Vous avez des clients ou des fournisseurs avec lesquels vous ne souhaitez plus engager de nouvelles opérations ? Vous voulez interdire, désormais, la production de futurs devis, commandes, bons de livraison, factures côté client comme côté fournisseur ?
Avec l’app "Blocage des tiers", marquez un contact comme "bloqué" et empêchez automatiquement vos équipes de créer des documents commerciaux !
Un moyen simple et efficace pour sécuriser vos processus de vente ou d'achat et éviter ainsi les erreurs.
L'installation de l’app "Blocage des tiers" ajoute une nouvelle fonctionnalité sur les fiches contacts et sociétés. Elle permet de suspendre temporairement ou définitivement la création de documents commerciaux pour un tiers donné.
1. Activer le Blocage
Pour indiquer qu’un tiers ne doit plus faire l’objet de documents commerciaux, une case à cocher intitulée "Blocage du tiers" est disponible sur chaque fiche contact ou société.
En cochant cette case, vous interdisez la création de documents suivants :
- Côté client : devis, confirmations de commande, bons de livraison, factures, avoirs
- Côté fournisseur : demandes de prix, bons de commande et achats
Eh bien plus encore, en fonction des apps de documents commerciaux installées sur votre application.
Dans le cas où un tiers est marqué comme "bloqué", la réalisation de documents ne peut plus être établie :
- ni depuis la fiche de tiers
- ni depuis la liste d'un objet via la création d'un nouveau document. Dans le champ de désignation du tiers, le contact ou la société bloqué, si il est appelé, n'est pas proposé. Il ne peut ainsi plus être ajouté.
A noter que toute proforma, facture à établir ou facture d’abonnement en cours pour un tiers bloqué ne pourra plus être validée tant que le blocage est actif.
2. Désactiver le Blocage
Si la restriction est temporaire, vous pouvez réactiver la fonction de création des documents commerciaux, en décochant la case "Blocage du tiers" de la fiche de tiers concernée.
Cette action permet à nouveau de générer des devis, factures client ou commandes fournisseurs pour un contact ou une société.
3. Gérer les droits de blocage / déblocage
Une fois l'app installée, dans l'onglet réglage de l'app vous devez impérativement désigner un gestionnaire de l'app. Il peut être :
- Un administrateur : Utilisateur autorisé à bloquer ou débloquer des tiers.
- Un groupe d'utilisateurs : Ensemble d’utilisateurs autorisés à bloquer ou débloquer des tiers.
A noter que les utilisateurs du logiciel non-administrateurs de cette app :
- Visualise le blocage du client sur fiche de tiers
- Ne peuvent pas modifier ce réglage sur la fiche tiers
- Ne peuvent plus créer des documents pour un tiers marqué comme "bloqué"
