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Notes de Frais

Gérez vos notes de frais

Vous invitez régulièrement des clients à déjeuner et payez la note au restaurant ?
Lors de vos déplacements, vous réglez personnellement des frais relatifs à l'activité de votre entreprise ?
Frais kilométriques, taxi, hôtel, restauration : pour toutes ces dépenses peronnelles engagées à titre professionnel, vous souhaitez réaliser des notes de frais  ?
L’application "Notes de frais"  permet de saisir les notes de frais mensuelles des dirigeants et des collaborateurs de l'entreprise, de bénéficier d'un suivi via un cycle de validation, de refacturer des frais avancés dans le cadre d'une prestation client, et de les envoyez directement par email à votre export comptable
Les notes de frais remboursées peuvent être transformées en dépenses de l'entreprise, en un clic.
L'application vous permet également de gérer les avances de frais, mais aussi de rattacher des frais à une affaire ou un code projet pour une vision analytique des dépenses liées.
 

L'application "notes de frais" ajoute le menu "notes de frais" dans les onglets suivants :

  • Vous : pour saisir vos propres notes de frais, chaque mois, et les soumettre à la direction qui les validera
  • Equipe : pour permettre aux dirigeants de retrouver l'ensemble des notes des l'entreprise, les valider, les transformer en dépenses et les transmettre à l'expert comptable

Les notes de frais sont les dépenses payées directement par un collaborateur ou dirigeant pour le compte de la société et qui doivent être remboursées par l'entreprise.
Pour ajouter une note de frais, rendez-vous dans le menu "Notes de frais" situé dans l'onglet "Vous" :

  • Créez chaque mois, votre nouvelle note de frais en cliquant sur le bouton "Ajouter". Complétez le formulaire et validez.
  • Ajoutez les frais du mois, ligne par ligne
  • Saisissez les lignes de frais en précisant : la date, le type (à choisir dans une liste : frais kilométrique, restauration, transport, documentation…) et le montant TTC et la valeur de la TVA liée.
  • Rattachez chaque frais à un dossier commercial ou à un code projet
  • Indiquez si ces frais sont à refacturer. Vous pourrez alors les facturer à votre client dans un second temps
  • Validez chaque ligne de frais

Vous pouvez joindre les justificatifs en scannant vos facturettes et les ajoutant en fichier joint à votre note de frais.
L'ajout des frais peut-être réalisé au fur-et-à-mesure ou bien en une seule fois. Dès qu'une note de frais du mois est complète, soumettez-là à votre direction. Une alerte est adressée pour inviter le dirigeant à valider votre note de frais.
L'ensemble de notes de frais est accessible au dirigeant dans l'onglet "équipe". Depuis ce module, le dirigeant peut consulter les notes sousmises, les valider ou les refuser et procéder au remboursement si la note de frais est validée.
Il peut également refacturer des frais, grâce au lien présent dans le bloc de raccourcis en haut à gauche de la page.
L’information regroupée en un lieu unique vous permet d’accéder à des synthèses de frais générés par codes projets ou par clients.
L’expert comptable invité sur votre Bureau Virtuel accède à ces données pour prendre en compte les remboursements de frais dans la gestion comptable de l'entreprise.
 

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