Pour garantir l'intégrité de vos achats et factures informatisés, vous souhaitez figer vos pièces dans votre logiciel de gestion ?
Avec l'app "Verrouillage comptable", définissez vos conditions de verrouillage de pièces.
En cohérence avec la clôture de votre journal intermédiaire ou la fin d'exercice, verrouillez vos écritures dans votre interface de gestion.
Réglez les actions qui bloquent définitivement tout modification de factures ou suppression de dépenses, pour mieux contrôler et valider votre comptabilité.
L'installation de l'app vous permet de verrouiller vos factures et achats pour qu'ils ne soient plus modifiables.
1. Choix de l'option de verrouillage.
Dans l'onglet réglage de l'app, sélectionnez votre option de verrouillage.
Ce verrouillage comptable peut se faire :
- Lors du passage au statut "envoyé" et "terminé" des factures, (option pour ceux qui passent de rédaction à soit envoyé ou terminé de manière aléatoire)
- Lors du passage au statut "terminé" des factures
- Lors de la validation comptable de la pièce
- Lors de l'export au format "Comptable" ou "ComptablePlus" de la pièce
Pour les deux premières options, les achats n'ayant pas de statut, ils ne sont pas figés par ces choix d'option.
Suite à votre choix d'option, le verrouillage de l'écriture se fait automatiquement lors de la réalisation de l'action sur la pièce.
A noter : les pièces déjà dans l'état désigné ne sont pas impactées. Il faut procéder à la gestion en masse des écritures passées.
2. Verrouillage en Masse des pièces passées
A sélection de votre option, un lien s'affiche pour vous diriger vers la liste les pièces factures et achats "verrouillables" mois par mois.
Un lien "verrouiller" présent pour chaque mois vous permettra alors de figer définitivement les écritures.
3. Droits d'usage de l'app
Dans l'onglet "installation et accès" de l'app, vous pouvez régler les utilisateur autorisés à contrôler le verrouillage/déverrouillage des écritures, pour éviter des risques d'erreur ou gérer des besoins de correction d'anomalie en clôture de journal ou en fin d'exercice.
Aussi, la ou les personnes autorisées sur l'app, pourront "déverrouiller" une écriture pour faire un changement dans l'interface de gestion.
Cette option est à manipuler avec précaution et en accord avec votre expert comptable.
