Comment simplifier la gestion de la paie des TPE ?

Avec des équipes réduites et peu de temps à consacrer à l’administratif, les dirigeants de TPE doivent jongler entre leur mission principale et la complexité des formalités sociales. La gestion de la paie, et notamment l’établissement des bulletins, s’avère fastidieuse pour une petite entreprise. Et ce, nul n’en doute car elle relève de dispositions légales couplées à une nébuleuse de taux changeant régulièrement. Le traitement des salaires reste pourtant essentiel pour accompagner la croissance d’une équipe et assurer la bonne gestion des ressources humaines. Alors comment simplifier la gestion de la paie ?

Voici les étapes clés pour optimiser le processus de préparation des salaires !

Confier les salaires à un gestionnaire de paie

Lorsqu’on est une petite entreprise pour monter en puissance, l’idéal est de rester concentré sur son activité principale. Être dans la posture de vendre, acheter, fabriquer, laisse alors peu de place aux tâches administratives. Et cela ne pose aucun problème, bien au contraire. Confier des tâches à des experts garantit de sécuriser vos données et leur bon traitement. La gestion de la paie est, à ce titre, un domaine à laisser à un professionnel du traitement des salaires.

Pour simplifier la gestion de la paie, passer par un gestionnaire de paie assure ainsi, tout particulièrement :

• La conformité légale et la maîtrise des réglementations des salaires : La législation sociale et fiscale en France évolue régulièrement. Il peut être alors difficile pour une TPE de suivre ces changements en permanence. Un gestionnaire de paie, expert dans le domaine, est constamment à jour sur les lois en vigueur (cotisations sociales, taux de prélèvement, etc.). Cela réduit le risque de non-conformité et d’erreurs pouvant entraîner des sanctions ou des litiges avec les salariés.
• La réduction des risques d’erreurs sur les bulletins émis : L’établissement des salaires implique de nombreux calculs complexes (cotisations, primes, congés payés, etc.). Les erreurs dans les bulletins de salaire peuvent avoir des conséquences lourdes. On pense notamment à des contentieux avec les employés ou des pénalités de la part de l’administration fiscale. Le gestionnaire de paie maîtrise parfaitement ces dispositifs et garantit l’exactitude des bulletins.

Ainsi avec un gestionnaire de paie, les processus administratifs liés à la paie sont sécurisés et plus simples pour les dirigeants ou les entreprises sans service RH. Reste alors au dirigeant de fournir les éléments variables de la rémunération au gestionnaire (heures supplémentaires, absences, primes) qui s’occupe ainsi de produire les bulletins.

Collecter et centraliser les éléments variables de paie

Si passer par l’expertise d’un gestionnaire de paie est précieuse pour éviter des erreurs coûteuses ou gagner du temps, le dirigeant ne peut se soustraire à la transmission des éléments, fixes et variables, de la rémunération.

Ainsi, pour chaque collaborateur, le gestionnaire de paie doit récupérer les composantes de la paie, c’est-à-dire le montant du salaire fixe, en brut ou en net, ainsi que les éléments variables.

Parmi les éléments variables de paie qui participent au calcul du salaire, on retrouve :

• Les commissions commerciales
• Les heures supplémentaires ou complémentaires
• Les primes (exceptionnelles, d’assiduité, ancienneté, etc.)
• Les absences (maladie, congé, RTT, récupération, etc.)
• Les remboursements de frais professionnels
• Les forfaits et prises en charge (mutuelle, transport, panier repas, etc.)
• Les avantages en nature (chèque cadeaux, ticket restaurant, véhicule, etc.)

Dans le cadre de la simplification de la paie, c’est alors au dirigeant de collecter et compiler ces informations pour les transmettre au gestionnaire de paie.

Transmettre les variables à votre gestionnaire de paie

Collecter ces informations de manière précise est indispensable pour simplifier la gestion de la paie. Cela permet au gestionnaire de paie d’établir un bulletin correct et conforme.

Aussi, dans un souci de simplification, il est généralement recommandé de centraliser et d’ordonner ces éléments dans un tableau. On parle alors de fiche navette, circulant entre le dirigeant et le gestionnaire de paie pour transmettre ces variables. Classés par salariés, tous ces champs sont ainsi complétés. A partir de ces éléments, le gestionnaire peut alors établir des bulletins de paie.

Ce tableau s’avère d’autant plus facile à composer, si vous disposez en parallèle d’outils pour gérer les absences, les heures travaillées ou encore les notes de frais.

Récupérer les bulletins de salaire et réaliser les virements

Une fois les éléments transmis et traités par le gestionnaire de paie, vous recevrez les bulletins de salaire. L’établissement des bulletins se fait généralement en 2 ou 3 jours après réception de variables.

Le dirigeant réceptionne alors, généralement, une première version des bulletins pour contrôle. Ici, votre rôle est principalement d’approuver les documents. La version définitive est ensuite remise au dirigeant ou directement adressée à chaque salarié.

Il ne reste plus ensuite qu’à réaliser les versements de salaires. Ils peuvent être adressés par chèque ou désormais plus souvent par virements.

Comment simplifier la gestion de la paie avec incwo ?

Pour simplifier la gestion de la paie, incwo regroupe des outils qui accompagnent la préparation des salaires. Avec incwo, vous pouvez :

• Gérer les temps de travail grâce aux feuilles de temps
• Suivre les congés et absences de votre équipe
• Réaliser les fiches de préparation des salaires en indiquant les variables de la paie (les congés sont repris automatiquement dans ces variables)
• Faciliter la collaboration avec votre gestionnaire de paie qui pourra récupérer les fiches de préparation des salaires.

Pour en savoir plus sur comment incwo peut vous aider, consultez leur guide : Comment préparer les salaires ?

N’attendez plus pour rendre efficace et sure votre gestion de la paie !

La gestion de la paie ne doit pas être un fardeau pour les entreprise. En suivant ces étapes simples — collecter les éléments variables, les transmettre à votre gestionnaire de paie et réaliser les virements — vous simplifiez le processus de gestion de paie et restez concentrés sur votre cœur de métier. Externaliser cette tâche auprès d’un professionnel et utiliser des outils adaptés comme incwo sont deux solutions qui, combinées, vous feront gagner en sérénité et efficacité. Alors, n’effectuez plus désormais que la préparation des variables de la paie !