Facturation électronique : où renseigner l’adresse électronique de facturation de vos clients dans incwo

Vous avez déjà entendu parler de l’annuaire de la facturation électronique. Et vous savez dans ce cas que des niveaux d’adressage déterminent où atterrit une facture. Reste une question très concrète ! Où enregistrer, dans incwo, l’adresse électronique de facturation de vos clients ? C’est ce qui garantit que vos factures leur arrivent au bon endroit.

On vous explique tout !

Petit rappel : les 3 niveaux de réception possibles

Lorsqu’une entreprise déclare son raccordement à l’annuaire, elle choisit l’un de ces trois niveaux. Ce niveau détermine comment elle reçoit les factures de ses fournisseurs, vous, en l’occurrence.

Trois options existent :

• Via le SIREN : toutes les factures de l’entreprise arrivent au même endroit, quel que soit l’établissement concerné.
• Via le SIRET : chaque établissement de l’entreprise reçoit les factures qui le concernent.
• Via le SIREN ou le SIRET + un suffixe : un code interne vient préciser un service ou une unité spécifique de l’entreprise (exemple : 456563521_SERVICEACHAT).

Ce troisième niveau est souvent utilisé par les ETI et les grands comptes. Quand ils deviennent vos clients, ils vous communiquent directement l’adresse à utiliser. Elle prend cette forme précise.

Le comportement par défaut dans incwo

Pour la plupart de vos clients, la réception se fait simplement via leur SIREN ou leur SIRET. Par défaut, incwo route donc automatiquement vos factures sur ce numéro. Il est renseigné sur la fiche Société du client, celle qui sert de base à la facturation.

Vous n’avez donc rien à faire dans la plupart des cas.

Et si un client vous demande d’utiliser une adresse avec suffixe ?

Il arrive qu’un client, souvent un grand groupe, vous demande autre chose. Il veut recevoir vos factures, non pas sur son simple SIREN ou SIRET, mais sur une adresse plus précise, du type 123456789_SERVICEACHAT.

Dans ce cas, vous pouvez enregistrer cette adresse dans incwo, directement sur la fiche du client concerné.

Où le renseigner ?

Ce paramétrage se fait au niveau de l’adresse postale du client, dans un nouveau champ dédié : « Adresse électronique de facturation ».

Le bloc “Adresses postales” s’enrichit donc d’une nouveau champ pour renseigner cette adresse électronique de facturation

Pourquoi à cet endroit précisément ?

Ce choix n’est pas anodin. Un suffixe correspond très souvent à un établissement ou un service précis de l’entreprise cliente. Une réalité déjà reflétée par les différentes adresses postales que vous avez pu enregistrer pour un même client.

En rattachant l’adresse électronique de facturation à l’adresse postale, incwo respecte cette logique. A chaque adresse (donc à chaque établissement ou service) correspond sa propre adresse de facturation électronique, sans confusion possible si un même client a plusieurs points de réception.

En résumé

• Par défaut, incwo utilise le SIREN ou le SIRET de la fiche Société de votre client pour router vos factures. Dans ce cas aucune action nécessaire
• Si un client vous communique une adresse électronique de facturation avec suffixe : enregistrez-la dans le champ dédié, au niveau de son adresse postale.
• Cette organisation par adresse permet de gérer naturellement plusieurs services ou établissements chez un même client.