Vous le savez certainement, quel que soit son statut ou son activité, une entreprise doit répondre à des obligations d’archivage. En effet, la loi (article L. 102 B du LPF ) impose de conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice d’une activité pendant un certain nombre d’années.
La durée minimum de conservation varie en fonction du type des documents. Mais, qu’ils soient dématérialisés ou non, les documents concernant la comptabilité ne dérogent pas à cette règle.
Alors, combien de temps les documents comptables doivent-ils être conservés ? Qu’est-ce que cela implique pour les logiciels de gestion informatisée comme incwo ?
Quels sont les délais de conservation des documents et pièces comptables ?
Les délais de conservation des documents ont été mis en place pour répondre aux exigences des contrôles administratifs. L’archivage des pièces permet de vérifier les informations déclarées par le passé. Les documents comptables sont donc à conserver à titre de preuve.
Les documents relatifs à la comptabilité d’une entreprise sont à conserver pendant un délai de 10 ans. Cela vaut pour les livres et les registres comptables, mais aussi et plus largement pour les justificatifs.
En effet, considérés comme des pièces justificatives pour la comptabilité, les devis, bons de commande, bons de livraison et les factures sont rattachés à la catégorie des documents comptables. Ils doivent d’ailleurs répondent aux mêmes exigences de conservation.
Impact de l’obligation de conservation des documents pour les logiciels de gestion
L’utilisation d’un logiciel de gestion présente de nombreux avantages pour conserver l’ensemble des justificatifs comptables comme :
- la diminution des risques de perte des documents
- l’accès simplifié et immédiat
Cependant, pour répondre à l’obligation de conservation des documents, les systèmes de gestion d’entreprise doivent satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage.
C’est pour cette raison, que comme pour les factures et les avoirs, toute pièce justificative établie en amont d’une facturation (devis, bon de commande, proforma, bon de livraison…) ne peut plus être annulée, modifiée ou supprimée, après validation de cette dernière.
Avec incwo vous disposez d’un logiciel certifié NF 203 et NF 525. Il répond aux obligations d’archivages des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
