Votre logiciel de caisse est-il bien certifié ? Attention aux sanctions dès septembre !
Dans cet article
Vous utilisez un logiciel de caisse pour encaisser vos clients ? Alors cette information vous concerne directement. A partir du 1er septembre 2025, vous devez utiliser une solution d’encaissement certifiée par un organisme accrédité. Fini les auto-attestations de conformité par les éditeurs, place aux certifications officielles. Vous êtes passé à côté de cette réforme discrète ? Attention elle peut en effet vous coûter cher. Ce changement, déjà en vigueur depuis février, entre bientôt dans sa phase de tolérance zéro. Et si vous n’appliquez pas les nouvelles règles, vous risquez une sanction.
Il est donc temps de vérifier si votre logiciel est conforme et comment vous y prendre s’il ne l’est pas. On vous éclaire.
Certification obligatoire des caisses : pourquoi ce changement réglementaire ?
Au 1er janvier 2018, une réforme instaurait l’obligation de disposer d’un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié pour les commerçants.
Jusqu’à récemment, les entreprises pouvaient prouver la conformité de leur caisse via une simple attestation délivrée par l’éditeur. Mais, cette pratique est désormais interdite.
En effet, depuis le 16 février 2025, la réglementation oblige les entreprises à utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié par un organisme accrédité. Cette évolution s’appuie sur l’article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025, qui met fin à la possibilité de prouver la conformité par une simple attestation de l’éditeur.
Ce changement vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, en garantissant l’intégrité des données enregistrées par les systèmes de caisse.
Mise en conformité des caisses : un court délai de tolérance !
Initialement applicable immédiatement, cette mise en conformité des systèmes de caisse des commerçants, vient d’être quel que peu assouplie.
La réglementation accorde aux entreprises un délai de quelques mois pour se mettre en conformité. Les autorités ont ainsi prévu ce sursis pour tenir compte des contraintes techniques rencontrées par les éditeurs dans l’obtention de la certification.
Ce délai prend fin le 1er septembre 2025. À compter de cette date, les entreprises devront impérativement utiliser un logiciel de caisse certifié par un organisme accrédité. Autrement dit, après cette date, aucune prolongation ni tolérance supplémentaire ne sera accordée par l’administration.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Toute entreprise assujettie à la TVA qui utilise une caisse pour encaisser ses clients est concernée. Ainsi, que vous soyez commerçant, restaurateur, artisan ou prestataire de services, la règle s’applique. Même les très petites entreprises doivent s’y conformer si elles utilisent un système de caisse.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse conforme ?
L’administration fiscale reconnaît un logiciel de caisse comme conforme s’il respecte quatre grands principes. Ces règles garantissent l’intégrité des données et la fiabilité du système utilisé pour enregistrer les paiements.
Inaltérabilité : aucune modification sans trace
Le système enregistre les données (montants, dates, moyens de paiement…) de manière à tracer toute modification. Il consigne chaque changement de manière à laisser une trace et exige une justification. L’objectif ? Eviter toute dissimulation de recettes.
Sécurisation : chaque enregistrement doit être protégé
Chaque opération enregistrée dans la caisse doit être sécurisée, soit par une signature électronique, soit par un horodatage. Ce procédé garantit que rien altère les données entre leur enregistrement et leur consultation.
Conservation : des données conservées 6 ans
Toutes les données liées aux règlements doivent être conservées pendant six ans. Cette durée correspond au délai légal pendant lequel l’administration fiscale peut effectuer un contrôle. Par conséquent, aucune suppression ni altération ne doit être possible sur cette période.
Archivage : régulier, intègre et lisible
Le système doit permettre un archivage régulier des données, dans un format structuré, lisible et exploitable. Cela facilite les vérifications lors d’un contrôle fiscal et garantit que les informations restent accessibles même plusieurs années après.
Seuls des organismes accrédités, comme INFOCERT ou le LNE, peuvent désormais valider ces critères par une certification.
Comment savoir si votre caisse est conforme ?
Pour être conforme, votre logiciel de caisse doit être certifié par l’un des deux organismes accrédités : INFOCERT (Institut National de la Certification) ou le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais).
Vous pouvez consulter la liste des logiciels certifiés sur leurs sites respectifs :
Un logiciel conforme doit impérativement figurer dans l’un de ces catalogues, avec un certificat valide.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité de votre solution d’encaissement ?
L’administration fiscale prend la conformité des logiciels de caisse très au sérieux. En cas de contrôle, si votre solution n’a pas reçu de certification officielle, l’amende peut atteindre 7500€ par logiciel ou système concerné. Vous devrez alors vous mettre en règle dans un délai de 60 jours, sous peine de sanctions supplémentaires. Il ne s’agit donc pas d’une simple formalité technique, mais d’une obligation légale à anticiper sans tarder.
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Pour vous simplifier la vie de votre boutique, incwo vous propose incwo POS, un logiciel de caisse déjà certifié NF 525, depuis 2017, et ainsi conforme à l’ensemble des critères exigés par l’administration fiscale.
Et ce n’est pas tout : la certification NF 203 de notre solution de gestion et de facturation vous offre une cohérence réglementaire sur l’ensemble de votre chaîne commerciale.
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Logiciel de caisse : vérifiez votre conformité avant le 1er septembre 2025
Le compte à rebours a commencé. À partir du 1er septembre 2025, l’administration n’autorisera que les logiciels de caisse certifiés par un organisme accrédité (INFOCERT ou LNE). Cette mise en conformité est une obligation légale, sans possibilité de report.
Voici comment vous organiser dès maintenant :
- Identifiez la solution que vous utilisez actuellement : nom, version, éditeur.
- Consultez les listes officielles des logiciels certifiés (INFOCERT NF 525 ou LNE).
- Vous ne trouvez pas votre logiciel ? Contactez votre éditeur pour connaître l’état d’avancement de la certification ou envisagez une alternative déjà certifiée.
Besoin d’une caisse conforme dès aujourd’hui ?
incwo POS est certifié NF 525 et vous accompagne pour une transition simple, rapide et sécurisée.
À retenir :
- Les attestations éditeur ne sont plus valables depuis le 16 février 2025.
- Seules les certifications délivrées par un organisme accrédité sont désormais acceptées.
- Un délai est accordé jusqu’au 1er septembre 2025 pour se mettre en conformité.
- Au-delà, vous vous exposez à des sanctions.
