au répertoire de vos fournisseurs
- Catalogue fournisseurs : pour retrouver l'ensemble des produits achetés à vos fournisseurs ainsi que les conditions d'achat et tarifs.
- Achats : pour saisir vos dépenses chaque jour, et visualiser la liste de celles à venir
- Décaissements : pour consulter la liste des dépenses payées à vos fournisseurs
- Achats à régler : pour voir les dépenses non payées par votre entreprise à vos fournisseurs, avec mention du délai de retard de paiement
- Bons de commande : pour passer vos commandes à vos fournisseurs
- Suivi des commandes : pour suivre les livraisons des articles commandés
- Stock : pour gérer vos stocks
- Derniers mouvements de stock : pour voir les dernières entrées ou sorties de stocks.
1. Saisie d'un achat et d'un décaissement
Pour saisir une dépense, rendez-vous dans le menu "achats" situé dans l'onglet "achats". Cliquez sur le bouton "ajouter un nouvel achat" et complétez le formulaire. Si votre achat a été payé, totalement ou partiellement, enregistrer la valeur du paiement dans la zone "décaissement".
La liste des paiements réalisés est ensuite consultable dans le menu "décaissement".
Si c'est une dépense régulière de l'entreprise, de type abonnement internet, ou téléphone, vous pouvez planifier vos dépenses à venir, grâce au champ "récurrence". Pour cela, lors de la création de votre achat, cochez "oui", dans le champ "récurence" et programmez la période et l'intervalle de répétition de votre achat. Des achats futurs sont alors automatiquement ajoutés sur votre application. Ils s'afficheront dans les achats en cours, à la date d'échéance fixée pour la dépense. Vous pourrez à ce moment là, enregistrer le décaissement. Ces achats futurs entrent dans votre prévisionnel d'activité et sont visibles sur votre bilan des entrées et sorties.
2. Edition des bons de commande et suivi des livraisons
Le menu "bons de commande" situé dans l'onglet "achats", vous permet de réaliser, d'imprimer et d'adresser vos commandes à vos fournisseurs, puis de les transformer en dépenses.
Editer rapidement votre bon de commande grâce aux données déjà enregistrées sur votre application :
- vos coordonnées d’entreprise
- les coordonnées de vos fournisseurs
- les produits de votre catalogue
Lors de la rédaction de votre bon de commande, la date et le numéro de référence sont générés automatiquement par l’application.
L'adresse de facturation et de livraison sont par défaut les vôtres et sont reprises en fonction des éléments saisis dans vos coordonnées d'entreprise, mais peuvent être modifiables.
Si vous facturez un distributeur et livrez son client en direct, vous pouvez personnaliser l'adresse de livraison à l'adresse du client.
Pour réaliser votre bon de commande :
- Sélectionnez votre fournisseur dans la liste de vos contacts
- Renseignez la désignation (nom de vos produits ou services), le prix unitaire, le montant de la TVA appliquée et les quantités
Si vous réalisez régulièrement les mêmes commandes auprès de vos fournisseurs, vous pouvez dupliquer vos bons de commande : la date et le numéro de la commande seront automatiquement mises à jour et vous pourrez procéder à des modification des produits ou des quantités si besoin.
Pour suivre vos livraisons, rendez-vous dans le menu "suivi des commandes". Toutes les commandes dont l'état est "envoyé au fournisseur", y sont présentes. Ce module vous permet de marquer, pour chaque article, si la livraison est reçue ainsi que les volumes entrant en stock.
3. Gestion des stocks
Pour visualiser la liste de vos produits en stock, rendez-vous dans le menu "Stocks" de l'onglet "Achats". Vous pouvez depuis cette entrée, ajouter ou retirer du stock pour chacun de vos articles.
Dans le bloc de raccourcis en haut à gauche, un lien "valorisation du stock" offre une vue de la valeur de votre stock en cours.
Pour observer vos mouvements de stocks, rendez-vous dans le menu " les derniers mouvements de stocks" situé dans l'onglet "achats".
Vous pouvez également voir sur la fiche de chaque produit, dans votre catalogue, les mouvements correspondant aux entrées et sorties de stock. Un bloc liste l'ensemble de ces mouvements.
