Facturation pour Compte de Tiers : principe et obligations !

Imaginez que vous puissiez vous concentrer uniquement sur votre cœur de métier, sans perdre du temps à gérer la paperasse, sans les allers-retours administratif ou les soucis de conformité fiscale. Avec la facturation pour compte de tiers, c’est possible ! La facturation pour compte de tiers est un dispositif par lequel une entreprise confie l’émission de ses factures à un intermédiaire. Ce mécanisme astucieux d’externalisation fait passer la facturation de fardeau à force motrice, libérant les entreprises pour ce qui compte vraiment. Alors, prêts à alléger votre charge ? Cet article propose un tour d’horizon du fonctionnement, des obligations et avantages de cette solution, ainsi que des outils pratiques pour sa mise en œuvre.

Le principe de la facturation pour compte de tiers

Le principe est simple ! Un contrat, un transfert de responsabilité, et soudain, vos factures sont entre les mains de professionnels dédiés, gérées en toute sécurité, avec précision et conformité.

En effet, dans le cadre de la facturation pour compte de tiers, le mandataire (une entreprise intermédiaire) se charge de facturer le client final au nom et pour le compte du mandant (l’entreprise qui fournit les produits ou services).

Ce processus se distingue ainsi par la présence de trois acteurs :

• Le vendeur (Mandant) : c’est le fournisseur de biens ou prestataire de services,
• L’intermédiaire (Mandataire) : celui qui émet la facture au nom et pour le compte du vendeur
• Le client final : celui qui achète des marchandises ou services au vendeur

Dans cette relation tripartite, le Mandant confie au Mandataire la réalisation de sa facturation. Cet intermédiaire, le mandataire, est généralement une entreprise spécialiste de la gestion des factures voire du suivi des règlements clients.

Les obligations du dispositif

Pour que la facturation pour compte de tiers soit conforme, plusieurs conditions sont à respecter.

La condition légale à exécuter la facturation pour un tiers

Le principe d’émission des factures pour compte de tiers est prévu par l‘article 298 du code général de Impôts. Il implique, en outre, l’existence d’un accord écrit :

• Entre : Le mandant, une entreprise externe, intermédiaire qui facture
• Et : le mandataire, l’entreprise qui commercialise les biens ou services à facturer.

Cet accord, qui donne lieu à Mandat de facturation, est nécessaire pour déléguer l’émission des factures à un tiers externe.

Ce mandat est donc un contrat juridique. Au-delà des modalités de l’accord, de la durée du dispositif, il rappelle les traitements en matière de pratiques fiscales et comptables à appliquer par le mandataire. Par ailleurs, cette démarche d’externalisation de la facturation ne dispense pas le vendeur de process. Notamment en ce qui concerne la transmission des informations de facturation et le suivi du traitement. Il faut donc aussi que cet accord détermine une méthode pour informer des ventes, transférer les données et suivre la facturation.

L’obligation d’émission de factures aux normes

La facture pour compte ne tiers ne fait pas exception aux normes de facturation.

Ce type de facture doit comporter toutes les mentions légales du mandant (le fournisseur, le vendeur). Il s’agit, en autre, de la dénomination sociale, de l’adresse, du numéro de TVA intracommunautaire, etc. Elle doit inclure les informations relatives aux biens ou services vendus, les coûts HT, la TVA et les prix TTC. Enfin, elle doit reprendre toutes les mentions obligatoires du client, c’est-à-dire l’acheteur à qui se destine la vente. Et ce, qu’il s’agisse d’un client professionnel, particulier ou d’une administration publique.

Le site du gouvernement rappelle de manière détaillée toutes les mentions légales et obligatoires des factures. La facture pour compte de tiers doit ainsi identifier clairement le rôle du mandataire dans l’émission de la facture.

La gestion de la TVA

Pour tout établissement d’une facture pour compte de tiers, la TVA à facturer est celle du mandant, c’est-à-dire le vendeur réel de la prestation ou des marchandises. C’est donc le régime de TVA du fournisseur des biens ou services qui s’impose et s’applique sur les articles, pour chaque facture émise pour son compte et en son nom.

Plus encore, le fournisseur demeure responsable de la collecte et de la déclaration de la TVA, même si il a confié sa facture à un intermédiaire. En effet, sauf à avoir délégué et rédigé une lettre de mission pour externaliser aussi cette fonction, par défaut, le mandataire doit assurer ses obligations déclaratives de TVA.

Les avantages de la facturation pour compte de tiers

Pour une entreprise, externaliser sa facturation et la confier à un intermédiaire présente plusieurs avantages. En effet, déléguer le processus de facturation peut notamment :

• Alléger le poids administratif des TPE/PME.
  Facturer c’est fastidieux pour certaines entreprises. Et, plus encore, ça prend du temps ! Or, ce n’est pas parce qu’on facture un client, que la gestion de la facture se termine. Il faut aussi suivre le paiement, voire annuler des écritures et émettre des avoirs, suite à des retours. Ainsi, transférer la facturation à un tiers externe, c’est aussi transférer les relances et le suivi des impayés, qui peuvent s’avérer chronophage pour l’entreprise.
• Assurer la conformité de la facturation.
  L’expertise en terme de facturation de l’intermédiaire garantit la légalité et conformité des documents de vente émis. Elle évite ainsi les erreurs sur le contenu, mais assure aussi le traitement de la facturation dans les bons délais. Au-delà, grâce au mandat qui a un cadre légal précis, les responsabilités fiscales et comptables sont claires pour chaque partie, en cas de contrôle ou de litiges.
• Se concentrer sur l’essentiel.
  Pour les petites entreprises, réduire le temps de gestion est souvent gage de recentrage sur son cœur de métier. Un essentiel pour bien vendre et favoriser la relation client. Aussi, plus que faciliter la gestion administrative, externaliser la gestion de la facturation client permet d’être plus efficace pour les tâches à forte valeur ajoutée de l’entreprise.

Le traitement de la facture pour compte de tiers dans incwo

Le logiciel incwo permet de gérer facilement la facturation pour compte de tiers, grâce à des outils dédiés. Notre solution garantit aussi la conformité légale des factures émises à travers la certification NF 203 du logiciel.

Comment ça marche ?

L’installation de l’app « Facturation pour compte de tiers« , ajoute un nouveau menu « Facture pour compte de tiers  » dans l’onglet « Ventes ». Cette fonction permet alors à un mandataire d’émettre des factures pour le compte de ses mandants. Le menu regroupe toutes les factures de chaque Mandant et les distingue par une chaine de numérotation de factures propre.

La création des factures pour compte de tiers est simplifiée en faisant appels aux données enregistrées dans le logiciel. Notamment en ce qui concerne :

• Le Tiers émetteur et le Tiers Client, dont les coordonnées et mentions légales sont présentes sur une fiche « Société »
• Les Articles présents dans le catalogue produits

Une fois validée, la facture pour compte de tiers peut être transmise au client par email, et le suivi du règlement réalisé dans le logiciel.

Pour en savoir plus, consultez notre documentation : Comment établir des factures pour compte de tiers ?

Externaliser la facturation pour optimiser sa gestion !

Déléguer la facturation est un choix possible pour toute entreprise. Choisir d’externaliser la facturation c’est, transformer une contrainte en véritable levier d’efficacité ! Fini alors les heures passées à vérifier le contenu des factures ou à gérer les relances. Vous avez désormais un allié pour prendre en charge cet aspect crucial de votre activité, tout en respectant les règles comptables et fiscales. Pour rester concentré sur ce qui compte, tout en ayant l’assurance d’une gestion experte et sécurisée, incwo est aussi partie prenante de ce dispositif ! Avec une solution comme incwo, qui intègre un module de facturation pour compte de tiers certifié NF, les Mandataires peuvent automatiser et suivre sereinement ce processus gestion de votre facturation. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos équipes.