Fiabilisez vos adresses de facturation électronique grâce à l’Annuaire intégré dans incwo

Pour qu’une facture électronique soit correctement transmise, les adresses électroniques de facturation enregistrées dans incwo doivent être fiables et à jour.

Cela concerne aussi bien votre propre adresse électronique, en tant qu’entreprise émettrice de la facture, que l’adresse électronique de vos clients, destinataires de vos factures.

Pour faciliter leur identification et limiter les erreurs de saisie, incwo se connecte désormais à l’Annuaire de la facturation électronique. À partir du SIREN enregistré dans incwo, vous pouvez rechercher les adresses électroniques disponibles dans l’Annuaire et sélectionner directement celle qui doit être utilisée.

Où saisir votre adresse électronique en tant que vendeur

Votre entreprise doit disposer dans incwo de sa propre adresse électronique de facturation, utilisée pour vous identifier en tant qu’émetteur.

Pour la vérifier ou la renseigner, rendez-vous dans : Réglages > Identité de l’entreprise

Assurez-vous tout d’abord que le SIREN de votre entreprise est correctement renseigné.

• Cliquez sur Modifier.
• Rendez-vous dans le champ « Adresse de facturation électronique »
• Sélection votre adresse de facturation électronique de récéption parmi celles proposée attaché à votre entité juridique

incwo interroge l’Annuaire à partir de votre SIREN et vous propose les adresses électroniques actives correspondant à votre entreprise.

Pour faciliter votre choix, le sélecteur affiche le nom de l’entreprise ainsi que son adresse électronique complète, suffixe éventuel compris.

Par exemple : “Entreprise AAAA — 0225:123456789”

Il vous suffit de sélectionner l’adresse correspondant à votre entreprise puis de valider votre choix et ensuite d’enregistrer la mise à jour de votre fiche entreprise.

Une information indispensable pour recevoir et envoyer vos factures

Il est important de vérifier que cette adresse est bien renseignée.

Lors de la génération d’une facture électronique, cette adresse électronique de votre entreprise est utilisée à la fois pour l’émission et réception de vos factures.

Sans cette information vous ne pouvez ni recevoir vos factures fournisseur, ni émettre vos factures clients.

A ce titre, si l’information est manquante, la validation de vos factures clients est désormais bloquée et vous demande de régler cette donnée.

L’adresse enregistrée dans l’identité de votre entreprise doit donc être correcte et à jour.

Comment ajouter les adresses électroniques de vos clients

La même vérification est nécessaire pour vos clients.

L’adresse électronique enregistrée sur la fiche du tiers permet d’identifier le destinataire de votre facture électronique.

Pour la rechercher dans l’Annuaire, rendez-vous dans : CRM > Contacts > Liste > et entrez dans une fiche de type “Société”

Ouvrez la fiche de votre client Le SIREN du client doit être correctement renseigné pour permettre la recherche. Si c’est le cas, accédez au bloc Adresse de la fiche du tiers.

Depuis l’adresse de facturation, vous pouvez alors rechercher dans l’Annuaire les adresses électroniques actives correspondant à ce SIREN. Sélectionnez l’adresse de destination appropriée.

Après avoir effectué votre choix, cliquez sur Actualiser afin d’enregistrer la nouvelle adresse électronique sur la fiche du tiers.

Elle sera prise en compte pour les prochaines factures électroniques émises à destination de ce client.

Une connexion à l’Annuaire pour fiabiliser vos données

Cette nouvelle fonctionnalité évite de devoir rechercher puis recopier manuellement les adresses électroniques de facturation.

Dans incwo, le principe est désormais simple : SIREN enregistré → recherche dans l’Annuaire → sélection de l’adresse électronique → enregistrement dans incwo.

Seules les adresses actives publiées dans l’Annuaire sont proposées lors d’une nouvelle sélection.

Vous gardez ainsi la maîtrise de l’adresse utilisée tout en bénéficiant des informations issues de l’Annuaire.

Vérifiez vos adresses avant d’émettre vos factures électroniques

La qualité des données d’adressage est essentielle au bon acheminement des factures électroniques.

Nous vous recommandons donc de vérifier dès maintenant dans incwo :

• Votre SIREN et votre adresse électronique de facturation

  , dans l’identité de votre entreprise ;

• Le SIREN et l’adresse électronique de vos clients

  , dans leurs fiches Société.

Grâce à la connexion avec l’Annuaire central de la facturation électronique, incwo vous permet désormais de rechercher, sélectionner et mettre à jour plus simplement les adresses électroniques utilisées pour vos échanges de factures électroniques.

Une étape supplémentaire pour fiabiliser vos données et sécuriser la transmission de vos factures.