Vous souhaitez déclencher des actions en fonction des états de vos objets ? Vous souhaitez prévenir des membres de votre équipe ou externes lorsqu'il se passe des choses sur vos données de gestion ?
Avec l'app "Automatisation", automatisez le déclenchement d'actions sur votre application
Associez des envoi d'emails et SMS pour prévenir les personnes concernées en fonction de l'urgence
L'installation de l'app vous permet :
- De déclencher des actions (envoi de mails, de SMS, autres à venir) en fonction d'états de vos objets
- De choisir les destinataires des actions
- De choisir les conditions de non exécution : une option est apparue, "ne pas exécuter si le champ a changé"
- De voir dans l'onglet "Automatisation" l'avancement des scénarios
1. Créer vos scénarios
Pour créer vos scénarios, rendez-vous sur l'onglet "Automatisation" d'un objet et cliquez sur "+Scénario". Vous pouvez également vous rendre sur la page d'accueil de l'app, et cliquer sur "+ Scénario".
Choisissez l'étape concernée par votre scénario. Cette étape dépendra de l'objet concerné : campagnes, devis, bons de livraison, factures, affaires, tâches, dossiers de production, etc.
Vous arrivez alors sur l'éditeur de Scénario. Sélectionnez :
- L'action à réaliser : envoi de mail, envoi de sms. En fonction de ce choix le formulaire de contenu à saisir s'affiche
- Une condition d'application de l'étape
- Une condition d'annulation de l'étape
- La date d'exécution
Reproduisez si votre scénario comprend plusieurs étapes
2. Exécuter vos scénarios
Cliquez sur "Activer" pour lancer l'exécution de votre scénario.
Tout objet entrant dans l'état désigné déclenche alors la création du scénario, que vous retrouvez dans l'onglet "Automatisation" de l'objet concerné
3. Exemple d'utilisation
Si vous disposez sur un objet d'une étape que vous souhaitez quitter au plus vite. Par exemple, "Commercial non attribué" sur une affaire, il vous suffit de créer un scénario avec :
- L'envoi d'un mail à 5 mn après l'arrivée dans l'étape
- L'envoi d'un second mail 2h après l'arrivée dans l'étape
- L'envoi d'un SMS 6h après l'arrivée dans l'étape
Pour chacune de ces actions, cochez la case "ne pas exécuter si le champ a changé"
Ainsi, dans les six premières heures d'arrivée dans l'étape, deux mails et un SMS seront envoyés en séquence, sauf si quelqu'un change l'étape pour passer à la suivante, par exemple "Devis en cours"
