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Comment établir des factures pour compte de tiers ?

Vous disposez d’un mandat de facturation par lequel un tiers vous autorise à émettre des factures à son nom et pour son compte ? Voici comment gérer des factures pour compte de tiers avec incwo.

Pour rappel, la législation impose que “Tout assujetti est tenu de s’assurer qu’une facture est émise, par lui-même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers”

Ainsi, quand une société fait appel à une autre entité juridique pour l’émission de ses factures, on parle alors de facturation pour compte de tiers.

Ce contexte de production de la facturation répond alors à un cadre légal et nécessite l’établissement d’un mandat facturation, par lequel un tiers autorise une autre entité juridique à émettre des factures à son nom et pour son compte.

Installer l'app "facturation pour compte de tiers"

Si vous disposez d’un mandat, alors  l’app “Facturation pour compte de tiers” est faite pour vous !

Pour installer cette fonctionnalité sur votre interface logiciel, rendez-vous donc sur l’App Store du logiciel :

  • Recherchez l’app par son nom
  • Cliquez sur son nom pour afficher l’app et consultez la documentation
  • Allez sur l’onglet “installation” puis cliquez sur “installer

 

Un nouveau menu “factures pour compte de tiers” s’ajoute ainsi dans l’onglet “Ventes

Consultez ensuite l’onglet “Réglages” de l’app, pour établir les choix d’affichage sur le PDF des documents commerciaux.

Déterminez alors si :

  • PDF : Afficher la société qui a la délégation -> Oui ou Non (si oui, mention “facture émise par pour le compte ” s’affiche dans le pied de page de la facture)
  • PDF : Afficher la société qui délègue dans le bloc d’adresses -> Oui ou Non (si oui en en-tête s’affiche un bloc “Emis pour le compte de”, avec l’adresse complète de l’émetteur)
  • PDF : Afficher le logo de l’entreprise dans l’en-tête plutôt que le nom des délégants -> Oui ou Non (Si oui, affichage du logo ou nom de l’émetteur en en-tête ; si nom affichage du logo du mandaté qui assure la facturation)

Régler le format de numération des factures de tiers

Avant de démarrer la réalisation d’une première facture pour le compte d’un tiers, qui sera l’entité émettrice de la facture, procédez aux réglages des numéros des factures pour compte de tiers. Cette configuration est utile, notamment si vous souhaitez identifier la tiers émetteur dans le format de numérotation.

Pour cela, rendez-vous dans le menu “Paramètres” situé dans “Ventes” puis “Factures”. Il centralise les “règles de numérotation” des pièces. Cliquez sur ce lien tout en bas de la page.

La page qui s’affiche permet de régler la numérotation automatique des documents. 

Pour configurer un format avec identification du tiers :

  • Cliquez sur modifier
  • Réglez le format sur la ligne “Factures pour compte de tiers “
  • Optez pour la variable (PARTYBEG6) dans le format du numéro, si par exemple vous souhaitez y intégrer les six premières lettres du nom du tiers Émetteur.
  • Complétez avec les variable de Type de Pièce dates et d’index comme (T)-(YY)(MM)-(IDX6)
  • Enregistrez pour valider

A noter que sur les factures pour compte de tiers, l’index des factures est chronologique et continu par tiers avec ce réglage.

Pour en savoir plus sur la numérotation des pièces, consultez la documentation dédiée : Comment personnaliser la numérotation des documents commerciaux ?

Documenter les données administratives de l'émetteur

Le tiers émetteur, c’est la société pour laquelle vous avez un mandat autorisant la réalisation de la facturation.

Pour que les factures de ce tiers soient légales, il est indispensable de compléter les données administratives sur sa fiche de tiers.

Aussi, pour un tiers pour lequel vous allez produire les factures pour compte de tiers, rendez-vous sur sa fiche société.

Cliquez sur “Modifier” et complétez les “données administratives” et “Paramètres économiques” :

  • Raison sociale dans le champ “Nom de la société “
  • Forme juridique
  • Capital Social dans “Montant du capital”
  • RCS et SIREN ou SIRET dans la champ “Numéro d’immatriculation”
  • Nom et code APE dans le champ “Secteur d’activité”
  • TVA Intracommunautaire

 

Sans ces informations la facture pour compte de tiers ne pourra être validée.

Créer un nouvelle facture pour un tiers émetteur

Pour créer une facture pour compte de tiers, plusieurs options !

  • Soit dans le menu “Ventes” puis “factures pour compte de tiers ” et liste . Cliquez ensuite sur “ + facture pour compte de tiers”. Se crée alors un document vierge à compléter.
  • Soit à partir d’une fiche Société, en cliquant sur le lien : “Faire une facture pour compte de tiers”. La société sur laquelle est déclenchée cette pièce devient le tiers émetteur de la facture.

 

-> Le clic sur un de ces liens ajoute une Facture pour compte de tiers dite “à établir”

C’est-à-dire une pièce en mode brouillon à compléter. Elle n’a ni numéro, ni date définitive. Cette pièce commerciale porte alors temporairement le nom de #REF#

La composition d’une facture pour compte de tiers se réalise ensuite en deux temps.

  • Saisissez d’abord les informations administratives et les coordonnées du client, puis validez.
  • Enregistrez ensuite la liste des produits ou prestations

 

Ajouter le tiers émetteur et le tiers client

Si la facture pour compte de tiers, n’est pas déclenchée sur une fiche société, alors il vous faut ajouter dans les données de facturation : le tiers émetteur et le tiers client.

  • Le tiers émetteur : c’est le fournisseur, celui pour lequel un mandat autorise la production de facture à son nom
  • Le tiers client : c’est le client du fournisseur, pour qui vous émettez une facture de vente de biens ou de services.

Aussi, lors de la création d’une nouvelle facture pour compte de tiers, la première chose à compléter sont ces deux parties prenantes et les éléments administratifs de facturation.

Dans la partie supérieure de la facture, vous pouvez ainsi :

  • Renseigner le Tiers Client. Saisissez les premières lettres de son nom. L’application propose les contacts et sociétés.  Sélectionnez celui concerné pour l’ajouter. Si le tiers client n’est pas encore dans votre base de données clients, saisissez son nom complet. L’application vous indique alors qu’il n’y a pas de correspondance. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer la fiche de ce nouveau tiers, en même temps
  • Sélectionner l’adresse du client. Pour une adresse désignée “adresse de facturation”, elle est proposée par défaut
  • Sélectionner le Tiers Emetteur : Appelez de la même façon son nom puis sélectionner l’adresse à afficher sur la facture émise à son nom.
  • Indiquer le compte bancaire pour afficher votre IBAN & BIC sur le PDF. Vous pouvez, à ce titre, configurer un compte bancaire par défaut
  • Préciser la politique de pénalité de retard et d’escompte.
 
 
Facture pour compte de tiers : émetteur et client
Ajoutez également un titre ou un commentaire public qui sera visible sur le PDF transmis à votre client.
 
Il est aussi possible de rattacher la pièce commerciale à une affaire ou un code projet, ou bien encore d’ajouter des conditions de vente.
 
Validez et ajoutez ensuite les articles !

Intégrer les produits et services

Une fois la facture pour compte de tiers, dite à établir #REF# générée, complétez-la en intégrant les biens et services vendus, depuis le bloc «Produits facturés».

->Pour un article non présent dans le catalogue produits :

  •  Saisissez le nom complet de l’article, dans le champ à droite de la loupe. Ce champ accueille la désignation du produit.
  • Complétez l’information sur le produit dans le champ « note ». Ce champ accueille la description de l’article.
  • Indiquez : le prix unitaire, les quantités et la TVA de l’article.
  • Cliquez sur « Ajouter »

 

-> Pour un article présent dans le catalogue produits :

  • Tapez les premières lettres du nom ou de la référence de l’article, dans le champ à droite de la loupe
  • Sélectionnez la proposition correspondante en cliquant sur son nom : le prix s’affiche pour 1 quantité.
  • Ajustez les quantités
  • Validez pour ajouter la ligne
Ajouter des article sur une facture

Insérer les modalités de paiements

Le bloc « Echéancier des paiements  » permet de définir les conditions de règlement qui s’afficheront sur le PDF.

Pour chaque échéance, déterminez :

  • le montant à régler : soit en valeur, soit en pourcentage, si vous avez plusieurs échéances prévues.
  • la date de l’échéance : soit une date fixe du calendrier, soit une échéance à terme, de type (A la commande, à réception de la facture, à 30 jours fin de mois, etc.
  • le mode de paiement (virement, prélèvement, chèque, espèce…)

Cliquez sur « Ajouter » pour valider la ligne de votre échéance.

Pour gagner du temps, configurez un échéancier par défaut. 

Échéancier de paiement

Valider la facture pour compte de tiers

Une fois votre brouillon #REF# complété et l’ensemble des éléments vérifiés : vous pouvez valider votre document.

En effet, lorsque la facture pour compte de tiers est encore en statut “à établir”, elle reste modifiable.  Elle n’est pas définitive, ne porte pas de date et de numéro. Elle ne peut pas non plus donner lieu à l’impression d’un document officiel à transmettre au client.

Aussi, une fois que l’ensemble des données sont vérifiées par vos soins, cliquez sur le lien « Valider  » présent :

  • Bouton en haut de la pièce
  • Lien dans le bloc de raccourcis à gauche sur la facture. 

 

Confirmez la validation. 

Votre facture pour compte de tiers est alors validée. Elle dispose à présent d’une date et une numérotation définitive.

Lancez ensuite l’impression ou adressez-la par email à votre client directement depuis incwo en cliquant sur “envoyer” !

A noter : Le logiciel incwo est certifié NF 203 pour les logiciels de facturation . 
A ce titre, une fois que votre facture est validée, elle n’est plus modifiable.
Elle est chainée, datée et signée pour être intégrée dans une système de traçabilité des données en vue de la simplification du contrôle fiscal.

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