Cycle de vie d’une facture électronique : comprendre les étapes et les statuts

À partir de septembre 2026, la réforme de la facturation électronique imposera un nouveau cadre aux entreprises françaises, aussi bien pour l’envoi que pour la réception de leurs factures.
Chaque facture suivra un parcours encadré par l’administration fiscale, avec des statuts normalisés et une transmission via une plateforme agréée.

Mais dans les faits, qu’est-ce que cela changera pour vous ?
Avec incwo, vous continuerez à créer vos factures comme aujourd’hui. Côté fournisseurs, incwo intégrera automatiquement les factures dans votre outil. Vos habitudes ne changeront pas : seule leur transmission évoluera.

Alors concrètement, comment fonctionnera le cycle de vie d’une facture électronique ? Quelles seront les étapes et quels statuts interviendront ? Voici le déroulé complet.

Les étapes du cycle de vie d’une facture électronique en 2026

1. Création de la facture dans incwo

Vous continuez à créer vos factures directement dans incwo, comme vous le faites actuellement. Rien ne change dans votre quotidien : vous saisissez vos prestations, vos produits, vos conditions de paiement et vos mentions habituelles.
incwo se charge automatiquement de générer une facture conforme aux exigences de la réforme : mentions obligatoires (TVA, SIREN, numéro unique, date, etc.) et format structuré compatible avec le socle réglementaire (Factur-X, UBL ou CII).
Votre travail reste le même. C’est incwo qui garantit la conformité technique.

2. Transmission automatique via une Plateforme Agréée

C’est ici que la nouveauté intervient. À partir de 2026, vous n’enverrez plus vos factures directement par email ou courrier à vos clients. Elles transiteront obligatoirement par une Plateforme Agréée (PA).
Avec incwo, vous bénéficiez d’une intégration native avec nos partenaires certifiés : Pennylane et Hubtimize. Une fois que vous validez votre facture dans incwo, nous la transmettons automatiquement à la PA de votre choix, qui se charge de :

• Vérifier la conformité des données fiscales
• Transmettre la facture à la PA du destinataire (votre client)
• Partager les informations nécessaires à l’administration fiscale française

Résultat ? Vous n’avez aucune manipulation supplémentaire à effectuer. La transmission est fluide, sécurisée et totalement automatisée.

3. Réception par le client

Votre client reçoit la facture électronique via sa propre plateforme ou son logiciel de gestion. Si lui aussi utilise un outil connecté à une PA, la facture peut s’intégrer automatiquement dans sa comptabilité.
Cette procédure permet de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et d’améliorer la gestion de trésorerie côté client.

4. Traitement et validation

Une fois reçue, votre client valide la facture : vérification des montants, des livraisons, des conditions contractuelles, etc. En cas de litige ou de besoin de clarification, plusieurs statuts peuvent être appliqués à la facture : refusée, mise en attente, ou acceptée.
Ces statuts vous remontent automatiquement via incwo, vous permettant de suivre l’avancement de vos factures en temps réel.

5. Archivage électronique

Une fois traitée et validée, la facture doit être archivée pendant 10 ans. Votre Plateforme Agréée prend en charge cette obligation légale, qui garantit l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de vos documents dans le temps.
Vous pouvez également conserver une copie dans incwo pour faciliter vos recherches et votre suivi comptable quotidien.

6. Déclaration des données à l’administration

Dernière étape, automatique et transparente pour vous : la Plateforme Agréée transmet les données de facturation (montant HT, TVA, identifiants des parties, etc.) à l’administration fiscale.
Cette remontée d’informations permet à l’État de mieux piloter la TVA en temps réel et de simplifier les contrôles fiscaux. Avec incwo et ses partenaires PA, cette étape est entièrement automatisée.

Les statuts d’une facture électronique

Le suivi du cycle de vie d’une facture électronique (ou d’un avoir) repose sur un système de statuts normalisé défini par l’administration fiscale. Ces statuts permettent de tracer chaque étape du parcours de la facture, de son dépôt sur la plateforme jusqu’à son paiement et son archivage.
Le ministère de l’Économie et des Finances a défini une dizaine de statuts selon leur caractère et l’acteur qui les produit. Notamment les 4 statuts obligatoires qui doivent impérativement être transmis à l’administration fiscale.

Les 4 statuts obligatoires

DÉPOSÉE
Qui le déclenche ? La Plateforme Agréée du fournisseur (automatique)
Ce que ça signifie : La facture ou l’avoir a été déposée sur la Plateforme Agréée du fournisseur. Le système horodate automatiquement la date de dépôt : c’est le point de départ officiel du cycle de vie.

REJETÉE
Qui le déclenche ? La Plateforme Agréée de l’acheteur (automatique)
Ce que ça signifie : La facture présente des erreurs techniques : format non conforme, incohérence des montants HT/TVA/TTC, non-respect de la norme, données obligatoires manquantes…

REFUSÉE
Qui le déclenche ? L’acheteur (action manuelle)
Ce que ça signifie : L’acheteur refuse la facture pour des raisons métier ou commerciales : erreur de destinataire, désaccord sur les montants, prestations non conformes… L’acheteur doit préciser le motif de refus.

ENCAISSÉE
Qui le déclenche ? Le fournisseur pour une facture / L’acheteur pour un avoir (action manuelle)
Ce que ça signifie : Le fournisseur a reçu le paiement, avec les données de paiement (date et montant). Ce statut est particulièrement obligatoire pour les prestations de services soumises à la TVA sur encaissements

Les statuts recommandés

L’administration recommande fortement ces statuts pour optimiser le pilotage et la traçabilité.

MISE À DISPOSITION
Qui le déclenche ? La Plateforme Agréée de l’acheteur (automatique)
Ce que ça signifie : La Plateforme Agréée met la facture à disposition de l’acheteur. L’acheteur peut désormais consulter la facture dans son système et commencer à la traiter.

PRISE EN CHARGE
Qui le déclenche ? L’acheteur (action manuelle)
Ce que ça signifie : La facture est en cours de traitement et est prête à suivre le processus de validation ou non.

APPROUVÉE
Qui le déclenche ? L’acheteur (action manuelle)
Ce que ça signifie : La facture est traitée totalement par l’acheteur : prestation conforme, montants corrects, prête pour la mise en paiement.

APPROUVÉE PARTIELLEMENT
Qui le déclenche ? L’acheteur (action manuelle)
Ce que ça signifie : La facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir.

PAIEMENT TRANSMIS
Qui le déclenche ? L’acheteur (action manuelle)
Ce que ça signifie : Le client a effectué l’ordre de paiement.

Pourquoi ces statuts sont importants ?

Au-delà de la conformité réglementaire, ces statuts apportent des bénéfices concrets :

• Visibilité en temps réel
  Savoir à tout moment où en est chaque facture : déposée, mise à disposition, en cours de validation, approuvée, payée… Plus besoin d’appels pour connaître l’état d’avancement.
• Pilotage de trésorerie
  Les statuts APPROUVÉE et PAIEMENT TRANSMIS permettent d’anticiper les encaissements et décaissements. Le statut REFUSÉE alerte immédiatement sur les factures qui ne seront pas payées.
• Traçabilité et preuves
  En cas de litige ou de contrôle fiscal, disposer d’un historique horodaté et certifié de chaque étape du cycle de vie des factures.
• Gain de temps opérationnel
  Identifier instantanément les factures qui nécessitent une action, améliorer les délais de traitement et faciliter la communication avec les partenaires commerciaux.

Avec incwo connecté à une Plateforme Agréée (Pennylane ou Hubtimize E-Invoicing), ces statuts sont gérés automatiquement ou mis à jour en fonction des actions effectuées, offrant une vue d’ensemble claire et actualisée de toutes les factures en cours.

Anticipez la réforme de la facturation électronique dès maintenant

La réforme de 2026 marque une étape importante dans la digitalisation des échanges commerciaux. Mais avec incwo, vous n’avez rien à changer dans votre manière de travailler au quotidien : vous continuez à créer vos factures comme aujourd’hui.
C’est incwo qui gère pour vous la transmission via nos Plateformes Agréées partenaires (Pennylane et Hubtimize E-Invoicing), garantit la conformité réglementaire, et assure la remontée automatique des données à l’administration.
Vous transformez ainsi cette obligation réglementaire en opportunité d’optimisation : moins d’erreurs, meilleure traçabilité, gain de temps sur le traitement comptable.
Vous souhaitez anticiper la réforme sans bouleverser vos habitudes ?
Avec incwo et nos partenaires Plateformes Agréées, vous êtes déjà prêt. Continuez à travailler sereinement : nous nous occupons de la conformité pour vous. Contactez notre équipe pour découvrir comment préparer votre entreprise en toute simplicité.